Ce process fait partie des PROCESS GESTION

Volume 20 04 Suivi du dossier de gestion commerciale

Cette procédure décrit la procédure de mise en location d’un bien du portefeuille.

Lors de la signature d'un nouveau mandat de gérance vide, ou lors du départ d'un locataire, le gestionnaire ou son assistante doit informer le service commercial du besoin de trouver un locataire.

Pour ce faire, il pourra :

Soit créer un ticket dans le projet “A LOUER”. Il doit mettre ce ticket en sous tache du mandat de gestion, et vérifier que les tickets des diagnostics soit bien créés automatiquement (compter 15 minutes max de délai).

Soit utiliser le ticket du bien, qui est dans le projet redmine du portefeuille en gestion, et le déplacer dans le projet “A LOUER”. Il doit veiller a ce que le ticket soit bien en sous tache du mandat de gestion, et qu'il soit lui même en tache parente ou lier aux diagnostics obligatoires.

Ensuite, que ce soit pour un nouveau bien ou un bien déjà en portefeuille, ll assigne le ticket a louer au service commercial qui procédera à la recherche de locataire.

Après application du 30 04 Sortir un produit en location, le ticket candidat locataire est affecté à la gestionnaire.

La gestionnaire saisit le nouveau locataire dans login en enregistrant l’intégralité des informations du dossier locataire (rib, état civil, etc…). Elle supprime la référence redmine “A LOUER” du champ “N° de référence du lot” qui se trouve dans login.

La gestionnaire récupère toutes les pièces du locataire se trouvant dans le ticket “candidat locataire”(bail signé et annexes, dossier du locataire, les factures,) dans la GED.

la gestionnaire indique ensuite sur le ticket “Dossier Gédé”.

La gestionnaire remet l’intégralité du dossier (le chèque premier loyer et dépôt de garantie à l’ordre de l'agence gestionnaire du bien, paiements cb pour les honoraires, bail et annexes signés) à la comptabilité mandant pour le traitement comptable du dossier (créer le mode opératoire correspondant).

Le service comptabilité traite l’ensemble des paiements, et indique sur le ticket “candidat locataire” que le dossier est “validé”. A défaut, il écrit sur le ticket les éléments manquants (chèques, dg, ..). puis le service comptabilité remet le dossier physique apposé de la mention validé à la gestionnaire.

le gestionnaire édite et envoie les 2 courriers d'information (de préférence par voie numérique) ci-dessous:

• Un courrier d'information au propriétaire accompagné du bail et de l'état des lieux d'entrée.

• Un courrier d'information aux impôts

Le gestionnaire envoie également un exemplaire du bail et de l'état des lieux d'entrée par mail ou par courrier au :

- locataire, accompagné du livret d’accueil du locataire

- à la personne caution

puis le gestionnaire classe le dossier physique.

Les éléments relatifs aux honoraires (factures) sont envoyés à la comptabilité société.

Le service comptabilité société valide l'encaissement, et assigne à la direction générale. Après contrôle, le DG passe les tickets “candidat locataire”, et “ à louer”, dans le projet Portefeuille de la région concernée. Le ticket du candidat locataire est mis en sous tache du ticket du bien. Il faut vérifier que le ticket du bien est en sous tache du ticket du mandat de gestion.

Le tracker peut etre mis en dossier statique. La date d'échéance rentrée est celle de la date anniversaire du bail.