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Table des matières
20 04 02 02 gestion suivi des travaux
Ce process fait partie des process 20 PROCESS GESTION
Volume 20 04 gestion commerciale
PROCESS
Afin de faciliter le traitement des travaux des lots en gestion, il est impératif de suivre cette procédure.
Créer un ticket travaux gestion sur redmine
1 - Identifier clairement l'origine de la demande
La demande peut provenir de différentes sources qu'il convient d'identifier clairement pour les différents intervenants.
1 - Propriétaire
2 - Locataire en place
3 - Prospect/marché
4 - Tiers (syndic, voisin,…)
Dans les cas 2, 3 et 4, il convient d'informer le propriétaire de la demande. Il faut ensuite conserver la demande redmine en créant un ticket qui permettra de suivre le bon suivi de la demande.
Lorsque les travaux sont à la charge exclusive du locataire en place, il faut lui demander (soit par mail, soit par courrier) de faire les travaux lui même (mécanisme wc, joints, entretien de la fosse septique, etc…)
2 - Chiffrage des travaux
Si le chiffrage n'est pas fourni avec la demande (devis), il faut faire chiffrer au plus vite.
Pour ce faire, le service gestion fait une demande de chiffrage travaux en créant un ticket dans projet travaux gestion et assigne sa demande a un fournisseur validé par la direction ou a expertim (qui suivra ensuite le process 60-03-08-travaux).
Le fournisseur devra enserrer dans le ticket les photos correspondants à la demande de travaux (avant et après l'exécution des travaux ).
3 - Accord sur la demande
Selon l'origine de la demande, le montant des travaux, l'urgence, le montant du loyer, l'accord sur la demande peut être pris, soit par le gestionnaire, soit par le propriétaire.
Pour savoir si le gestionnaire peut passer commande, il doit vérifier son mandat de gestion et/ou raisonner en bon père/mère de famille. Ainsi si la demande ne dépasse pas un mois de loyer, et qu'il s'agit d'une demande légitime pouvant être explicité au propriétaire, la commande peut être passée. Information doit en être donnée au propriétaire et au demandeur avec les justificatifs nécessaires.
Si la demande excède les pouvoirs du gestionnaire, il doit obtenir l'accord écrit du propriétaire, et surtout définir comment les travaux seront payés. Pour ce faire, il devra lui envoyer la copie de la demande, les photos, et le devis, ainsi que la méthode de financement et l'imputation comptable de la dépense (voir ci dessous).
Dans le cas d'un devis supérieur à 2500 EUROS TTC, le gestionnaire doit présenter également au propriétaire une facture proforma correspondant à des honoraires de suivi de travaux. Le montant facturé au propriétaire est de 8 % TTC du montant du devis TTC. Le propriétaire devra également valider cette facture proforma. En cas de retard de paiement de la facture de travaux, le gestionnaire doit présenter au service comptabilité une facture correspondant à une indemnité de retard. Le montant facturé au propriétaire est de 5 % TTC du montant du reste dû.
4 - Méthode de financement
Lors de l'envoi d'une demande de travaux, le propriétaire doit connaître l'impact que cela aura sur ses finances. Il est donc obligatoire d'indiquer au propriétaire s'il doit faire l'avance des fonds (auquel cas il faut proposer le règlement par le paiement en ligne ou fournir au client les informations pour virement ou paiement par chèque).
Dans le cas ou le propriétaire est d'accord pour les travaux, mais qu'il ne peut faire l'avance des fonds, en général dans le cas d'une relocation, et qu'il s'agisse d'un devis émanant d'expertim, la gestionnaire pourra demander l'avance des fonds pour le compte du propriétaire à la direction générale.
La direction générale, indique ainsi sur le ticket travaux son accord pour avancer les fonds correspondant aux 50 % du devis.
Dans le cas ou l'avance de fonds n'est pas obligatoire, il faut préciser au client propriétaire (et au fournisseur) comment l'opération sera financée. Pour ce faire, il faut rappeler le montant du loyer et le montant des travaux. Le propriétaire pourra donc opter pour le paiement par prélèvement sur le compte de gestion.
5 - Imputation comptable
Outre le paiement, il faut savoir a qui incombe la charge de la dépense, et en informer les parties. Dans le cas de travaux 100% imputables au propriétaire, il faut lui préciser si les travaux sont, ou non, déductibles de ses revenus fonciers.
Si l'imputation concerne un locataire (locataire actuel ou locataire sorti), il faut préciser au propriétaire le montant que chaque partie aura a supporter.
6 - Refus du propriétaire de faire les travaux
- Soit le propriétaire réalise les travaux lui même.
Dans ce cas, il est souhaitable d'obtenir la facture de la part du propriétaire afin qu'elle apparaisse dans l'aide à la déclaration des revenus foncier.
- Soit il ne veut pas faire de travaux
Si après plusieurs explications , mise en garde et devis comparatif, le propriétaire refuse de faire les travaux, le gestionnaire doit acter la situation par écrit avec copie au locataire.