Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:30-location:30-04-09-02-constitution-du-dossier-de-location-vacances [2022/06/03 14:17] – ancienne révision (2022/03/16 14:16) restaurée glancelot
+++ process:30-location:30-04-09-02-constitution-du-dossier-de-location-vacances [2022/06/13 14:10] (Version actuelle) – splaissy
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-=====30 04 09 02 - Constitution du dossier en location vacances====
+=====30 04 09 02 - Traitement du dossier en location vacances====
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-====III. Le Process====
+====II. Le Process====
+===1. Les tickets et l'outil dispatcher===
 Après application du process [[process:30-location:30-04-09-01-recherche-de-locataire-en-location-vacances|]]
-et après validation par le client
+L'ensemble du dossier location vacance pour une réservation se crée comme suit (Outil Dispatcher locvacances):
+==1.1 Ticket T1 en sous-tâche du ticket du bien à louer :==
+Ticket réservation.
+  * ''Sujet'' : "Réservation Nom et Prénom du client + numéro de la chambre"
+  * Arrivée du client = ''Date de début'' \\ Départ du client = ''Date d'échéance''
+  * ''Date dernière nuitée''
+  * ''Projet'' : Réservations Résidence ...
+  * ''Tracker'' : Réservation vacances
+  * ''Assignation'' : Matricule #254797
+  * ''Montant'' : Doit obligatoirement être renseigné
+  * ''Origine contact'' : information à renseigner en fonction du canal d'origine de la location
+  * ''Type réservation LocVacances'', 2 cas possibles :
+    - Proprio client : honoraires correspondant uniquement à la gestion (client apporté par le propriétaire).
+    - Pool : propriétaire dans le pool, honoraires correspondant à la communication et à la gestion.
+__Informations importantes :__
+Le **tracker** du ticket du bien à louer doit être en ''Location vacances''.
+Pour une réservation du type ''Proprio'', le gestionnaire doit uniquement actualiser le planning. Pour ce faire il faut créer le ticket T1 et mettre en tâche parente le ticket du bien à louer correspondant, après quoi le ticket T1 est fermé.
+==1.2 Ticket T2 en sous-tâche du T1 :==
+Ticket back-office réservation. Centralisation des éléments comptables de la réservation.
+  * Projet : Compta Mandants LocVacances (209/309)
+  * Tracker : Compta Réservation Vacances
+  * Assignation : Matricule #254797
+  * Champ "Etat facture" deux cas de figure :
+    - doit être en "payée" pour les réservations site internet
-===1- Inscription au planning===
+    - doit être en "saisie/facturée" pour les réservations Tour Opérator et OTA
-Le gestionnaire bloque la date de réservation sur le planning en remplissant la date de début de location et la date d'échéance (attention on compte ici en nuitée, il faudra donc indiquer en date d'échéance la dernière nuit passée par le client. S'il sort le lundi 10 au matin, il faudra donc indiquer le dimanche 9 comme date de dernière nuit, la date d'échéance. La nuit du lundi 10 est donc commercialisable pour un autre client). Il effectue les modifications nécessaires sur les autres plannings (sites Booking et Airbnb)
+  * Champ "date de paiement" doit correspondre au traitement comptable de la réservation, deux cas de figures :
-Il passe le ticket du projet [[https://redmine.groupimo.fr/projects/prospectslocsaison|prospect location vacances]] au projet [[https://redmine.groupimo.fr/projects|Réservations Résidence (selon la résidence sélectionnée)]], sauf si le ticket a été déjà automatiquement créé conformément au process précédent pour une réservation directe. Ce ticket est le **ticket 1**. Ce ticket 1 (T1) doit être mis en sous tâche du ticket du bien réservé (champ tache parente) T0.
+    - Réservation site internet (paiement CB) : date identique à la création du ticket.
-A ce stade, sur le ticket réservation, le collaborateur doit indiquer le type de réservation dans le champs prévu à cet effet :
+    - Réservation Tour Opérator et OTA (paiement par virement) : date à laquelle les fonds sont réceptionnés sur le compte bancaire mandant pool.
-<del>Client proprio : propriétaire hors pool, honoraires 25%</del>
+__Informations importantes :__
-Proprio client :honoraires de 15% correspondant uniquement à la gestion (client apporté par le propriétaire)
+Le champ ''Date de paiement'' doit être obligatoirement renseigné pour le calcul du pool.
+Dans le cas d'un paiement CB (site internet), le ticket dans le projet "paiement CB" (scellius, stripe, paypal,..) avec les informations du paiement doit être lié au ticket T1.
+Sur ce ticket T2, un avis d'échéance (facture) du montant total de la réservation peut être intégrée, au nom du client. L'outil PDFMOI permettant une édition automatique du document.
-proprio  : réservation du propriétaire, pas d'honoraires
+==1.3 Ticket T3 en sous-tâche du T2 :==
-pool  : propriétaire dans le pool, honoraires 25%
+Ticket Checkin intervention ménage.
-===2- Création ticket 2 en sous tâches===
+Les photos avant / après intervention et les informations sur le planning doivent figurer obligatoirement dans ce ticket. (Date d'arrivée du client = Date Début / Date ménage de sortie = Date d'échéance).
