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Table des matières
99 01 06 – Réunion sites et services
Ce process fait partie des 99 - Process services généraux
Volume 99 01 – Qualité
I. Objet de la procédure.
Cette procédure permet un reporting et une traçabilité des réunions du groupe. Ce compte rendu permettra également un suivi des éventuelles actions découlant de cette réunion.
II. Process.
Après avoir appliqué le process précédent pour réserver la salle de réunion, puis généré le cas échéant dans son agenda google un lien google meet, le responsable de la réunion anime la réunion avec les membres de son équipe (minimum une fois par mois pour les rs).
Un ticket redmine doit être ouvert, dans le projet du service concerné, pour chaque réunion spécifique (le même ticket actualisé chaque semaine s’il s’agit d’une réunion hebdomadaire).
Le responsable de service déroule l’ordre du jour point par point et y résume la teneur des débats.
S’il s’agit d’une réunion régulière, un point doit être fait en ouverture de la réunion suivante sur l’avancement des actions correctives avec éventuellement une relance ou un changement d’orientation.
A noter qu’il n’est pas nécessaire qu’une réunion dure plus d’une heure.
Le responsable de site gère et suit les actions correctives issues de la réunion et relance le cas échéant les intervenants.
Il pourra créer des sous-tâches dans redmine pour gérer les évolutions. Le ticket de réservation de salle devra être clôturé en fin de séance selon process précédent.
1) L’ordre du jour
Un ordre du jour doit être arrêté et annoncé en préalable à toutes les réunions.
Toutes les réunions doivent impérativement contenir:
- un point sur les chiffres et les objectifs (dashboards)
- un point sur l'équipe en place (en utilisant les organigrammes)
- la liste des points à travailler en fonction de la to do list définie par la DG
2) La convocation
Le responsable émet 48h avant chaque réunion, via google agenda, une convocation à chacun des participants. La liste des participants est établie à partir de l'organigramme du service afin que tous les collaborateurs soient présents et obtiennent ainsi le même niveau d'information.
Cette convocation contient obligatoirement les éléments suivants:
- La date et l'heure de la réunion
- Le lieu de la réunion et le lien google meet pour les participants en distanciel
- L'ordre du jour de la réunion.
Cette convocation va générer un mail envoyé à chaque participant, à partir duquel l'invitation sera acceptée ou refusée. L'agenda de chacun sera automatiquement mis à jour et l'organisateur sera informé.
3) Le compte-rendu de réunion
La réunion se déroule conformément à l'ordre du jour.
Durant la réunion le responsable rédige un compte-rendu de réunion sur le ticket dédié CR REUNION [SITE] [SERVICE]. A noter que le nom du ticket doit être conforme au titre du service dans l'organigramme sites et services (CR REUNION A16 20 GESTION par exemple).
Chaque sujet abordé dans l’ordre du jour doit faire l’objet:
- d’un numéro de ticket
- d'une personne désignée en charge de son avancement (à noter que cette personne peut être différente de celle à qui est assigné le ticket)
ceci afin de suivre les évolutions jusqu’à la clôture.
Puis le responsable diffuse le compte-rendu de réunion en assignant le ticket à la Direction Générale qui contrôle/corrige, émet des avis et valide le CR avant la diffusion au reste des personnes concernées.
4) Préparation de la réunion suivante
Les personnes en charge des différents tickets doivent absolument les traiter ou à défaut faire remonter leur difficulté.
Le responsable contrôle et relance régulièrement l'ensemble des tickets du compte-rendu.