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Vous êtes ici : Accueil » process » 25-copropriete » 25 01 99 01 - Redmine en copropriété
Piste :
process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete

Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

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process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete [2020/05/05 17:54] – stadiprocess:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete [2021/11/23 09:56] – stadi
Ligne 44: Ligne 44:
  
  
-[[https://www.gloomaps.com/AyxnHAYAaT|Lien externe]]+[[https://coggle.it/diagram/XsLpz5nPdHlxSkBK/t/projet-ref-imm-nom-de-l-immeuble|Coggle]]
  
 Comme vous pourrez le constater  dans le redmine en copropriété ,  chaque copropriété que nous gérons possède un projet dédié. Comme vous pourrez le constater  dans le redmine en copropriété ,  chaque copropriété que nous gérons possède un projet dédié.
Ligne 61: Ligne 61:
 Ces projets qui sont à la base des sous projets et tickets des copropriétés seront tous rédigés selon la nomenclature : Ces projets qui sont à la base des sous projets et tickets des copropriétés seront tous rédigés selon la nomenclature :
  
-[REF IMM-NOM  DE L IMMEUBLE]+ 
 +[[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1h0rqP0ZsL1J2YL3ruELTdn7xuBjTkpehV7zq5QKQFog/edit#gid=1796079339|[CODE SOCIETE-CODE ZONE EXERCICE-]] REF IMM-NOM  DE L IMMEUBLE]
  
 **REF IMM = Référence de l'immeuble dans le logiciel log'in** **REF IMM = Référence de l'immeuble dans le logiciel log'in**
Ligne 98: Ligne 99:
 ==1) Assemblées Générales==  ==1) Assemblées Générales==
  
-Localisation du ticket : Dans le projet de l'immeuble+  * Nomenclature :REF IMM-AG-ANNEE  **(A noter , cette nomenclature fait l'objet d'un script , aussi en cas d'erreur le nom du ticket sera corrigé)** 
  
-Usage : Gestion et suivi des assembles générale+  * Localisation du ticket : Dans le projet de l'immeuble
  
-Tracker : Assemblées Générales +  * Usage : Gestion et suivi des assembles générale
  
-Champs personnalisés :+  * Descriptif du ticket : l'ordre du jour de l'assemblée générale 
 + 
 +  * Tracker : Assemblées Générales  
 + 
 +**Champs personnalisés :**
  
   * Etat Ag   * Etat Ag
Ligne 112: Ligne 117:
 3 Pv a traiter 3 Pv a traiter
 4 Pv a diffuser 4 Pv a diffuser
-5 Seconde lecture+ 
 + 
 +  * Date AG 
 + 
 +**Champ obligatoire**  afin de préciser la date de l'assemblée générale, si ce champ n'est pas renseigné il ne vous sera pas possible de créer le ticket
  
 Champs personnalisés fichier :  Champs personnalisés fichier : 
Ligne 122: Ligne 131:
 **A utiliser uniquement une pour mettre a disposition des copropriétaires le procès verbal de l'assemblée générale** **A utiliser uniquement une pour mettre a disposition des copropriétaires le procès verbal de l'assemblée générale**
  
-  * PV AG 2nde Lecture+  * PV AG 2nde Lecture (uniquement pour les Assemblées générales antérieurs au 04/07/20, le dispositif de seconde lecture a été supprimé)
 **A utiliser uniquement  pour mettre a disposition des copropriétaires la procès de l'assemblée générale en seconde lecture** **A utiliser uniquement  pour mettre a disposition des copropriétaires la procès de l'assemblée générale en seconde lecture**
  
Ligne 128: Ligne 137:
 **A utiliser uniquement  pour archiver les feuilles de présence signé à l'issue de l'assemblée générale** **A utiliser uniquement  pour archiver les feuilles de présence signé à l'issue de l'assemblée générale**
  
