Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:20-gestion:20-04-suivi-du-dossier-de-gestion-commerciale:20-04-04-03-03-gestion-du-calendrier-et-traitement-des-reservations [2020/07/13 13:24] – [1. Origine des locations] splaissy
+++ process:20-gestion:20-04-suivi-du-dossier-de-gestion-commerciale:20-04-09-02-gestion-locvacances [2020/11/30 12:25] – cmariejoseph
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-Ce process fait partie des [[http://wiki.groupimo.fr/process_gestion|process de gestion]]
+Ce process fait partie des [[process:20-gestion:20-04-suivi-du-dossier-de-gestion-commerciale:process_gestion|process de gestion, section Front Office]]
-===== 20 04 09 02 Traitement des locations (LocVacances) =====
+===== 20 04 09 02 Traitement des locations (réservations, checkin, checkout, contentieux,...) =====
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 ====1. Origine des locations====
-Après application des process de location : [[process:30-location:30-04-09-01-recherche-de-locataire-en-location-vacances|recherche de locataire]], [[process:30-location:30-04-09-02-constitution-du-dossier-de-location-vacances|constitution du dossier locataire]], et [[process:30-location:30-04-09-03-finalisation-du-dossier-location-vacances|finalisation du dossier locataire]]
+Après application des process de location : [[process:30-location:30-04-09-01-recherche-de-locataire-en-location-vacances|recherche de locataire]], [[process:30-location:30-04-09-02-constitution-du-dossier-de-location-vacances|constitution du dossier locataire]], et [[process:30-location:30-04-09-03-finalisation-du-dossier-location-vacances|finalisation du dossier locataire]] , et si la mise en location a été bien faite et les process respectés, les taches de gestion ci dessous auront déjà été préalablement remplies :
-====2. Traitement des réservations====
--	lorsque la réservation arrive de  BOOKING et AIRBNB
+====2. Mise à disposition du logement====
-Les demandes arrivent sur l'adresse mail locvacances@groupimo.com qui génère automatiquement un ticket redticket. Le gestionnaire doit modifier le tracker "redticket" en « Prospect Vacances ». Le gestionnaire répond au client sur l'espace client.
+Le gestionnaire informe/confirme le prestataire de l’arrivée du client en faisant application du process [[process:65-travaux:65-01-02-01-01-le-contrat-de-regie-conciergerie|]]
--	lorsque la réservation arrive  du propriétaire.
-Il crée alors sa demande  directement  sur son espace client. Cette dite demande génère automatiquement un ticket "Prospect vacances". Le gestionnaire échange avec le propriétaire uniquement sur son espace client. Le gestionnaire crée un ticket réservation afin de bloquer les dates sur le calendrier conformément au process 20 04 09 03 03 et lie au ticket "prospect vacances".
+Pour anticiper, le gestionnaire peut demander des chambres dites "disponibles" en cas de réservations instantanées ou en cas de dysfonctionnement dans une chambre afin de reloger le client. L'information doit être inscrite sur le ticket de référence "CAHIER DE DOLÉANCE" #163116 pour la visibilité de tous les collaborateurs.
+====3. Valider les assurances====
--lorsque la réservation arrive de la plateforme "le marché de l'immobilier",
+Le gestionnaire informe/Vérifie la [[process:50-courtage:50-03-02-p.n.o.-proprietaire-non-occupant|PNO ]], [[process:50-courtage:51-03-07-assurance-villegiature|l'assurance villégiature pour le locataire]], et la garantie Swikly (process ?)
-le client effectue sa réservation directement, il est crée ainsi automatiquement un ticket «réservation Vacances ».  Sur cette plateforme le client choisi ses dates de réservations et paye la totalité de son séjour.
+====4. Valider les documents contractuels ====
--lorsque la réservation arrive par tél / passage à l’agence/ comité d’entreprise.
-Le gestionnaire crée un ticket "Prospect vacances" afin de suivre la demande du client. Les échanges se font via l’espace client.
+Le gestionnaire vérifie que tous les documents (convention de location, diagnostics, cgv,..) ont bien été mis a disposition du locataire (lien sur livret accueil locataire, diffusion par espaceclient/email/accueil residence)
-NB : toutes les demandes de réservations  doivent être liées à une chambre disponible ou un bien en se référant au planning de réservation.
+====5. Valider la bonne imputation des fonds====
-====3-Traitement comptable====
+Sur le ticket du paiement en sous tache, le gestionnaire vérifie que les charges ont été payées (assurance, taxe, prestataires, ...) et que le compte du propriétaire ou du pool a bien été crédité sur login.
-Le gestionnaire assigne le ticket « Prospect Vacances » au service de comptabilité afin de s’assurer de la bonne réception du paiement. A réception, le comptable précise alors le montant exact du paiement reçu et assigne le ticket au gestionnaire, en prenant de soin de modifier le tracker.
+Après traitement comptable et ensuite de la location, le ticket de la reservation peut etre fermé.
-"Prospect vacances" en tracker "réservation"
-====4. Confirmation des réservations====
-Le gestionnaire change le tracker du ticket "prospect vacances" en tracker "réservation" afin de bloquer les dates sur le calendrier .
-Il envoie un message de confirmation au client récapitulant : le bien concerné, les dates de réservations, les heures d’arrivées et de départ, nos contacts ainsi que les coordonnées du prestataire par l'espace client.
-====5. Information conciergerie====
+{{tag>gérance locvacances}}
-Parallèlement,  le gestionnaire informe [[process:65-travaux:65-01-02-09-conciergerie|le service de conciergerie de l’arrivée du client conformément au process]]
-{{tag>gérance}}