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Ce process fait partie des Process copropriété

Volume 25 05 - Suivi de dossier de copropriete administratif (back office)

Cette procédure décrit les modalités de suivi du dossier copropriété au centre administratif, en ce qui concerne les modalités de suivi des ventes de lots depuis la réception de la note d’information jusqu’à la notification de la vente et la réception de l’avis de mutation.

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

Envoyée par le notaire elle comprend :

- Un état daté (art 5 du décret)

- Une demande de renseignements complémentaires sur la copropriété

- Un formulaire pour le certificat exigé par l’art 20 de la loi attestant que le vendeur est à jour de ses charges

• Etablir un état de la situation comptable (même approximative) du copropriétaire vendeur comprenant :

L’état des sommes restant dues au syndicat à savoir :

- Les provisions déjà appelées sur budget

- Les provisions déjà appelées hors budget (travaux de l’art 14-1 de la loi)

- Les charges impayées des exercices précédents

- Les avances impayées de l’exercice en cours

- Les provisions sur budget pour les périodes postérieures à la vente, lorsque le vendeur, mauvais payeur, a été condamné par une décision de justice à les payer, à la suite d’une procédure engagée par le syndicat sur le fondement de l’article 19-2 de la loi du 10 Juillet 1965.

L’état des sommes que le syndicat resterait devoir au vendeur

Le détail des sommes dont le paiement incombera à l’acquéreur à savoir :

- Les provisions du budget non encore appelées au jour de la vente

- Les provisions non encore exigibles des dépenses non comprises au budget prévisionnel (travaux de l’art 14-1 de la loi)

- Les avances remboursées au vendeur (voir la recommandation n° 24 du 8 décembre 2004 de la commission relative à la copropriété)

En annexe de l’état daté, et pour les deux exercices précédant la vente, la somme correspondant à la quote-part du lot vendu aussi bien pour le budget prévisionnel que pour les travaux réalisés.

L’état des procédures en cours

• L’assurance de l’immeuble

• L’état de l’immeuble (carnet d’entretien)

• Les travaux effectués ou en prévision

• RC et l’état descriptif de division (date d’établissement, nom du notaire, date d’enregistrement au bureau des hypothèques…….)

• A établir par le comptable si le vendeur est à jour de ses charges (ne pas oublier d’inclure les honoraires du syndic et frais de mutations)

• Ne pas établir (ou établir un certificat négatif) dans le cas contraire et attendre l’avis de mutation pour faire opposition (voir ci-après)

Attention : Le certificat de l'article 20 ne doit pas être renvoyé sauf si vraiment le compte du vendeur est à jour.

- Doivent être accompagnés des états comptables mentionnés ci-dessus (budget, extrait de compte vendeur, PV des 2 dernières AG, ……….)

• La notification de vente est transmise à la comptabilité syndic, c’est elle qui donne la qualité de « nouveau propriétaire » à l’acquéreur

• Le comptable saisit la vente en informatique et crée le compte comptable de l’acquéreur qu’il débite des avances et provisions remboursées au vendeur au titre de l’article 45-1 du décret, et des appels de fonds sur budget ou sur travaux qui arriveraient à échéance.

• Envoyer ensuite au nouveau copropriétaire le "courrier d’accueil " lui souhaitant la bienvenue dans la copropriété, accompagné de son extrait de compte, et de la plaquette Groupimo faisant état de nos différents métiers (cynergetik). Privilégier l'envoi par mail, pour ce faire une information au notaire sera faite lors de l’établissement de l'état daté).

Attention : une notification n'est valablement faite par le notaire qu'en LR avec AR à l'exception de tout autre moyen (fax, email, courrier simple,…)

L'enregistrement d'une vente et la modification du fichier est un acte extrêmement lourd de conséquences.

• L’avis de mutation est envoyé par le notaire dans les cas suivant :

o Quand le certificat de l’article 20 n’a pas été délivré par le syndic

o Quand le certificat de l’article 20 a été délivré « négativement »

o Quand le certificat de l’article 20 délivré, date de plus d’un mois au jour de la signature de l’acte

Attention : Ne doit pas être confondu avec la notification de la vente ci-dessus qui donne la qualité de nouveau propriétaire à l’acquéreur, alors que l’avis de mutation ouvre un délai d’opposition sur le montant des sommes à verser au vendeur par le notaire, la confusion venant du fait que les deux actes sont souvent signifiés en même temps.

• Le gestionnaire doit le faire sans tarder, afin d’éviter d’être forclos dans sa réclamation

• La comptabilité dispose d’un délai de 15 Jours à compter du jour de la réception de l’avis de mutation, pour faire opposition du montant des sommes restant dues par le vendeur, auprès du notaire qui a passé les actes.

• L’opposition doit se faire « obligatoirement » par acte extra judiciaire (exploit d’huissier), seul mode prévu par la loi

• L’opposition se fait aux frais du vendeur (Article 10-1 de la loi du 10 Juillet 1965)

Attention : Le non respect de ce point est constitutif d'un risque financier très important pour le syndicat et donc pour le syndic. Vous devez impérativement veiller au respect des délais et de cette procédure, à défaut, cela serait considéré comme une faute lourde.

Voir module 25 05 05 02 - Contentieux syndic