Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:99-services-generaux:99-05-06-03-gestion-intrants-numerisation-courriers [2023/11/07 09:53] – [6. Visualisation du courrier sur Drive.] splaissy
+++ process:99-services-generaux:99-05-06-03-gestion-intrants-numerisation-courriers [2024/07/22 08:28] (Version actuelle) – cmj
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 Ce process décrit la procédure de traitement et de digitalisation du courrier papier.
-Ce process s'applique à tous les métiers.
+Ce process s'applique à tous les métiers et s'applique de manière quotidienne.
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 Les courriers physiques arrivent par la Poste ou sont déposés dans les boites aux lettres, ATTENTION AUX ETIQUETTES SUR LES BOITES AUX LETTRES elles doivent être précises et comprendre TOUTES les entités présentes.
-Le responsable de site missione un collaborateur pour récupérer le courrier (en général la personne chargée de l'accueil).
+Le responsable de site missionne un collaborateur pour récupérer le courrier (en général la personne chargée de l'accueil).
+Les courriers peuvent aussi physiquement être remis aux collaborateurs directement. Dans ce cas, ils doivent aussi être scannés selon ce process.
 ==== 2. Ouverture du courrier. ====
-Le courrier doit être trié par sites et services.
+Le courrier doit être trié par [[process:99-services-generaux:99-01-04-02-nomenclature-codes-metiers-sites|sites et services (cf matricule)]].
-Les retours de courrier en recommandé ne doivent pas être ouverts.
+Les retours de courrier en recommandé ne doivent pas être ouverts. Le reste du courrier doit être ouvert et tamponné avec la date. Conserver les enveloppes recommandés et les avis AR. Jeter les enveloppes simples. Remettre les chèques directement au service comptabilité.
-Le reste du courrier doit être ouvert et tamponné avec la date.
-Conserver les enveloppes recommandés et les avis AR.
-Jeter les enveloppes simples.
-Remettre les chèques directement au service comptabilité.
 ==== 3. Numérisation du courrier. ====
-Tout le courrier reçu doit être numérisé par sites et services.
+Chaque courrier doit être scanné vers les adresses suivantes en fonction du service concerné.
-Il est possible de nommer et diviser les documents directement depuis le copieur
-Au préalable, classer les courriers par type et expéditeur.
-Etapes :
-- Se connecter au copieur
-- Choisir le destinataire
-- Nommer le document via l'option nom de fichier selon la nomenclature suivante :
-Type de correspondance - Expéditeur - Client
-Ex : FACTURE - EDF - SDC CHARMEUSE
-- et changer l'objet de l'email en mettant le nom du document.
-Il est également possible d'envoyer tous les fichiers scanner vers un pc afin de les renommer, avant de les stocker dans le drive par site et service.
-- Choisir les fonctions suivantes lorsque c'est nécessaire :
-- Recto/Verso
-- Format de page : pour choisir le format de la page scannée sur la vitre
-- Numérisation continue : pour numériser plusieurs documents séparément sans avoir à se reconnecter
-- Séparation de fichiers : le document sera séparé selon le nombre de pages indiqués.
-- Sauter pages blanches
-==== 4. Stockage. ====
-Le courrier est stocké sur le google drive de chaque site et service dans le dossier courrier entrant.
-Etapes :
-- Créer un dossier à la date du jour dans le dossier de la société concernée. Ex : 06/10/2021.
-- Déplacer le courrier scanné dans le dossier
-Lorsque vous recevez un document par email, vous pouvez directement le déplacer dans un Google Drive
-Cliquer sur ajouter au Drive
-{{:process:99-services-generaux:capture_d-ecran_1.png?400|}}
-Ensuite cliquer sur "organiser" pour déplacer le document dans le bon dossier
-{{:process:99-services-generaux:capture_d-ecran_2.png?400|}}
+Sur le Scan d'A16 les boutons d'envoi ont été préprogrammés, il faut donc entrer dans la section "envoyer" et choisir sur le clavier le nom de l'entité (site et service) concernée, à savoir :
+- AADIAGS
+- AXESSLOC
+- COMAPHI
+- FONTENOY
+- PATRIMOINE
+- SYNDICMQ
+- COMPTASOCIETE
+- JURIDIQUE
+- RH
-==== 5. Traitement du courrier par le service courrier. ====
+Les courriers ainsi scannés vont automatiquement générer un ticket redmine dans le projet espace client correspondant au service selon l'arborescence validée ci-dessous:
-Une fois que le service courrier à scanné l'ensemble des documents et classé par service et par jour, il procède à la création des tickets du courrier sur redmine
-===5.1- Transformation du courrier en ticket redmine. ===
+==== 25 - #MartiniqueSyndic groupimosyndic ====
-Il faut cliquer sur le courrier et utiliser l'option partage
+Email destinataire: SYNDICMQ (syndicmq@groupimo.com)
-{{:process:99-services-generaux:capture_d-ecran_3.png?400|}}
+Répertoire Drive: ENTRANT A16 #Martinique Syndic Front
-Partager le courrier avec redticket@groupimo.com
+[[https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli25|Espace client #MARTINIQUESYNDIC]]
-{{:process:99-services-generaux:capture_d-ecran_4.png?400|}}
+==== 60 - Aadiags expertim renovimo ====
-Un ticket sera créé automatiquement sous 5 minutes avec le lien du courrier sur le Drive.
