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Ce process fait partie des Process copropriété

Volume 25 05 - Suivi de dossier de copropriete administratif (back office)

Cette procédure décrit les modalités de suivi du dossier copropriété au centre administratif, en ce qui concerne les modalités de suivi des ventes de lots depuis la réception de la note d’information jusqu’à la notification de la vente et la réception de l’avis de mutation.

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

La voie normale s'ouvre après envoi d'un pré état daté

Envoyée par le notaire elle comprend :

- Un état daté (art 5 du décret)

- Une demande de renseignements complémentaires sur la copropriété

- Un formulaire pour le certificat exigé par l’art 20 de la loi attestant que le vendeur est à jour de ses charges

- Une demande d'attestation de l'article 20 II de la loi du 10 juillet 1965 (concerne l'acquéreur)

A réception de la demande par le comptable, un ticket avec comme nomenclature [Vente NOM DU VENDEUR/NOM DE L ACQUÉREUR] est créé dans le projet redmine de l'immeuble .

Ce ticket sera crée avec le tracker “Mutations”

• Etablir un état de la situation comptable (même approximative) du copropriétaire vendeur comprenant :

L’état des sommes restant dues au syndicat à savoir :

- Les provisions déjà appelées sur budget

- Les provisions déjà appelées hors budget (travaux de l’art 14-1 de la loi)

- Les charges impayées des exercices précédents

- Les avances impayées de l’exercice en cours

- Les provisions sur budget pour les périodes postérieures à la vente, lorsque le vendeur, mauvais payeur, a été condamné par une décision de justice à les payer, à la suite d’une procédure engagée par le syndicat sur le fondement de l’article 19-2 de la loi du 10 Juillet 1965.

L’état des sommes que le syndicat resterait devoir au vendeur

Le détail des sommes dont le paiement incombera à l’acquéreur à savoir :

- Les provisions du budget non encore appelées au jour de la vente

- Les provisions non encore exigibles des dépenses non comprises au budget prévisionnel (travaux de l’art 14-1 de la loi)

- Les avances remboursées au vendeur (voir la recommandation n° 24 du 8 décembre 2004 de la commission relative à la copropriété)

En annexe de l’état daté, et pour les deux exercices précédant la vente, la somme correspondant à la quote-part du lot vendu aussi bien pour le budget prévisionnel que pour les travaux réalisés.

L’état des procédures en cours

• L’assurance de l’immeuble

• L’état de l’immeuble (carnet d’entretien)

• Les travaux effectués ou en prévision

• RC et l’état descriptif de division (date d’établissement, nom du notaire, date d’enregistrement au bureau des hypothèques…….)

• A établir par le comptable si le vendeur est à jour de ses charges (ne pas oublier d’inclure les honoraires du syndic et frais de mutations)

• Ne pas établir (ou établir un certificat négatif) dans le cas contraire et attendre l’avis de mutation pour faire opposition (voir ci-après)

Attention : Le certificat de l'article 20 ne doit pas être renvoyé sauf si vraiment le compte du vendeur est à jour.

L'attestation de l'article 20-II de la loi du 10 juillet 1965 concerne l'acquéreur.

Ce document doit être daté d'un mois.

• A établir par le comptable, cette attestation précise :

1° Soit que l'acquéreur ou les mandataires sociaux et les associés de la société se portant acquéreur, leurs conjoints ou partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité ne sont pas copropriétaires de l'immeuble concerné par la mutation ;

2° Soit, si l'une de ces personnes est copropriétaire de l'immeuble concerné par la mutation, qu'elle n'a pas fait l'objet d'une mise en demeure de payer du syndic restée infructueuse depuis plus de quarante-cinq jours.

Si l'une ou l'autre de ces conditions n'est pas remplie , l'attestation ne pourra pas être délivré, le comptable devra en informer le notaire.

A réception de cette information , le notaire doit notifier aux parties l'impossibilité de conclure la vente.

