Cette page fait partie des process copropriété

Sont concernés par ces procédures :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

Elles permettent le bon suivi commercial, administratif et légal des copropriétés.

Présentation du logiciel redmine

99 05 06 – Le Redmine Groupimo

Le logiciel Redmine a été paramétré afin de pouvoir assurer la gestion de chacune des copropriétés.

En effet, les modifications apportées vont permettre la réalisation des applications suivantes :

• le suivi et la gestion des dossiers que nous devons traiter au quotidien sur les copropriétés. (Ordre de service, demande devis, sinistre, procédure etc…)

• la diffusion de notes d’informations aux propriétaires

• La préparation et le suivi des assemblées générales

• L'archivage des documents important de la copropriété

• Le suivi des dossier contentieux

• L'établissement et le suivi de la comptabilité de la copropriété

En cours d'élaboration, ci-dessous un Mapping qui permet de visualiser le redmine en copropriété:

Lien externe

Comme vous pourrez le constater dans le redmine en copropriété , chaque copropriété que nous gérons possède un projet dédié.

Dans le sous projet de l'immeuble, nous retrouvons :

• 3 sous projets
• 18 Types de tickets différents

Ces projets qui sont à la base des sous projets et tickets des copropriétés seront tous rédigés selon la nomenclature :

[REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE]

REF IMM = Référence de l'immeuble dans le logiciel log'in

3 sous projets :

Nomenclature du sous projet REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Comptabilté-Date exercice

Sous projet dans lequel nous retrouvons les factures de la copropriété

Nomenclature du sous projet = REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Recouvement et contentieux

Sous projet dans lequel est assuré la gestion des copropriétaires en impayés

Nomenclature du sous projet = REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Espace Client

Ce sous projet est dédié à la communication d'information auprès des copropriétaires.

ATTENTION! Toutes les informations dans ce sous projet sont communiquées aux copropriétaires

18 Tickets :

Localisation du ticket : Dans le projet de l'immeuble

Usage : Gestion et suivi des assembles générale

Tracker : Assemblées Générales

Champs personnalisés :

• Etat Ag

valeurs : 1 Convocation a préparer 2 Convocation diffusée 3 Pv a traiter 4 Pv a diffuser 5 Seconde lecture

Champs personnalisés fichier :

• Convocation AG

A utiliser uniquement une pour mettre a disposition des copropriétaires la convocation de l'assemblée générale

• Procès verbal AG

A utiliser uniquement une pour mettre a disposition des copropriétaires le procès verbal de l'assemblée générale

• PV AG 2nde Lecture

A utiliser uniquement pour mettre a disposition des copropriétaires la procès de l'assemblée générale en seconde lecture

• Feuille de présence AG

A utiliser uniquement pour archiver les feuilles de présence signé à l'issue de l'assemblée générale

• Feuille de présence AG

2) BSFC

14) Relevés de compte bancaire

15) Fiche de Liaison

16) Fiche de liaison travaux et appel

3) Carnet entretien

6) Fiche synthétique du registre national copropriété

10) Liste conseil syndical

4) Contrat

5) Diagnostics

7) Règlement de copropriété

8) Sinistre

9) Travaux et devis

11) Mutations

12) Courrier/email

13) Procédure

17) Factures

18) Recouvrement et contentieux

Afin que le carnet de bord soit bien renseigné il conviendra de toujours sélectionner le « tracker » adéquat pour chacune des demandes faites sur redmines

Pour ce faire des « Trackers » existent :

le tracker par défaut pour toute les demandes, cependant ce tracker ne doit être utilisé que si aucun autre tracker ne peut être attribué à la demande

Tracker dédié au recouvrement des charges

Tracker dédié au procédure autre que le recouvrement de charges

Tracker dédié à la préparation , au suivi des assemblées générales et au registre des assemblées générales

2 Champs personnalisés accompagne de tracker:

• Etat AG

A convoquer

Convoqué

Traitement du procès verbal

Registre assemblée générale (une fois que le pv est traité et diffusé)

• Seconde lecture (pour indiquer si il y a une seconde lecture)

Dans l'éventualité ou il y a une seconde lecture ce champ personnalisé devra indiqué “oui” et un autre ticket assemblée générale en “sous tache” du premier ticket devra être crée.

Permet de suivre les demandes d’intervention et demande de devis, il est fortement recommandé de mettre des dates d’échéances sur ce tracker afin de relancer le prestataire régulièrement

1 Champs personnalisé “Etat marché travaux” accompagne ce tracker pour indiqué si il s'agit d'une demande d'intervention ou un demande de devis

Permet de :

a.consulté les suites données à un courrier (papier ou électronique)

b.recenser les courriers importants reçus, tout échanges relatif au changement d’adresse d’un copropriétaire doit absolument y figuré

c.Obtenir une base donnée de courrier type

Gestion des sinistres

Dématérialisation de la fiche de liaison à transmettre à la comptabilité suite à une assemblée générale

Dématérialisation de la fiche de liaison appel et travaux à transmettre à la comptabilité suite à une assemblée générale, doit faire apparaître la nature des travaux votés, leur montant, l’échéancier prévu pour les appels, et le montant des honoraires syndic pour leur suivi.

Consignation des avis du conseil syndical et permet d'établir le compte rendu , le suivi et l'organisation des réunions avec le conseil syndical

Permet de recenser la communication fait à l’ensemble de la copropriété

Pour enregistrer les diagnostics sur redmine

Pour enregistrer les fiches synthétiques sur redmine

Pour enregistrer les Règlement de copropriété sur redmine

Tracker dédié au BSFC (bilan de santé financière de la copropriété)

Pour enregistrer les factures de la copropriété

Pour suivi, traitement et archivage des mutations

Dédié au recouvrement des charges

Pour les procédures contentieuses hors recouvrement de charges

En compléments de ces trackers, chaque projet possède 4 sous projets qui possèdent leurs propres trackers

Dédié , consultation conseil syndical et réunion

Dédié recouvrement et contentieux

Dédié sinistre)

Dédié aux factures de l'exercice en cours

A noter ces sous projets ont été mis en place pour deux raisons

• Le sous projet conseil syndical peut être rendu accessible aux membres du conseil syndical , notamment pour consultation des comptes rendu des réunions du conseil syndical et des avis sur les consultations faites au conseil syndical, il convient de sélectionner le tracker adéquat.

• Les sous projets Recouvrement/Contentieux et Sinistre possède des champs personnalisés pour une gestion plus avancé des demandes de ces sous projets

• Comptabilité

Afin d'établir la comptabilité de la copropriété et dématérialiser les factures

Deux solutions possibles :

a. Une fois sur le carnet de bord de l’immeuble il suffit de cliquer sur l’onglet nouvelle demande, renseigner le sujet de la demande et choisir le tracker approprié

b. Par le biais de redticket

A noter : certains trackers ne son sélectionnable que dans des sous projet de la copropriété

Les trackers Recouvrement et Contentieux ne sont disponibles que dans le Sous projet Recouvrement /Contentieux

Le trackers Réunion du Conseil syndical n'est disponibles que dans le Sous projet Conseil Syndical

Le tracker Sinistre n'est disponible que dans le Sous projet sinistre

Le tracker Facture n'est disponible que dans le Sous projet comptabilité

Chaque année lors de l’assemblée générale, le syndic doit faire un bilan de son action durant l’exercice écoulée.

Ce bilan ou rapport d’activité se fera en faisant une extraction des informations de chacun des trackers du carnet de bord.