-  * Feuille de présence AG+  * F.de présence AG 2de lecture  (uniquement pour les Assemblées générales antérieurs au 04/07/20, le dispositif de seconde lecture a été supprimé) 
 +  *  
 +**A utiliser uniquement  pour archiver les feuilles de présence signé à l'issue de l'assemblée générale en seconde lecture**
   
  
-2) BSFC +==2) BSFC (Bilan de Santé Financière de la Copropriété)==
  
-14) Relevés de compte bancaire +Dans le cadre de [[process:25-copropriete:25-05-06-verifier-et-arreter-les-comptes-annuels|la vérification et l'arrêté des comptes annuels]]  ce ticket est créé par le service comptable pour : 
  
-15) Fiche de Liaison +  * Mettre à disposition les pièces comptable nécessaire à l’approbation des comptes  
 +  * Etablir le bilan de santé financière de la copropriété 
  
-16) Fiche de liaison travaux et appel +Ce bilan de santé financière est matérialisé par des feux 
  
-3) Carnet entretien +Feu "Vert " 
 +Feu "Rouge"  
  
-6) Fiche synthétique du registre national copropriété  
  
-10) Liste conseil syndical +Description du ticket 
  
-4) Contrat  
  
-5) Diagnostics +Nomenclature : [REF IMM-BSFC-ANNEE]
  
-7) Règlement de copropriété  
  
-8) Sinistre 
  
-9) Travaux et devis +__Tracker__ : Approbation comptes
  
-11) Mutations +__Champ personnalisé__ :
  
-12) Courrier/email +Ces champs personnalisés sont obligatoire et doivent être  renseignés afin d'établir le diagnostic du BSFC
  
-13) Procédure +Montant du budget Année N (113)
  
-17) Factures +Montant Avance de trésorerie (305)
  
-18) Recouvrement et contentieux+Montant copro débiteurs (251)
  
 +Montant fonds de procédure (252)
  
 +Montant dû aux fournisseurs (249)
  
 +Nbre copro débiteurs +52j ( 255)
  
-=== A.Descriptif des trackers ===+Solde bancaire (248)
  
-Afin que le carnet de bord  soit bien renseigné il conviendra de toujours sélectionner le «  tracker » adéquat pour chacune des demandes faites sur redmines+Solde de charges (250)
  
-Pour ce faire des « Trackers » existent :+__Les FEUX__
  
-==1. Anomalie ==+FEU = Équilibre financier (262)
  
-le tracker par défaut pour toute les demandes, cependant  ce **tracker ne doit être utilisé que si aucun autre tracker ne peut être attribué à la demande**+Description : 
 +Équation 1 : Equilibre Financier
  
-==2. Recouvrement == +Comparatif fournisseurs a payer (b.Le montant dû aux fournisseurs) / trésorerie disponible (a.Le solde bancaire)
-Tracker dédié au recouvrement des charges+
  
-==3. Contentieux ==+si a<b = feu rouge (“l'équilibre financier n'est pas atteint le sdc est virtuellement en état cessation paiement”)
  
-Tracker dédié au procédure autre que le recouvrement de charges+si a>b = feu vert (ok)
  
 +Formule
  
-== 4. Assemblées générales ==+if cfs248 >= cfs249 
 +"[[feu vert]]" 
 +else 
 +"[[feu rouge]]" 
 +end
  
-Tracker dédié  à la préparation , au suivi des assemblées générales et au registre des assemblées générales +FEU = Avance de Trésorerie (263)
  
-2 Champs personnalisés accompagne de tracker:+Description: 
 +Equation 2 : Comparatif budget annuel (g) /avance de trésorerie (f)
  
-  * Etat AG +si f<(g/6) = feu rouge ("l'avance permanente de trésorerie n'est pas suffisante")
  
-A convoquer+si f>(g/6) = feu vert (ok)
  
