process:99-services-generaux:99-03-04-carte-quonto
Différences
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- | ===== 99 03 04 - Mise à disposition d'une carte bancaire===== | + | ===== 99 03 04 01 - Carte bancaire===== |
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Ce process fait partie des [[process: | Ce process fait partie des [[process: | ||
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====I. Objet de la procédure.==== | ====I. Objet de la procédure.==== | ||
- | Ce process décrit les modalités de gestion de la carte bancaire | + | Ce process décrit les modalités de gestion de la carte bancaire. |
====II. Process.==== | ====II. Process.==== | ||
- | une carte bancaire est attribué à chaque RS. | + | ===1 Attribution et utilisation=== |
- | Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire , pour les achats ponctuels de son service. Il devra fournir dans les meilleurs délais au service comptabilité société, les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat, factures au nom de la société affilié à la carte etc…). La mise à disposition de la carte Achat est consentie uniquement pour un usage professionnel. | + | Une carte bancaire est attribué à chaque RS. |
+ | |||
+ | Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire, pour les achats ponctuels de son service. Il devra fournir dans les meilleurs délais au service comptabilité société, les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat, factures au nom de la société affilié à la carte etc…). La mise à disposition de la carte Achat est consentie uniquement pour un usage professionnel. | ||
Le prêt de la carte à une personne étrangère de GROUPIMO n'est pas autorisé et constitue un motif de retrait immédiat de la carte. | Le prêt de la carte à une personne étrangère de GROUPIMO n'est pas autorisé et constitue un motif de retrait immédiat de la carte. | ||
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L’employeur se réserve le droit de retirer la carte sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas. | L’employeur se réserve le droit de retirer la carte sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas. | ||
- | ===A. Gestion | + | Par ailleurs sur demande du RS et après validation |
- | + | ||
- | QONTO offre la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés pour séparer vos postes de dépenses, vos activités, et allouer des budgets aux équipes. | + | |
- | Cette solution est à privilégier pour les métier 651 (renovimo) et 652 (checkin) | + | Cette solution est à privilégier pour les métier 651 (renovimo) et 652 (checkin) |
- | L' | + | ==A. Gestion de la carte par le RS == |
- | Chaque RS doit suivre son compte | + | QONTO offre la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés , aussi un sous compte |
+ | Ce compte sera approvisionné de 500 € et réapprovisionné dès présentation du justificatif d'une dépense. | ||
+ | |||
+ | L' | ||
+ | ==B. La gestion des cartes par les comptables == | ||
- | ==1. Comment obtenir une nouvelle carte rattaché | + | Qonto a pensé à un profil Comptable qui permet de répondre |
- | Avec votre compte Qonto, vous pouvez commander | + | Ce profil ne permet pas de réaliser de paiements mais offre un accès en “lecture seule” : |
+ | |||
+ | * à l' | ||
- | Seul le titulaire du compte ou les administrateurs (rs ou responsable back office) peuvent effectuer cette action. | + | * aux justificatifs des transactions |
- | Une validation en deux étapes sera requise pour finaliser le processus. | + | * à la saisie de la TVA applicable, |
- | Pour commander une carte, accédez | + | * à la saisie des notes et catégoriser les opérations. |
- | Choisissez le type de carte, physique ou virtuelle, qui correspond à vos besoins | + | ainsi, chaque comptable société doit avoir accès au compte qonto de la société afin de pouvoir suivre les dépenses et réclamer immédiatement le justificatif des dépenses. |
- | __Indiquez le nom du (futur) titulaire de la carte__ | ||
- | Personnalisez les paramètres de votre carte comme bon vous semble (rassurez-vous, | + | ==C. Attribution d' |
- | Ajustez vos limites de paiement | + | L' |
- | Choisissez l’adresse d’expédition (pour les cartes physiques) et découvrez votre date d' | + | A la demande du RS , Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket en sous tache du contrat du titulaire |
