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Ce process fait partie des Process 99 - Services généraux

Volume 99 03 – Comptabilité Société

Ce process décrit les modalités de gestion de la carte bancaire QONTO.

La mise à disposition d'une carte bancaire QONTO est inclus dans les avantages en natures du contrat de travail du RS.

Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire QONTO, pour les achats ponctuels de son service. Il devra fournir dans les meilleurs délais au service comptabilité société, les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat, factures au nom de la société affilié à la carte QONTO, etc…). La mise à disposition de la carte Achat est consentie uniquement pour un usage professionnel.

Le prêt de la carte à une personne étrangère de GROUPIMO n'est pas autorisé et constitue un motif de retrait immédiat de la carte.

En cas de perte ou de vol, le RS devra avertir la comptabilité société.

L’employeur se réserve le droit de retirer la carte QONTO sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas.

Si votre société est déjà créée, munissez-vous de :

Votre pièce d'identité

Ainsi que de votre numéro de SIRET

Il y a la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés pour séparer vos postes de dépenses, vos activités, et allouer des budgets aux équipes.

Quelque soit votre usage, l'ensemble de vos comptes bénéficient d'un IBAN français dédié et de tous les moyens de paiement dont vous avez besoin:

• Un IBAN français

• Des cartes Mastercard pour vos employés et vos abonnements

• Des virements en France et à l'international

• Des prélèvements SEPA

• Des relevés de compte dédiés.

Actuellement GROUPIMO possède quatre comptes Qonto au forfait solo ( compte unique), rattaché à quatre adresse e- mail.

Cette caractéristique évoluera en une seule adresse.

Avec votre compte Qonto, vous pouvez commander des cartes Mastercard physiques et virtuelles.

Seul le titulaire du compte ou les administrateurs peuvent effectuer cette action.

Une validation en deux étapes sera requise pour finaliser le processus.

Pour commander une carte, accédez à la section Cartes, cliquez sur le bouton Créer une carte situé en haut à droite de votre interface et laissez-vous guider :

Choisissez le type de carte, physique ou virtuelle, qui correspond à vos besoins

Indiquez le nom du (futur) titulaire de la carte

Personnalisez les paramètres de votre carte comme bon vous semble (rassurez-vous, vous pouvez les modifier à tout moment)

Ajustez vos limites de paiement et de retrait

Choisissez l’adresse d’expédition (pour les cartes physiques) et découvrez votre date d'estimation de livraison Définissez votre code PIN (retenez-le bien car il vous servira pour vos paiements en magasin et vos retraits au distributeur) puis confirmez la commande de la carte.

Entrez le code de confirmation reçu par SMS.

Votre carte est commandée.

Bon à savoir : Si vous commandez une carte pour un autre membre, le processus reste le même mais il sera invité par e-mail à définir lui-même son code secret à quatre chiffres.

La configuration du code PIN permet de finaliser la commande de la carte.

Vous commandez une carte X ?

Pour valider la commande de votre carte X, vous devez d’abord approvisionner votre compte Qonto par virement bancaire (depuis un autre compte dont vous êtes titulaire). Une fois reçue, vous pourrez alors utiliser votre carte X pour vos paiements en ligne ou en magasin et profiter de tous ses avantages et services.

NB : Cela ne s’applique pas aux cartes One et Plus.

Activation des cartes

Les cartes virtuelles sont activées dès lors qu’elles sont créées et vous permettent de procéder à des achats en ligne.

Les cartes physiques doivent être activées avant que vous puissiez les utiliser. Elles sont fabriquées et envoyées :

en courrier suivi pour les cartes One et Plus via le service DHL pour la carte X

Bon à savoir : Le suivi postal est disponible 24h après avoir initié la commande. Vous pouvez alors suivre le parcours de votre carte jusqu’à votre boîte aux lettres depuis la section Cartes de votre application.

Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket Matériel - avantages et plan d'occupation du salarié pour une demande d'attribution de carte qonto avec les critères suivants :

Nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo) plafond carte Rôle RS : titulaire ou collaborateur Le rôle Titulaire permet d'accéder à toutes les sections du compte pour inviter ou suspendre l'accès d'un membre, effectuer des virements, établir des prélèvements, commander et gérer les cartes pour les membres de son équipe, etc.

Le rôle Collaborateur limite l'accès aux informations de l'entreprise. Un utilisateur disposant du rôle Collaborateur peut uniquement visualiser les informations relatives à ses propres transactions, justificatifs, détails d'opérations et carte(s) associée(s) à son compte.

Le rôle Comptable a été pensé pour répondre aux besoins de votre expert comptable ou conseiller financier externe. Ce rôle ne permet pas de réaliser de paiements ou de gérer des cartes mais offre un accès en “lecture seule” à l'historique de vos transactions, leurs justificatifs et permet de renseigner la TVA applicable, saisir des notes et catégoriser les opérations. ainsi , chaque comptable société pourra avoir accès au compte qonto de la société cf organigramme sur le wiki organigramme société ADMINIMO https://wiki.groupimo.fr/base_documentaire/99-services_generaux/rh/99doc990401-organigramme-du-personnel

, et l'assigne à la DG pour validation.

Pas de validation, le ticket en sous tache passe en dossier statique.

Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l'administrateur du compte qonto, pour une commande de carte Mastercard physique, pour le RS.

Dès que la carte bancaire est mise à disposition pour le RS, le service RH complète le descriptif du ticket en sous tâche avec les informations de la carte bancaires n° xxxxx avec les 4 derniers chiffres, la validité de la carte , ainsi que le montant du budget alloué.

Le ticket en sous tâche passe en dossier statique.

L'application Qonto permet de gérer vos dépenses, d'allouer vos budgets à vos équipes.

Chaque RS doit suivre son compte qonto.

a/Les quatre comptes GROUPIMO Qonto sont au forfait solo

Forfait solo : 20 virements et prélèvements SEPA - Cartes virtuelles Mastercard en option - Encaissement de chèque en option - 1 membre IBAN Français Virements internationaux (SWIFT) Historique des transactions illimité Notifications de paiement en temps réel Gestion des finances automatisée avec Connect Support 7 jours/7

b/Les limites des cartes qonto

NB :Les limites de paiements et retraits associées à l’ensemble de vos cartes (physiques et virtuelles) passent bientôt à un système de mois calendaire, au lieu des 30 jours glissants actuels.

En d’autres termes, dès le 1er mai, le budget disponible sur chaque carte sera remis à zéro le 1er de chaque mois. Comme ça, vous pourrez facilement planifier les budgets mensuels, et vos équipes sauront combien elles peuvent dépenser à tout instant !

Les besoins en approvisionnement des comptes (suivant débits CB justifiées par factures) sont à transmettre à la comptabilité société (FPA) toutes les semaines (jeudi soir au + tard).

Le groupe mail groupimo : qonto@groupimo.com, permet au RS de suivre également les opérations sur le compte (débit CB, virts etc …).

Le réapprovisionnement des comptes QONTO est à la charge du service comptabilité société.