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Table des matières
30 04 09 02 - Constitution du dossier en location vacances
Ce process fait partie Location
I. Objet de la procédure
Cette procédure décrit la constitution du dossier locataire pour la location des biens en location saisonnière.
III. Le Process
Après application du process 30 04 09 01 - Recherche de locataire en location vacances et après validation par le client
1- Inscription au planning
Le gestionnaire bloque la date de réservation sur le planning en remplissant la date de début de location et la date d'échéance (attention on compte ici en nuitée, il faudra donc indiquer en date d'échéance la dernière nuit passée par le client. S'il sort le lundi 10 au matin, il faudra donc indiquer le dimanche 9 comme date de dernière nuit, la date d'échéance. La nuit du lundi 10 est donc commercialisable pour un autre client). Il effectue les modifications nécessaires sur les autres plannings (sites Booking et Airbnb)
Il passe le ticket du projet prospect location vacances au projet Réservations Résidence (selon la résidence sélectionnée), sauf si le ticket a été déjà automatiquement créé conformément au process précédent pour une réservation directe. Ce ticket est le ticket 1. Ce ticket 1 (T1) doit être mis en sous tâche du ticket du bien réservé (champ tache parente) T0.
A ce stade, sur le ticket réservation, le collaborateur doit indiquer le type de réservation dans le champs prévu à cet effet :
Client proprio : propriétaire hors pool, honoraires 25%
Proprio client :honoraires de 15% correspondant uniquement à la gestion (client apporté par le propriétaire)
proprio : réservation du propriétaire, pas d'honoraires
pool : propriétaire dans le pool, honoraires 25%
2- Création ticket 2 en sous tâches
Il faut ensuite créer :
le ticket 2 (T2) en sous tache du ticket 1 (T1), qui permettra à la comptabilité de saisir et suivre toutes les écritures liées a la réservation. Le sujet de ce ticket sera “(T2) Back office réservation Nom Prénom Montant” + “nom proprio” si hors pool
Les informations du paiement doivent être liées au ticket (scellius, stripe, paypal,..) ceci est fait normalement automatiquement, et le champ “etat facture” doit etre porté a “payée” (si le paiement est fait depuis notre paiement en ligne, lier le ticket).
dans le projet redmine "20 05 06 Factures compta gestion" dédié.
3- Suivi
Ensuite, deux possibilités, sur le ticket 2 :
a. Le client n’a pas réglé sa réservation sous 24h : La mention « Pas de paiement» est indiqué par la comptabilité qui assigne le gestionnaire pour libération du planning, et clôture des tickets 2 et 1.
b. Dans le cas d'un paiement CB, la confirmation du paiement se fait de façon automatique dès que le ticket du paiement validé se créé dans le projet https://redmine.groupimo.fr/projects/paiements-cb?jump=my. Le champs “Etat facture:” de ce ticket T2 passe alors à “payée” Dans le cas d'un paiement par chèque bancaire pour par chèque vacance, la confirmation du paiement doit être faite par la comptabilité gestion qui met à jour le ticket en passant le champs “Etat facture:” de ce ticket T2 à “payée”.
Chaque confirmation de paiement valide automatiquement la création des tickets :
Le ticket 3 en sous tache du ticket 1, ticket ménage prestations assigné à Checkin
(T4 supprimé)
Il conviendra sur ce ticket de différencier les honoraires en fonction du type de réservation
Le ticket 5 en sous tache du ticket 3, ticket facture conciergerie assigné a Checkin
Le ticket 6 en sous tache du ticket 2, ticket facture assurance villégiature assigné a comaphi
Le ticket 7 en sous tache du ticket 2, ticket facture assurance garantie swikly assigné a comaphi (?)
Le ticket 8 en sous tache du ticket 1, ticket communication locataire avec mise a disposition facture et livret locataire sur espaceclient loc/messagerie assigné à Checkin (conciergerie numérique)
A noter que toutes les factures doivent être intégrées dans le ticket T2 pour le suivi des règlements (facture location, facture honoraires groupimo gestion, facture ménage Checkin, facture Swikly). La comptabilité gestion passe au process back office.
Le gestionnaire passe ensuite au process 30-04-09-03-finalisation-du-dossier-location-vacances.