process:99-services-generaux:99-04-01-recolte-variables-edition-et-validation-bulletins
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process:99-services-generaux:99-04-01-recolte-variables-edition-et-validation-bulletins [2022/02/09 11:51] – cmariejoseph | process:99-services-generaux:99-04-01-recolte-variables-edition-et-validation-bulletins [2023/01/16 11:31] (Version actuelle) – cmj | ||
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- | Cette procédure décrit les modalités de prise en compte des éléments variables pour la paye du mois en cours ([[base_documentaire: | + | Cette procédure décrit les modalités de prise en compte des éléments variables pour la paye du mois en cours ([[base_documentaire: |
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Lorsque la DG a pris connaissance des éléments, si aucune remarque n'est apportée, le ticket est assigné au service RH pour prise en compte. | Lorsque la DG a pris connaissance des éléments, si aucune remarque n'est apportée, le ticket est assigné au service RH pour prise en compte. | ||
- | Toutes les éléments variables non validés ou incomplets seront pris en compte le mois suivant. | + | Toutes les éléments variables non validés ou incomplets, à la date limite, |
- | Pour les commissions des commerciaux, | + | Pour les commissions des commerciaux, |
Pour le calcul des commissions de tous les services, le RS doit se servir du sheet encaissements pour avoir le montant de la base et indique au service RH sur le ticket des variables du mois le montant des commissions à appliquer en paye pour les collaborateurs concernés. | Pour le calcul des commissions de tous les services, le RS doit se servir du sheet encaissements pour avoir le montant de la base et indique au service RH sur le ticket des variables du mois le montant des commissions à appliquer en paye pour les collaborateurs concernés. | ||
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====2. Saisie des éléments==== | ====2. Saisie des éléments==== | ||
- | Le service RH saisit l’ensemble des éléments reçus sur le tableau | + | Le service RH saisit l’ensemble des éléments reçus sur le tableau de transmission des variables le 10 du mois au plus tard (tout collaborateur recruté après cette date sera payé le mois suivant). |
Ce tableau est transmis au prestataire paye via le ticket redmine mensuel pour enregistrement dans le logiciel de paye. | Ce tableau est transmis au prestataire paye via le ticket redmine mensuel pour enregistrement dans le logiciel de paye. | ||
- | ====3. Contrôle | + | ====3. Contrôle, correction |
- | Une fois les éléments enregistrés dans le logiciel de paye, le prestataire édite un premier jet de bulletin qu’il retourne sur le ticket au service RH pour contrôle. A noter que les fichiers sont édités par société et non par service. Le prestataire fournit également les xls correspondant pour remplissage du tableau de masse salariale par le service RH. | + | Une fois les éléments enregistrés dans le logiciel de paye, le prestataire édite un premier jet de bulletin qu’il retourne sur le ticket au service RH pour contrôle |
A réception de ces éléments, le service RH: | A réception de ces éléments, le service RH: | ||
- | - remplit le tableau | + | - remplit le sheet 99- masse salariale disponible sur le drive |
- | - extrait les bulletins | + | - met le fichier de bulletins |
- | + | ||
- | - ouvre un ticket | + | |
- vérifie les bulletins et mentionne les corrections nécessaires dans le ticket | - vérifie les bulletins et mentionne les corrections nécessaires dans le ticket | ||
- | - indique en description de chaque ticket: le lien vers le sheet masse salariale, le montant des nets à payer, le montant de la provision pour charges, le montant de la provision prestataires, | + | Puis assigne |
- | + | ||
- | Puis assigne le RS correspondant. | + | |
Le RS: | Le RS: | ||
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- vérifie à son tour les bulletins et mentionne les corrections nécessaires dans le ticket | - vérifie à son tour les bulletins et mentionne les corrections nécessaires dans le ticket | ||
- | - prend connaissance des informations en description pour anticiper l' | + | - donne son visa. |
Aucun nouvel élément variable (c'est à dire arrivé après la date de remontée) ne sera traité à ce stade. | Aucun nouvel élément variable (c'est à dire arrivé après la date de remontée) ne sera traité à ce stade. | ||
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A la suite de ce double contrôle, le service RH indique les corrections sur le ticket de transmission et assigne le prestataire pour correction. | A la suite de ce double contrôle, le service RH indique les corrections sur le ticket de transmission et assigne le prestataire pour correction. | ||
- | Le prestataire renvoie les bulletins corrigés au service RH qui s’assure que les corrections ont bien été prises en compte. | + | Le prestataire renvoie les bulletins corrigés au service RH qui s’assure que les corrections ont bien été prises en compte |
====4. Validation des bulletins==== | ====4. Validation des bulletins==== | ||
+ | ===4.1 Validation finale par la DG=== | ||
- | ===4.1. Revue préalable masse salariale | + | Lorsque les bulletins sont validés |
- | Le service RH met le lien du tableau actualisé dans le ticket de revue DG masse salariale et effectue sur le ticket dédié une synthèse de la masse salariale du mois. | + | Il faut indiquer en description de chaque ticket: |
+ | |||
+ | - le comparatif entre le montant budgété du mois et le montant réel total | ||
+ | |||
+ | - le montant des nets à payer | ||
+ | |||
+ | - le montant de la provision pour charges | ||
+ | |||
+ | - le montant de la provision prestataires | ||
+ | |||
+ | - le lien vers le sheet masse salariale | ||
+ | |||
+ | - le lien vers le sheet RG. | ||
+ | |||
+ | Chaque ticket validation doit être en sous-tâche | ||
+ | |||
+ | Chaque ticket validation doit être lié respectivement à son ticket variables, pour vérifier que les bulletins aient bien été visés par le RS, et au ticket | ||
+ | |||
+ | Puis la DG est assignée pour validation finale. | ||
+ | |||
+ | Lorsque les tickets sont validés ils sont mis en dossier statique en attendant passage des virements selon le process [[process: | ||
+ | |||
+ | ===4.2. Ticket synthèse masse salariale pour la DG=== | ||
+ | |||
+ | Le service RH effectue sur le ticket dédié une synthèse de la masse salariale du mois. | ||
Les écarts entre le budget et la dépense réelle sont analysés pour chaque site/ | Les écarts entre le budget et la dépense réelle sont analysés pour chaque site/ | ||
Le ticket est assigné à la direction générale pour discussion. | Le ticket est assigné à la direction générale pour discussion. | ||
+ | |||
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+ | |||
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- | ===4.2. Validation par les RS=== | ||
- | Dans chaque ticket de validation, le service RH met à jour les bulletins corrigés et assigne le RS pour visa. | ||
- | Une fois validé par le RS, le ticket est assigné à la DG pour validation finale. | ||
- | En cas de dépassement de budget, et pour ne pas bloquer la validation des payes, le service rh ouvre un ticket pour que la Dg obtienne des explications du RS et/ou du service RH et décide des dispositions à appliquer. | ||
- | ===4.2 Validation finale par la DG=== | ||
- | Les tickets validés par le RS puis la DG sont mis en dossier statique en attendant passage des virements selon le process [[process: | ||
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process/99-services-generaux/99-04-01-recolte-variables-edition-et-validation-bulletins.1644421900.txt.gz · Dernière modification : 2022/02/09 11:51 de cmariejoseph