-Convoqué+Formule
  
-Traitement du procès verbal+if cfs305 >= (cfs304/6) 
 +"[[feu vert]]" 
 +else 
 +"[[feu rouge]]" 
 +end
  
-Registre assemblée générale (une fois que le pv est traité et diffusé)+FEU = Fonds de procédure
  
 +Description :
 +Equation 3 : Comparatif montant total des débiteurs (d)/budget annuel (g) et montant du fonds de procédure (e) avec le nombre de débiteurs (h) et le cout total d'une procédure de recouvrement longue (5000 euros (valeur 2019))
  
-  * Seconde lecture (pour indiquer si il y a une seconde lecture)+si d>(g/4) et si e<(h*5000(valeur2018)) = feu rouge ("le syndic ne peut mener a bien les procédures de recouvrement")
  
-Dans l'éventualité ou il y a une seconde lecture ce champ personnalisé devra indiqué "oui" et un autre ticket assemblée générale en "sous tache" du premier ticket devra être crée.+si d>(g/4) et si e>(h*5000(valeur2018)) = feu orange ("il existe des impayés importants mais la copropriété a voté un fonds de procédure suffisant pour faire payer les débiteurs")
  
 +si d<(g/4) et si e<(h*5000(valeur2018)) = feu vert (ok)
  
 +Formule
  
-== 5. Travaux et Devis ==+if (cfs251>=cfs304/4) and (cfs252<=(cfs255*5000)) 
 +"[[feu rouge]]" 
 +else 
 +"[[feu vert]]" 
 +end
  
-Permet de suivre  les demandes d’intervention et demande de devis, **il  est fortement recommandé de mettre des dates d’échéances sur ce tracker afin de relancer le prestataire régulièrement**  
  
-1 Champs personnalisé "Etat marché travaux" accompagne ce tracker pour indiqué si il s'agit d'une demande d'intervention ou un demande de devis   
  
-== 6. Courrier == 
  
-Permet de : 
  
-a.consulté les  suites données à un courrier  (papier ou électronique)+14) Relevés de compte bancaire
  
-b.recenser les courriers importants reçus, tout échanges relatif au changement d’adresse d’un copropriétaire doit absolument  y figuré+15) Fiche de Liaison
  
-c.Obtenir une base donnée de courrier type +16) Fiche de liaison travaux et appel
  
 +3) Carnet entretien
  
-== 7. Sinistre ==+6) Fiche synthétique du registre national copropriété
  
-Gestion des sinistres+10) Liste conseil syndical
  
-== 8. Fiche de liaison ==+4) Contrat
  
-[[process:25-copropriete:25-05-08-la-fiche-de-liaison|Dématérialisation de la fiche de liaison à transmettre à la comptabilité suite à une assemblée générale]]+5) Diagnostics
  
-== 9. Fiche de liaison appel et travaux ==+7) Règlement de copropriété
  
-Dématérialisation de la fiche de liaison appel et travaux à transmettre à la comptabilité suite à une assemblée générale, doit faire apparaître la nature des travaux votés, leur montant, l’échéancier prévu pour les appels, et le montant des honoraires syndic pour leur suivi.+Pour consultation et archivage des règlements de copropriétés des ensembles immobiliers 
  
-== 10. Réunion du conseil syndical == +Nomenclature du ticket :[REF IMM-Règlement de copropriété]
  
-Consignation des avis du conseil syndical et  permet d'établir le compte rendu , le suivi et l'organisation des réunions avec le conseil syndical +Tracker = Dossier Statique
  
-== 11. Note d’information == +
  
-Permet de recenser la communication fait à l’ensemble de la copropriété+8) Sinistre
  