-Il faut ensuite créer :
+  * Projet : 652 CHECKIN contrats
+  * Tracker : Evolution
+  * Assignation : Matricule #239361
-[[https://redmine.groupimo.fr/projects/comptagerance|le ticket 2 (T2) ]] en sous tache du ticket 1 (T1), qui permettra  à la comptabilité de saisir et suivre toutes les écritures liées a la réservation. Le sujet de ce ticket sera "(T2) Back office réservation Nom Prénom Montant" + "nom proprio" si hors pool
+==1.4 Ticket T4 supprimé==
-Les informations du paiement doivent être liées au ticket (scellius, stripe, paypal,..) ceci est fait normalement automatiquement, et le champ "etat facture" doit etre porté a "payée" (si le paiement est fait [[https://redmine.groupimo.fr/projects/paiements-cb|depuis notre paiement en ligne]], lier le ticket).
+==1.5 Ticket T5 supprimé==
-dans le [[https://redmine.groupimo.fr/projects/saisie-factures-compta-gestion|projet redmine "20 05 06 Factures compta gestion" dédié]].
+==1.6 Ticket T6 est en sous-tâche du T2==
-===3- Suivi===
+Ticket assurance villégiature.
-Ensuite, deux possibilités, sur le ticket 2 :
+  * Projet : 51 03 07 Assurances villégiature
+  * Tracker : Contrat signé
+  * Assignation : Matricule #236440
-a. Le client n’a pas réglé sa réservation sous 24h : La mention « Pas de paiement» est indiqué par la comptabilité qui assigne le gestionnaire pour libération du planning, et clôture des tickets 2 et 1.
+==1.7 Ticket T8 est en sous-tâche du T1==
-b. Dans le cas d'un paiement CB, la confirmation du paiement se fait de façon automatique dès que le ticket du paiement validé se créé dans le projet https://redmine.groupimo.fr/projects/paiements-cb?jump=my. Le champs "Etat facture:" de ce ticket T2 passe alors à "payée"
+Ticket espaceclient Checkin exploitable durant toute la durée du séjour du client.
-Dans le cas d'un paiement par chèque bancaire pour par chèque vacance, la confirmation du paiement doit être faite par la comptabilité gestion qui met à jour le ticket en passant le champs "Etat facture:" de ce ticket T2 à "payée".
-Chaque confirmation de paiement valide automatiquement la création des tickets :
+  * Projet : Espace client Contrats et Travaux (65)
+  * Tracker : Assistance
+  * Assignation : Matricule #254797
-Le ticket 3 en sous tache du ticket 1, ticket ménage prestations assigné à Checkin
+Ce ticket est à compléter par Checkin dans le cadre de la conciergerie numérique en respectant le process [[process:65-travaux:65-20-02-contrat-de-conciergerie-regie|]]. A la fin du séjour, le ticket est fermé par le e-concierge.
-(T4 supprimé)
+__Informations à envoyer au client sur ce ticket :__
-Il conviendra sur ce ticket de différencier les honoraires en fonction du type de réservation
+  * Le Livret d'accueil locataire :\\ [[https://docs.google.com/document/d/1gnVMxO3iKnTiXRR3iP-qz82_Fgjp7d4yXPXJRrAA54M/edit#heading=h.gjdgxs  | Résidence de la baie Anse Mitan]]\\ [[https://docs.google.com/document/d/1VdHBTQAH8G5qD2pwPOLkk-tw8Z8vqKThKyXlQ2FuRoo/edit#heading=h.gjdgxs  | Résidence de la baie Tartane]] \\
+\\
+Résidence La Marina : #àcréer
-Le ticket 5 en sous tache du ticket 3, ticket facture conciergerie assigné a Checkin
+  * Les codes des portails et portillons :
-Le ticket 6 en sous tache du ticket 2, ticket facture assurance villégiature assigné a comaphi
+Résidence de la baie Anse Mitan : #319999 \\
+Résidence de la baie Tartane : #278985
-Le ticket 7 en sous tache du ticket 2, ticket facture assurance garantie swikly assigné a comaphi (?)
+  * Les codes et informations de la boite à clef numérique : se référer au process [[process:65-travaux:65-20-01-04-utilisation-boites-a-clefs-numerique-checkinbox|65 20 01 04 Utilisation dela la CHECKINBOX (boites à clefs numérique)]]
-Le ticket 8 en sous tache du ticket 1, ticket communication locataire avec mise a disposition facture et livret locataire sur espaceclient loc/messagerie assigné à Checkin (conciergerie numérique)
+  * Message d'accueil : se référer au process [[process:20-gestion:20-04-09-01-02-le-livret-accueil-du-locataire-locvacances|]]
+  * À la fin du séjour, transmettre la facture si nécessaire.
-A noter que toutes les factures doivent être intégrées dans le ticket T2 pour le suivi des règlements (facture location, facture honoraires groupimo gestion, facture ménage Checkin, facture Swikly).
+===2. Le planning===
-La comptabilité gestion passe au process back office.
-Le gestionnaire passe ensuite au process [[process:30-location:30-04-09-03-finalisation-du-dossier-location-vacances]].
+https://espaceco.groupimo.fr/vacances
+La mise à jour du planning location vacance fonctionne dès lors que le ticket du bien à louer (T0) est en tâche parente du ticket Réservation (T1).
+Ensuite et conformément au process [[process:20-gestion:20-05-suivi-du-dossier-de-gestion-administratif:20-05-09-locvacances-back-office|]], la comptabilité effectue le traitement comptable de la réservation.
 {{tag>location locvacances}}