Dans l'hypothèse où un avant-contrat de vente a été signé préalablement à l'acte authentique de vente, l'acquéreur ou les mandataires sociaux et les associés de la société se portant acquéreur, leurs conjoints ou partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, dont les noms ont été notifiés par le notaire, disposent d'un délai de trente jours à compter de cette notification pour s'acquitter de leur dette vis-à-vis du syndicat.

Si aucun certificat attestant du règlement des charges n'est produit à l'issue de ce délai, l'avant-contrat est réputé nul et non avenu aux torts de l'acquéreur.

Une fois que l’état daté , le certificat de l’article 20 et l'attestation de l'article 20-II sont établis , il seront mis sur le ticket de la vente afin que le gestionnaire les valident sous un délai maximum de 48h.

- Il faut joindre aux éléments comptables, les éléments suivants :

• Les procès verbaux des AG des 2 dernières années

• Le Carnet d'entretien

• La fiche synthétique du registre national de la copropriété

Ces documents sont disponibles le projet redmine de l'immeuble, chacun des éléments ayant un ticket dédié.

Après sa validation le gestionnaire réassigne la comptabilité. Le comptable transmet les documents au notaire et l'indique sur le ticket.

• La notification de vente est transmise à la comptabilité syndic, c’est elle qui donne la qualité de « nouveau propriétaire » à l’acquéreur

• Le comptable saisit la vente en informatique

1)Sur REDMINE , le comptable enregistre la notification de vente sur le ticket

2)Sur LOGIN , le comptable crée le compte comptable de l’acquéreur qu’il débite des avances et provisions remboursées au vendeur au titre de l’article 45-1 du décret, et des appels de fonds sur budget ou sur travaux qui arriveraient à échéance.

• Envoyer ensuite au nouveau copropriétaire le "courrier d’accueil " lui souhaitant la bienvenue dans la copropriété, accompagné de son extrait de compte, et de la plaquette Groupimo faisant état de nos différents métiers (cynergetik). Privilégier l'envoi par mail, pour ce faire une information au notaire sera faite lors de l’établissement de l'état daté).

• Le courrier d’accueil contient une fiche d'information que le nouveau copropriétaire doit nous retourner, à réception de cette fiche , les informations de log'in seront mises à jours et la fiche sera enregistrée sur le ticket de la vente puis fermé par le comptable.

Attention : une notification n'est valablement faite par le notaire qu'en LR avec AR à l'exception de tout autre moyen (fax, email, courrier simple,…)

L'enregistrement d'une vente et la modification du fichier est un acte extrêmement lourd de conséquences.

• L’avis de mutation est envoyé par le notaire dans les cas suivant :

o Quand le certificat de l’article 20 n’a pas été délivré par le syndic

o Quand le certificat de l’article 20 a été délivré « négativement »

o Quand le certificat de l’article 20 délivré, date de plus d’un mois au jour de la signature de l’acte

Attention : Ne doit pas être confondu avec la notification de la vente ci-dessus qui donne la qualité de nouveau propriétaire à l’acquéreur, alors que l’avis de mutation ouvre un délai d’opposition sur le montant des sommes à verser au vendeur par le notaire, la confusion venant du fait que les deux actes sont souvent signifiés en même temps.

• La comptabilité dispose d’un délai de 15 Jours à compter du jour de la réception de l’avis de mutation, pour faire opposition du montant des sommes restant dues par le vendeur, auprès du notaire qui a passé les actes.

• L’opposition doit se faire « obligatoirement » par acte extra judiciaire (exploit d’huissier), seul mode prévu par la loi

• L’opposition se fait aux frais du vendeur (Article 10-1 de la loi du 10 Juillet 1965)

• L’opposition est automatique, le comptable informe le gestionnaire sur le ticket redmine, toutefois il n'attend pas son retour afin d’éviter d’être forclos dans sa réclamation.

Attention : Le non respect de ce point est constitutif d'un risque financier très important pour le syndicat et donc pour le syndic. Vous devez impérativement veiller au respect des délais et de cette procédure, à défaut, cela serait considéré comme une faute lourde.

Voir module 25 05 05 02 - Contentieux syndic