-== 12.Diagnostics ==+9) Travaux et devis
  
-Pour enregistrer les diagnostics sur redmine+11) Mutations
  
-== 13.Fiche Synthétique ==+12) Courrier/email
  
-Pour enregistrer les fiches synthétiques sur redmine+13) Procédure
  
-== 14. Règlement de copropriété == +17) Factures
- +
-Pour enregistrer les Règlement de copropriété sur redmine +
- +
-== 15. Comptabilité == +
- +
-Tracker dédié au BSFC (bilan de santé financière de la copropriété) +
- +
-==16. Facture== +
- +
-Pour enregistrer les factures de la copropriété +
- +
-==17. Mutations == +
- +
-Pour suivi, traitement et archivage des mutations +
- +
-==18. Recouvrement== +
- +
-Dédié au recouvrement des charges +
- +
-==19.Contentieux== +
- +
-Pour les procédures contentieuses hors recouvrement de charges  +
- +
-=== B. Les sous projets === +
- +
-En compléments de  ces trackers, chaque projet possède 4 sous projets qui possèdent leurs propres trackers +
- +
-== 1. Conseil syndical == +
- +
-Dédié , consultation conseil syndical et réunion +
- +
-== 2. Recouvrement/Contentieux == +
- +
-Dédié recouvrement et contentieux +
- +
-== 3. Sinistre == +
- +
-Dédié sinistre) +
- +
-== 4. Comptabilité(date de l'exercice comptable) == +
- +
-Dédié aux factures de l'exercice en cours +
- +
- +
-A noter ces sous projets ont été mis en place pour deux raisons +
- +
-• Le sous projet conseil syndical peut être rendu accessible aux membres du conseil syndical , notamment pour consultation des comptes rendu des réunions du conseil syndical et des avis sur les consultations faites au conseil syndical, __il  convient de sélectionner le tracker adéquat__. +
-  +
-• Les sous projets Recouvrement/Contentieux et Sinistre possède des champs personnalisés pour une gestion plus avancé des demandes de ces sous projets +
- +
-• Comptabilité  +
- +
-Afin d'établir la comptabilité de la copropriété et dématérialiser les factures +
  
 +18) Recouvrement et contentieux
  
-=== C. Créer une nouvelle demande === 
  
-Deux solutions possibles :+====F. Les rapports personnalisés====
  
-a. Une fois sur le carnet de bord de l’immeuble il suffit de cliquer sur l’onglet nouvelle demande, renseigner le sujet de la demande et choisir  le tracker approprié+Afin d'afficher et trier  d'un "click" un type de ticket en particulier il existe plusieurs rapports personnalisé 
  
-b. Par le biais de [[process:99-services-generaux:99-01-06-02-redticket|redticket]]+Pour établir ce type de rapport suivre la procédure du  lien ci-dessous :
  
-**A noter** :  certains trackers ne son sélectionnable que dans des sous projet de la copropriété+[[https://www.redmine.org/projects/redmine/wiki/FrRedmineIssueList|]]
  
-Les trackers  **Recouvrement** et **Contentieux** ne sont disponibles que dans  le  **Sous projet Recouvrement /Contentieux**+===1. Le registre des assemblées générales===
  
-Le trackers **Réunion du Conseil syndical**  n'est disponibles que dans le **Sous projet Conseil Syndical**+Ce rapport personnalisé permet de visualiser l'ensemble des tickets des assemblée générales d'un immeuble 
  
-Le tracker **Sinistre** n'est disponible que dans  le **Sous projet sinistre**+exp:
  
-Le tracker **Facture** n'est disponible que dans le  **Sous projet comptabilité**+https://redmine.groupimo.fr/projects/baie-du-galion/issues?query_id=514
  
-=== D. Élaboration du rapport d’activité ==== 
  
-Chaque année lors de l’assemblée générale, le syndic doit faire un bilan de son action durant l’exercice écoulée. 
  
-Ce bilan ou rapport d’activité se fera en faisant une  extraction des informations de chacun des trackers du carnet de bord. 
  
 {{tag>copropriété}} {{tag>copropriété}}
process/25-copropriete/25-01-99-01_redmine_en_copropriete.txt · Dernière modification : 2022/12/02 08:14 de splaissy