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Table des matières
25 05 03 - Contrôler et vérifier les factures
Ce process fait partie des Process copropriété
I. Objet de la procédure.
II. Process.
Les factures sont dorénavant numérisées. De préférence par le fournisseur directement à l'envoi.
1. Réception de la facture par le gestionnaire de l’immeuble
Le gestionnaire vérifie que la facture est accompagnée de l’ordre de service envoyé au fournisseur lors de la commande des travaux ou de la demande d’intervention (exception faite pour les abonnements Eau, Edf, ou autres contrats d’entretien, ayant un caractère répétitif).
Si l’OS n’est pas joint : le gestionnaire retourne la facture au fournisseur (nota : l’informer au préalable du processus de suivi des factures mis en place chez Groupimo).
2. Contrôle par le gestionnaire de la conformité de la facture avec l’ordre de service
Doivent impérativement figurer sur la facture: le nom de la résidence, la date, le numéro de facture, le taux de TVA et le numéro de siret.
Si la facture n'est pas conforme, le gestionnaire la retourne au fournisseur.
Si la facture est conforme le gestionnaire la transmet par un ticket redmine, avec l’OS si besoin, au service comptabilité copropriété après visa “bon a payer” sur le ticket, et indication de la clé de répartition.
Le gestionnaire peut aussi indiquer la date de paiement de la facture si des conventions particulières de paiement ont été prises avec le fournisseur (autre que 30 jours/fin de mois).
Si un litige existe sur la prestation relative à la facture, le paiement sera suspendu et le gestionnaire en informe :
1.le fournisseur ,par écrit, en précisant les causes du litige et que le paiement de la facture sera suspendu tant que le litige subsiste.
2.le comptable, sur le ticket, en précisant le motif de la suspension du paiement de la facture.
3. Vérification par le comptable que la facture peut être saisie en « Fournisseurs à Payer » dans la comptabilité de la copropriété concernée
Suppose que le gestionnaire a apposé son « Bon à payer, » accompagné de la date de validation, du nom ou du numéro de la copropriété concernée, du RCS du fournisseur, et de l’identité du gestionnaire qui a visé la facture.
Si pas conforme au process, retour au gestionnaire pour mise en conformité.
4. Saisie de la facture par le comptable
La saisie doit être conforme au plan comptable de l’immeuble tel qu’il a été prévu au “décret comptable de 2004 applicable depuis le 1er Janvier 2008 (notion d’authenticité comptable)”.
Elle doit être inscrite en crédit et sur le bon compte comptable de charges en débit dans le compte fournisseur concerné.
5. Classement de la facture dans le facturier « factures à payer » pour paiement
Elle est classée par « date d’ordre de paiement », le paiement se fait lors des séances de signature en fin de semaine, sauf conventions contraires prises avec certains fournisseurs, dont devra être informé le comptable en charge des paiements.
6. Paiement de la facture à son échéance
Le règlement des fournisseurs se fait une fois par semaine, sauf accords particuliers pris avec certains fournisseurs, et sauf paiement de l’eau et de l’Edf.
En cas de manque de trésorerie, le comptable en charge des paiements le signale, sur le ticket, au gestionnaire en lui indiquant la date possible de report du paiement de la facture.
Le gestionnaire prend les dispositions nécessaires pour en informer le fournisseur et/ou avertit le conseil syndical de la mise en place d’un appel de fonds exceptionnel si besoin.
Préparer l’ordre de virement (PAIEMENT ELECTRONIQUE SECURISE) ou à défaut et par exception, le chèque.
Pour l'ordre de virement, il est accompagné d'un avis de virement en pdf qui sort de login, que le comptable envoie au fournisseur pour information. Pour le chèque, il faut l’agrafer avec la lettre de paiement.
Sur le ticket indiquer la date de paiement, et cloturer le ticket.
7. Classement de la facture dans le classeur des « factures payées » de la copropriété concernée
Avant la clôture de l’exercice : va permettre de retrouver plus facilement la facture pour consultation, la facture étant classée par « ordre ou numéro de compte de charge » du plan comptable copropriété. A la clôture de l’exercice : va permettre de préparer rapidement le dossier comptable que le conseil syndical pourra ensuite vérifier (cf. process vérification des comptes par le conseil syndical