- | Entrez le code de confirmation reçu par SMS. | + | Le ticket devra comprendre : |
- | Votre carte est commandée. | + | * Le nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo) |
- | Bon à savoir : Si vous commandez une carte pour un autre membre, le processus reste le même mais il sera invité par e-mail | + | * Le plafond de la carte, |
- | La configuration du code PIN permet | + | Pas de validation, le ticket en sous tache passe en résolu. |
- | Vous commandez une carte X ? | + | Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l' |
- | Pour valider la commande de votre carte X, vous devez d’abord approvisionner votre compte Qonto par virement bancaire (depuis | + | 1.Création |
- | NB : Cela ne s’applique pas aux cartes One et Plus. | + | 2.Commande de la carte Mastercard physique ou virtuel |
- | Activation | + | Le compte du collaborateur sera approvisionné |
- | Les cartes virtuelles sont activées dès lors qu’elles sont créées et vous permettent de procéder | + | Comme pour le RS , grâce |
- | Les cartes physiques doivent être activées avant que vous puissiez les utiliser. Elles sont fabriquées et envoyées : | + | ==D. Gestion de la carte QONTO par le service RH == |
- | en courrier suivi pour les cartes One et Plus via le service DHL pour la carte X | + | Afin de maintenir à jour le fichier des renseignement généraux , chaque |
- | Bon à savoir : Le suivi postal est disponible 24h après | + | Le ticket devra avoir comme sujet Carte Qonto + [4 derniers chiffres |
+ | Ce ticket sera en sous tache du contrat de la personne a qui la carte a été attribuée. | ||
+ | Dans le descriptif du ticket sera renseigné: | ||
+ | * Le nom du Compte principal | ||
- | ==2.La gestion d' | + | * Le Numéro |
- | + | ||
- | Qonto permet une gestion d' | + | |
- | + | ||
- | Le rôle Titulaire (pour le rs) permet d' | + | |
- | + | ||
- | Le rôle Collaborateur limite l' | + | |
- | + | ||
- | Le rôle Comptable a été pensé pour répondre aux besoins de votre expert comptable ou conseiller financier externe. | + | |
- | Ce rôle ne permet pas de réaliser de paiements ou de gérer des cartes mais offre un accès en “lecture seule” à l' | + | |
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- | ==3. Attribution des cartes== | + | |
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- | A la demande du RS , Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket en sous tache du contrat du titulaire | + | |
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- | Le ticket devra comprendre : | + | |
- | + | ||
- | Nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo) | + | |
- | Plafond de la carte | + | |
- | + | ||
- | , et l' | + | |
- | + | ||
- | Pas de validation, le ticket en sous tache passe en résolu | + | |
- | Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l' | + | * Le Plafond |
- | Dès que la carte bancaire est mise à disposition pour le RS, le service RH complète le descriptif du ticket en sous tâche avec les informations de la carte bancaires n° xxxxx avec les 4 derniers chiffres, la validité de la carte , | + | * Le Numéro de portable rattaché |
- | Le ticket en sous tâche passe en dossier statique. | + | ====2. Traitement comptable des paiements==== |
- | Et une demande d' | + | ===2.1 Comptabilisation de la facture=== |
- | ===B. Gestion de la carte DELUBAC== | + | Le collaborateur crée le ticket redmine et assigne |
+ | Le comptable transfert le ticket dans le projet concerné avec en sujet la nomenclature suivante ANNEE FA - NUMERO DE TICKET FACTURE INTERNE - N° SOCIETE FACTUREE + SITE - NOM FOURNISSEUR + (SIREN) - OBJET - MONTANT TTC. | ||
- | ===C. Gestion et réapprovisionnement | + | Ce ticket doit etre en sous tache de son ticket parent ou lié à tout ticket qui permettrait de mieux suivre le dossier. Dans la description |
+ | Le comptable, après avoir vérifié le débit, selectionne le tracker " | ||
- | Chaque carte est lié à un compte, | + | Si l' |
- | Aussi le réapprovisionnement du compte lié à la carte ce fait chaque semaine sur la base des dépenses effectué , bien entendu la facture | + | La facture |
- | Exemple : j'ai dépensé 100 € pour des travaux dès transmission du justificatif du paiement au comptable | + | Puis le comptable |
- | Le réapprovisionnement des comptes QONTO est à la charge du service comptabilité société. | ||
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