Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures [2020/03/31 08:04] – [6.Paiement de la facture à son échéance] splaissy
+++ process:25-copropriete:25-05-03-codifier-et-verifier-les-factures [2023/02/01 08:47] – cmj
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-===== 25 05 03 -  Contrôler et vérifier les factures =====
+===== 25 05 03 -  Contrôler vérifier et payer les factures fournisseurs=====
 Ce process fait partie des [[process:25-copropriete:25-process_copropriete|Process copropriété]]
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 Volume [[process:25-copropriete:25-05-suivi_du_dossier_de_copropriete_lca|25-05 Suivi du dossier de copropriété]]
 ===== I.	Objet de la procédure. =====
+Cette procédure décrit les modalités de vérification, de codification  et de saisie des factures de copropriété.
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 Les factures sont dorénavant numérisées. De préférence par le fournisseur directement à l'envoi.
-====1.	Réception de la facture par le gestionnaire de l’immeuble====
+====1.	Réception et contrôle de la facture par le gestionnaire / e gestionnaire de l’immeuble====
-Le gestionnaire vérifie que la facture est accompagnée de l’ordre de service envoyé au fournisseur lors de la commande des travaux ou de la demande d’intervention (exception faite pour les abonnements Eau, Edf, ou autres contrats d’entretien, ayant un caractère répétitif).
+. Contrôle OS
-Si l’OS n’est pas joint : le gestionnaire retourne la facture au fournisseur (nota : l’informer au préalable du processus de suivi des factures mis en place chez Groupimo).
+Le gestionnaire ou le e-gestionnaire vérifie que la facture est accompagnée de l’ordre de service envoyé au fournisseur lors de la commande des travaux ou de la demande d’intervention (exception faite pour les abonnements Eau, Edf, ou autres contrats d’entretien, ayant un caractère répétitif).
-====2.  Contrôle par le gestionnaire de la conformité de la facture avec l’ordre de service====
+Si l’OS n’est pas joint : le gestionnaire/ e gestionnaire retourne la facture au fournisseur (nota : l’informer au préalable du processus de suivi des factures mis en place chez Groupimo).
+.Contrôle mentions légales (https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808)
 Doivent impérativement figurer sur la facture: le nom de la résidence, la date, le numéro de facture, le taux de TVA et le numéro de siret.
-Si la facture n'est pas conforme, le gestionnaire la retourne au fournisseur.
+Pour les factures sur lesquelles ne figure pas les mentions légales obligatoire on ne les saisit pas et elle sont retournées au fournisseur pour modification.
-Si la facture est conforme le gestionnaire la transmet [[https://redmine.groupimo.fr/projects/facture-a-ne-pas-payer?jump=welcome|par un ticket redmine]], avec l’OS si besoin, au service comptabilité copropriété après visa "bon a payer" sur le ticket, et indication de la clé de répartition.
+Si l'ensemble des mentions légales y figurent, le gestionnaire / e gestionnaire la transmet par un ticket redmine au service comptabilité.
-Le gestionnaire peut aussi indiquer la date de paiement de la facture si des conventions particulières de paiement ont été prises avec le fournisseur (autre que 30 jours/fin de mois).
-Si un litige existe sur la prestation relative à la facture, le paiement sera suspendu et le gestionnaire en informe :
+Projet comptabilité 'exercice en cours' de l'immeuble concerné - tracker facture, en sous tache du ticket front de demande de l'intervention.
-.le fournisseur ,**par écrit**, en précisant les causes du litige et que le paiement de la facture sera suspendu tant que le litige subsiste.
+Il doit remplir les champs suivants :
-.le comptable, sur le ticket, en précisant le motif de la suspension du paiement de la facture.
+-facture (insérer le pdf)
+-état facture (validée)
+-clé de répartition
+-montant ht
+-montant tva
+__Nomenclature pour prestation ponctuelle__
+libelle du ticket de l'os qui doit impérativement être mis en sous tache du ticket facture.
+A défaut, le comptable retourne la facture au gestionnaire /  e gestionnaire + Nom du fournisseur
-====3.	Vérification par le comptable que la facture peut être saisie en « Fournisseurs à Payer » dans la comptabilité de la copropriété concernée====
+__Nomenclature pour facture récurrente__
+Equipement/Type d'intervention Mois
-Suppose que le gestionnaire a apposé son « Bon à payer, » accompagné de la date de validation, du nom ou du numéro de la copropriété concernée, du RCS du fournisseur, et de l’identité du gestionnaire qui a visé la facture.
+A noter que pour toute facture récurrente, le ticket "facture" doit obligatoirement être en sous tache du ticket "contrat".
-Si pas conforme au process, retour au gestionnaire pour mise en conformité.
+Le gestionnaire/ e gestionnaire  peut aussi indiquer la date de paiement de la facture si des conventions particulières de paiement ont été prises avec le fournisseur (autre que 30 jours/fin de mois).
