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Table des matières
30 04 09 01 - Recherche de locataire en location vacances
Ce process fait partie de la Location
I. Objet de la procédure
Cette procédure décrit la marche à suivre pour la recherche de locataire en locvacances.
II. Champ et domaine d’application
Sont concernés par cette procédure tous les sites faisant de la location saisonnière. Les demandes de locations proviennent de différents supports et sont enregistrées dans redmine prospects location saisonnière.
L’automatisation de ces process est en cours depuis mai 2021. Avec un partenariat karibea nous avons mis en place, non sans mal, fin 2021 Vega (pms) et d-edge (Channel manager). Début mars 2022, karibea demande la résiliation du partenariat. Nous nous tournons donc vers un Channel manager plus simple et conforme à nos besoins et choisissons vik e4jconnect qui permet le paiement en ligne à la réservation. Les process de location doivent sont en cours de révision pour se conformer au fonctionnement parametrage de notre nouveau partenaire
III. Le Process
I Fixation des tarifs
La fixation des tarifs est établie en fonction du type de la chambre, du nombre de nuits du séjour et des périodes de « haute et basse saison », et éventuellement en incluant les prestations annexes (ménage, communication, transport, petit dejeuner, …).
Elle est établie avec une unité de base qui est la nuit basique, pondérée ensuite grâce au tarificateur.
Pour fixer les tarifs il faut se référer au modop 30 04 09 01 02 - Modop Vik E4jConnect
II Traitement des demandes
Un certain nombre de demandes arrivent au gestionnaire pour les biens en location saisonnière, elles émanent de prospects.
OBLIGATOIRE : toutes les demandes de réservations doivent être transférées sur ticket redmine prospect location saisonnière, et liées à une chambre disponible en se référant au planning de réservation.
II-1 Identification de l'origine de la demande et classification
II-1-1 Lorsque la demande émane du propriétaire
Le gestionnaire échange avec le propriétaire uniquement sur son espace client. Dans ce cas de figure, la réservation est du type “Proprio”. Il n'y aura pas d'honoraires de facturés. Sauf si le propriétaire demande a ce que l'on s'occupe de la gestion, la réservation est alors du type “ProprioClient” (15% d'honoraires). Egalement, il est important de valider avec le propriétaire que la prestation de ménage/blanchisserie soit faite ou non à ses frais.
II-1-2 lorsque la demande émane d'un prospect locataire
II-1-2-1 lorsque la réservation arrive de la plateforme “le marché de l'immobilier”
Le client effectue sa réservation directement, il est crée ainsi automatiquement un ticket «réservation Vacances » (ticket 1). Sur cette plateforme le client choisi ses dates de réservations et paye la totalité de son séjour.
II-1-2-2 lorsque la demande arrive par tél / passage à l’agence/ comité d’entreprise=
Le gestionnaire crée un ticket “Prospect vacances” afin de suivre la demande du client. Les échanges se font via l’espace client.
II-1-2-3 lorsque la réservation provient d'un site partenaire=
Le gestionnaire crée un ticket “Prospect vacances” afin de suivre la demande du client. Les échanges se font via l’interface du partenaire et doivent être reportées sur l'espace client.
Dans ces cas de figure, deux types de réservation sont possible : en priorité, le type “Pool” (25% honoraires) sinon, lorsque le pool est plein, le type “ClientProprio” (25% d'honoraires).
II-2 Traitement de la demande
Le gestionnaire prend contact dans le délai le plus court possible (et au maximum sous 24h) avec son prospect en déterminant les besoins et moyens nécessaires.
• Accueil client (formule de politesse, présentation du site et des avantages) et prestation fournie.
• Faire le point sur la situation géographique et sur le type de bien souhaité.
• Le gestionnaire vérifie la disponibilité sur le planning de réservations
Il calcule/valide ensuite le montant de la location au client (à l'aide du tarificateur).
Le gestionnaire étudie le besoin de souscription à l'assurance villégiature obligatoire aux clients et le rajoute au prix si besoin (pas pour une location airbnb/booking).
Il transmet/valide la proposition au prospect.
Il renseigne le ticket du prospect avec la proposition formalisée envoyée au prospect (prix, période, descriptif, durée, moyen concrétisation).
Si le bien intéresse le prospect, le gestionnaire passe au process 30 04 09 02 - Traitement du dossier en location vacances.