Table des matières
Ce process fait partie des process de gestion, section Front Office
20 04 09 02 Traitement des locations (réservations, checkin, checkout, contentieux,...)
I.Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités de traitement des locations d'un bien isolé ou d'un bien situé dans une residence hotelière pour les biens LocVacances.
II. Process.
Le traitement des locations nécessite un suivi scrupuleux. Il permet de confirmer une reservation, de s'assurer du paiement, et de gérer la prochaine arrivée du client. Il est a rapprocher des process de location (sortie d'un bien en location) pour un bien en gestion immobilière classique.
1. Origine des locations
Après application des process de location : recherche de locataire, constitution du dossier locataire, et finalisation du dossier locataire , et si la mise en location a été bien faite et les process respectés, les taches de gestion ci dessous auront déjà été préalablement remplies :
2. Mise à disposition du logement
Le gestionnaire informe/confirme le prestataire de l’arrivée du client en faisant application du process 65-01-02-01-01-le-contrat-de-regie-conciergerie
Pour anticiper, le gestionnaire peut demander des chambres dites “disponibles” en cas de réservations instantanées ou en cas de dysfonctionnement dans une chambre afin de reloger le client. L'information doit être inscrite sur le ticket de référence “INFOS CHAMBRES DISPONNIBLES - BOITE A CLEFS” #235818 pour la visibilité de tous les collaborateurs.
3. Valider les assurances
Le gestionnaire informe/Vérifie la PNO , l'assurance villégiature pour le locataire, et la garantie Swikly (process ?)
4. Valider les documents contractuels
Le gestionnaire vérifie que tous les documents (convention de location, diagnostics, cgv,..) ont bien été mis a disposition du locataire (lien sur livret accueil locataire, diffusion par espaceclient/email/accueil residence)
5. Valider la bonne imputation des fonds
Sur le ticket du paiement en sous tache, le gestionnaire vérifie que les charges ont été payées (assurance, taxe, prestataires, …) et que le compte du propriétaire ou du pool a bien été crédité sur login.
Après traitement comptable et ensuite de la location, le ticket de la reservation peut etre fermé.