Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:99-services-generaux:99-03-04-carte-quonto [2021/06/19 14:30] – stadi
+++ process:99-services-generaux:99-03-04-carte-quonto [2021/07/07 11:11] (Version actuelle) – splaissy
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-===== 99 03 04 - Mise à disposition d'une carte bancaire=====
+===== 99 03 04 01 - Carte bancaire=====
 Ce process fait partie des [[process:99-services-generaux:99-process-services-generaux|Process 99 - Services généraux]]
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 ====I. Objet de la procédure.====
-Ce process décrit les modalités de gestion de la carte bancaire QONTO.
+Ce process décrit les modalités de gestion de la carte bancaire.
 ====II. Process.====
-une carte bancaire est attribué à chaque RS.
+===1 Attribution et utilisation===
-Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire , pour les achats ponctuels de son service. Il devra fournir dans les meilleurs délais au service comptabilité société, les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat, factures au nom de la société affilié à la carte  etc…). La mise à disposition de la carte Achat est consentie uniquement pour un usage professionnel.
+Une carte bancaire est attribué à chaque RS.
+Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire, pour les achats ponctuels de son service. Il devra fournir dans les meilleurs délais au service comptabilité société, les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat, factures au nom de la société affilié à la carte  etc…). La mise à disposition de la carte Achat est consentie uniquement pour un usage professionnel.
 Le prêt de la carte à une personne étrangère de GROUPIMO n'est pas autorisé et constitue un motif de retrait immédiat de la carte.
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 L’employeur se réserve le droit de retirer la carte sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas.
-===A. Gestion de la carte QONTO===
+Par ailleurs sur demande du RS et après validation de la DG, une carte peut être attribuée à d'autres collaborateurs.
-QONTO offre la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés pour séparer vos postes de dépenses, vos activités, et allouer des budgets aux équipes.
-Cette solution est à privilégier pour les métier 651 (renovimo) et 652 (checkin)
+Cette solution est à privilégier pour les métier 651 (renovimo) et 652 (checkin) notamment pour l'approvisionnement des chantiers
-L'application Qonto permet de gérer vos dépenses, d'allouer vos budgets à vos équipes.
+==A. Gestion de la carte par le RS ==
-Chaque RS doit suivre son compte qonto.
+QONTO offre la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés , aussi un sous compte du compte principal sera crée pour le RS.
+Ce compte sera approvisionné de 500 €  et réapprovisionné dès présentation du justificatif d'une dépense.
+L'application Qonto permet de gérer les  dépenses,  aussi chaque RS doit suivre son compte et éviter d'engager des dépenses si il constate que le compte n'est pas suffisamment approvisionné.
-Toutefois chaque dépenses faite avec la carte bancaire doit avoir une justificatif comptable
+==B. La gestion des cartes par les comptables ==
+Qonto a pensé à un profil Comptable qui permet de répondre aux besoins du service comptable.
-==1. Comment obtenir une nouvelle carte rattaché aux comptes existants===
+Ce profil ne permet pas de réaliser de paiements mais offre un accès en “lecture seule” :
+  * à l'historique des transactions
-Avec votre compte Qonto, vous pouvez commander des cartes Mastercard physiques et virtuelles.
+  * aux justificatifs des transactions
-Seul le titulaire du compte ou les administrateurs (rs ou responsable back office) peuvent effectuer cette action.
+  * à la saisie de la TVA applicable,
-Une validation en deux étapes sera requise pour finaliser le processus.
+  * à la saisie des notes et catégoriser les opérations.
-Pour commander une carte, accédez à la section Cartes, cliquez sur le bouton Créer une carte situé en haut à droite de votre interface et laissez-vous guider :
+ainsi, chaque comptable société doit avoir accès au compte qonto de la société afin de pouvoir suivre les dépenses et réclamer immédiatement le justificatif des dépenses.
-Choisissez le type de carte, physique ou virtuelle, qui correspond à vos besoins
-__Indiquez le nom du (futur) titulaire de la carte__
+==C. Attribution d'une carte à un collaborateur ==
-Personnalisez les paramètres de votre carte comme bon vous semble (rassurez-vous, vous pouvez les modifier à tout moment)
+L'attribution d'une carte à un collaborateur autre que le RS est à favoriser pour les métier 651(renovimo) et 652(checkin) afin de fluidifier l'approvisionnement des chantiers.
-Ajustez vos limites de paiement et de retrait
+A la demande du RS , Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket en sous tache du contrat du titulaire de la carte  dans le [[https://redmine.groupimo.fr/projects/carte-qonto|Projet Carte QONTO]]
-Choisissez l’adresse d’expédition (pour les cartes physiques) et découvrez votre date d'estimation de livraison Définissez votre code PIN (retenez-le bien car il vous servira pour vos paiements en magasin et vos retraits au distributeur) puis confirmez la commande de la carte.
+Le ticket devra comprendre :
-Entrez le code de confirmation reçu par SMS.
+  * Le nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo)
-Votre carte est commandée.
+  * Le plafond de la carte, et l'assigne à la DG pour validation.
-Bon à savoir : Si vous commandez une carte pour un autre membre, le processus reste le même mais il sera invité par e-mail à définir lui-même son code secret à quatre chiffres.
+Pas de validation, le ticket en sous tache passe en résolu.
-La configuration du code PIN permet de finaliser la commande de la carte.
+Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l'administrateur du compte qonto, pour :
-Vous commandez une carte X ?
+.Création d'un nouveau sous compte
-Pour valider la commande de votre carte X, vous devez d’abord approvisionner votre compte Qonto par virement bancaire (depuis un autre compte dont vous êtes titulaire). Une fois reçue, vous pourrez alors utiliser votre carte X pour vos paiements en ligne ou en magasin et profiter de tous ses avantages et services.
+.Commande de la carte Mastercard physique ou virtuel .
-NB : Cela ne s’applique pas aux cartes One et Plus.
+Le compte du collaborateur sera approvisionné  d'un fond de réserve de  500 €, pour permettre l'approvisionnement des chantier en petite fourniture, toutefois des versements plus important pourront êtres effectué en préparation d'un chantier pour lequel un acompte aura été versé.
-Activation des cartes
+Comme pour le RS , grâce à l'application Qonto le collaborateur doit suivre son compte et éviter d'engager des dépenses si il constate que le compte n'est pas suffisamment approvisionné. Il s'agit de ne pas perdre de temps en magasin si le moyen de paiement ne va pas fonctionner...
-Les cartes virtuelles sont activées dès lors qu’elles sont créées et vous permettent de procéder à des achats en ligne.
+==D. Gestion de la carte QONTO par le service RH ==
-Les cartes physiques doivent être activées avant que vous puissiez les utiliser. Elles sont fabriquées et envoyées :
+Afin de maintenir à jour le fichier des renseignement généraux , chaque carte bancaire  mise à disposition , doit faire l'objet d'un ticket créer par  le service RH dans le projet [[https://redmine.groupimo.fr/issues/243817|Carte QONTO]]
-en courrier suivi pour les cartes One et Plus via le service DHL pour la carte X
+Le ticket devra avoir comme sujet Carte Qonto + [4 derniers chiffres de la carte]+ Nom du détenteur de la carte.
-Bon à savoir : Le suivi postal est disponible 24h après avoir initié la commande. Vous pouvez alors suivre le parcours de votre carte jusqu’à votre boîte aux lettres depuis la section Cartes de votre application.
+Ce ticket sera en sous tache du contrat de la personne a qui la carte a été attribuée.
+Dans le descriptif du ticket sera renseigné:
+  * Le nom du Compte principal
+  * Le Numéro de la carte
-==2.La gestion des cartes par les comptables ==
+  * Le Plafond  de la carte
-Qonto a pensé  à un profil Comptable qui permet de  répondre aux besoins du service comptable.
-Ce profil ne permet pas de réaliser de paiements mais offre un accès en “lecture seule” à:
-l'historique de des transactions
-les justificatifs des transaction
-la saisie de la TVA applicable,
-la saisie  des notes et catégoriser les opérations.
-ainsi , chaque comptable société doit avoir accès au compte qonto de la société afin de pouvoir suivre les dépenses et réclamer immédiatement le justificatif des dépenses
-==3. Attribution des cartes==
-A la demande du RS , Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket en sous tache du contrat du titulaire de la carte  dans le [[https://redmine.groupimo.fr/projects/carte-qonto|Projet Carte QONTO]]
-Le ticket devra comprendre :
-Nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo)
-Plafond de la carte
-, et l'assigne à la DG pour validation.
-Pas de validation, le ticket en sous tache passe en résolu
-Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l'administrateur du compte qonto, pour une commande de carte Mastercard physique, pour le RS.
+  * Le Numéro de portable rattaché à la carte
-Dès que la carte bancaire est mise à disposition pour le RS, le service RH complète le descriptif du ticket en sous tâche avec les informations de la carte bancaires n° xxxxx avec les 4 derniers chiffres, la validité de la carte ,
+====2. Traitement comptable des paiements====
-Le ticket en sous tâche passe en dossier statique.
+===2.1 Comptabilisation de la facture===
-Et une demande d'approvisionnement  du compte lié à la carte entre 500 et 1000 € est adressé au comptable société
+Le collaborateur crée le ticket redmine et assigne la comptabilité du paiement avec la facture et la référence du paiement (carte utilisée, date du débit, ...).
+Le comptable transfert le ticket dans le projet concerné avec en sujet la nomenclature suivante ANNEE FA - NUMERO DE TICKET FACTURE INTERNE - N° SOCIETE FACTUREE + SITE - NOM FOURNISSEUR + (SIREN) - OBJET - MONTANT TTC.
-===C. Gestion et réapprovisionnement du compte===
+Ce ticket doit etre en sous tache de son ticket parent ou lié à tout ticket qui permettrait de mieux suivre le dossier. Dans la description du ticket le cas échéant mettre les informations complémentaires.
+Le comptable, après avoir vérifié le débit, selectionne le tracker "facture" et le statut en "payée".
-Chaque carte est liée à un compte,
+Si l'opération est supérieure a 500€ la DG doit être informée par assignation de ticket.
-Aussi le réapprovisionnement du compte lié à la carte ce fait chaque semaine sur la base des dépenses effectué , bien entendu la facture lié  aux dépenses devra être communiqué.
+La facture est ensuite saisie dans le logiciel comptable.
-Exemple : j'ai dépensé 100 € pour des travaux dès transmission du justificatif du paiement au comptable société , ce même montant sera recrédité sur le compte
+Puis le comptable passe le ticket en résolu.
-Le réapprovisionnement des comptes QONTO est à la charge du service comptabilité société.
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