+Email destinataire: AADIAGS (aadiags@groupimo.com)
-A noter : pour ce faire, un utilisateur a été créé sur redmine Email Google Drive
+Répertoire Drive: ENTRANT A16 AADIAGS  FRONT
-===5.2- Transfert du ticket dans le projet espace client du service concerné et assignation du courrier au RS ou au collaborateur que le RS aura délégué pour le traitement du courrier (dispatcher les tickets entre les membres du service). ===
+[[https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli30|Espace client FRONT]]
-Tous les services n'ont pas d'espace client pour la création de ticket automatique pour le partage. Les courriers sont donc traités directement via le ticket du drive.
+==== 30 - locataires groupimo gestion groupimo patrimoine lesage mig plisson gestion ====
-A noter : les courriers importants doivent être assignés à la DG. Liste non exhaustive : résiliation de mandat, mise en concurrence, etc.
+Email destinataire: AXESSLOC (axesslocation@groupimo.com)
+Répertoire Drive: ENTRANT A16 AXESS LOCATION FRONT
-===5.3- L'opération est à répéter pour chaque courrier. ===
+[[https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli300|Espace client AXESS LOCATION]]
-A noter : Les AR "feuillet roses" ne feront pas l'objet de création de ticket, il seront stockés dans le drive du service et restent accessibles (via le lien du drive).
+==== 50 - comaphi assurances ====
-==== 6. Visualisation du courrier sur Drive. ====
+Email destinataire: COMAPHI (comaphi@groupimo.com)
-Pour visualiser le courrier, il faut cliquer sur le lien dans le ticket.
+Répertoire Drive: ENTRANT A16 COMAPHI 03
-Il y a également un ticket courrier par sites et services :
+[[https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli30|Espace client FRONT]]
-- #264392 COURRIER A16 #MARTINIQUE SYNDIC
+==== 20 - propriétaires groupimo gestion groupimo patrimoine lesage mig plisson gestion ====
-- #264393 COURRIER A16 ADMINIMO
+Email destinataire: PATRIMOINE (patrimoine@groupimo.com)
-- #307034 COURRIER A16 AXESS LOCATIONS
+Répertoire Drive: ENTRANT A16 GROUPIMO PATRIMOINE FRONT
-- #264390 COURRIER A16 COMAPHI 03
+[[https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli20|Espace client Groupimo Patrimoine]]
-- #264406 COURRIER A16 COMPTA MANDANT 20
+==== 25 - Fontenoy MartiniqueSyndic ====
-- #264407 COURRIER A16 COMPTA MANDANT 25
+Email destinataire: FONTENOY (fontenoy@groupimo.com)
-- #286173 COURRIER A16 CONTENTIEUX MANDANTS 2
+Répertoire Drive: ENTRANT A22 FONTENOY 17 FRONT
-- #358962 COURRIER A16 GROUPIMO ENTREPRISE FRONT
+[[https://redmine.groupimo.fr/projects/espace-client-fontenoy-immobilier-martinique|Espace client #MartiniqueSyndic (Fontenoy)]]
-- #264391 COURRIER A16 GROUPIMO PATRIMOINE FRONT
+==== 99 - Services généraux : Rh juridique comptabilité ====
-- #342155 COURRIER A16 MARCHE DE L'IMMO
+Email destinataire: JURIDIQUE (juridique@groupimo.com) RH (rh@groupimo.com) ou COMPTASOCIETE (comptasociete@groupimo.com)
-- #264403 COURRIER A16 SERVICES GENERAUX 99
+Répertoire Drive: ENTRANT A16 SERVICE GENERAUX
-- #264396 COURRIER A16 SUPIMO 09
+[[https://redmine.groupimo.fr/projects/demenagement/issues|A16 Services Généraux (Espace Client Sces Généraux) (Assignation : DG)]]
-<del>- #264398 COURRIER A20 LA BAIE 652 CHECKINBOX</del>
+==== 4. Traitement du courrier par le service courrier. ====
-<del>- #264394 COURRIER A22 65</del>
+Tous les tickets sont traités dans un délai raisonnable par les services destinataires.
-<del>- #264397 COURRIER A22 CHECK'IN 652</del>
-<del>- #264400 COURRIER A22 EXPERT'IM 04</del>
+==== 5. Originaux et documents hors circuit la poste. ====
-- #264401 COURRIER A22 FONTENOY 17
-- #358963 COURRIER D02 SAINT LAURENT 07
+==== 5-1. Originaux des courriers scannés. ====
-Le lien du drive contenant la totalité du courrier est accessible sur chaque ticket par sites et services et classés par date.
+Les originaux sont détruits sauf indication contraire du responsable de service concerné ou documents officiels (juridique, contentieux, rh,...). Dans ces derniers cas, ils sont stockés dans des cartons "scan" le temps durée de conservation légale.
-Il existe également une option de recherche sur Drive qui permet de retrouver les courriers par mots clés.
+==== 5-2. Documents hors circuit la poste. ====
-Pour une lecture plus rapide du courrier optez pour un affichage en mode grille : https://formation.acerfi.net/mod/book/view.php?id=4008
+Les documents qui n'arrivent pas par le circuit classique de la poste, ainsi que ceux déposés dans les banettes services généraux sur A16, sont traités une fois par jour, conformément à ce même process intrants. Les RS concernés donnent ensuite instructions pour classement/destruction des originaux le cas échéant.
-==== 7. Distribution du courrier. ====
-Tous les originaux sont transmis aux RS.
-Ils seront détruits une fois que le ticket correspondant à chacun est traité.