-====4.	Saisie de la facture par le comptable ====
+Si un litige existe sur la prestation relative à la facture, le paiement sera suspendu et le gestionnaire /e gestionnaire en informe :
-La saisie doit être conforme au plan comptable de l’immeuble tel qu’il a été prévu au "décret comptable de 2004 applicable depuis le 1er Janvier 2008 (notion d’authenticité comptable)".
+a) le fournisseur ,**par écrit**, en précisant les causes du litige et que le paiement de la facture sera suspendu tant que le litige subsiste.
-Elle doit être inscrite en crédit et sur le bon compte comptable de charges en débit dans le compte fournisseur concerné.
+b) le comptable, sur le ticket, en précisant le motif de la suspension du paiement et les diligences mises en place pour trouver une solution au litige. Dans ce cas, le champ "état facture reste sur "A valider"
-====5.	Classement de la facture dans le facturier « factures à payer » pour paiement====
+====2.	Vérification par le comptable que la facture peut être saisie en « Fournisseurs à Payer » dans la comptabilité de la copropriété concernée====
+Le comptable vérifie que sur la facture soit bien indiqué [[process:99-services-generaux:99-01-04-01-nomenclature-formats-fichiers|le RCS du fournisseur]], et le rentre dans login au moment de la saisie si pas encore fait ou si nouveau fournisseur.
-Elle est classée par « date d’ordre de paiement », le paiement se fait lors des séances de signature en fin de semaine, sauf conventions contraires prises avec certains fournisseurs, dont devra être informé le comptable en charge des paiements.
+Il vérifie également que la facture pdf soit conforme aux informations du ticket (immeuble, montant, ..)
+Si pas conforme au process, réassignation du ticket au gestionnaire / e gestionnaire pour mise en conformité.
-====6.	Paiement de la facture à son échéance====
-Le règlement des fournisseurs se fait une fois par semaine, sauf accords particuliers pris avec certains fournisseurs, et sauf paiement de l’eau et de l’Edf.
+====3.	Saisie de la facture par le comptable====
-En cas de manque de trésorerie, le comptable en charge des paiements le signale, sur le ticket, au gestionnaire en lui indiquant la date possible de report du paiement de la facture.
+La saisie doit être conforme au plan comptable de l’immeuble tel qu’il a été prévu au “décret comptable de 2004 applicable depuis le 1er Janvier 2008 (notion d’authenticité comptable)”.
-Le gestionnaire prend les dispositions nécessaires pour en informer le fournisseur et/ou avertit le conseil syndical de la mise en place d’un appel de fonds exceptionnel si besoin.
+Elle doit être inscrite au débit du bon compte comptable de charges et au crédit du compte fournisseur concerné.
-Préparer l’ordre de virement (PAIEMENT ELECTRONIQUE SECURISE) ou à défaut et par exception, le chèque.
+Une fois la facture saisie, la date d'échéance est renseignée (1 mois après la date de la facture pour factures classiques - date prochaine séance de règlement pour fluides, assurances...)
-Pour l'ordre de virement, il est accompagné d'un avis de virement en pdf qui sort de login, que le comptable envoie au fournisseur pour information. Pour le chèque, il faut l’agrafer avec la lettre de paiement.
+La facture est assignée :
-Sur le ticket indiquer la date de paiement, et cloturer le ticket.
+- au comptable effectuant les règlement pour les factures validée - passer état facture en "validé"
+- au gestionnaire / e gestionnaire pour les factures contestées. Dès lors que le litige avec le fournisseur est résolu, le gestionnaire / e gestionnaire passe le ticket facture en " validé" et la ré-assigne au comptable en charge des paiements
-====7.	Classement de la facture dans le classeur des « factures payées » de la copropriété concernée====
-Avant la clôture de l’exercice : va permettre de retrouver plus facilement la facture pour consultation, la facture étant classée par « ordre ou numéro de compte de charge » du plan comptable copropriété.
+====4.	Paiement de la facture à son échéance====
-A la clôture de l’exercice : va permettre de préparer rapidement le dossier comptable que le conseil syndical pourra ensuite vérifier (cf. process [[process:25-copropriete:25-05-02-assurer-la-verification-des-comptes-par-le-conseil-syndical|vérification des comptes par le conseil syndical]]
+En cas de manque de trésorerie, le comptable en charge des paiements le signale, sur le ticket, au gestionnaire / e gestionnaire en lui indiquant la date possible de report du paiement de la facture.
+Le gestionnaire /  e gestionnaire prend les dispositions nécessaires pour en informer le fournisseur et/ou avertit le conseil syndical de la mise en place d’un appel de fonds exceptionnel si besoin.
+Préparer l’ordre de virement (PAIEMENT ELECTRONIQUE SECURISE) ou à défaut et par exception, le chèque. [[process:99-services-generaux:99-03-04-banque-digitale-was-seance-de-signature|voir le process banque digitale]]
+Pour l'ordre de virement, il est accompagné d'un avis de virement en pdf qui sort de login, que le comptable envoie au fournisseur pour information. Pour le chèque, il faut l’agrafer avec la lettre de paiement.
+Une fois le paiement effectué ,  indiquer la date de paiement et clôturer le ticket.
 {{tag>copropriété}}