Ce process fait partie des process services généraux

Volume 99 05 – Uximo (ex Matriximo)

Cette procédure décrit la marche à suivre pour l'utilisation de l'application whereby.com. Cela permet d'organiser des visio conférences jusqu'à 50 personnes en même temps et de les enregistrer. Whereby permet aussi de créer des salons privés et individuels.

whereby.com est un logiciel de téléphonie qui permet de communiquer par le biais d’Internet.

Merci d’utiliser le plus fréquemment possible ce mode de communication lorsque vous souhaitez communiquer en visioconférence avec un ou plusieurs interlocuteurs distants.

La communication est gratuite.

ATTENTION LE NAVIGATEUR CHROME EST LE SEUL A DONNER UNE GARANTIE D'ACCES, MERCI DE N'UTILISER QUE CHROME

L'application Whereby est aussi disponible sur smartphone :
Son utilisation nécessite d'être connecté à votre compte Whereby
Google Play : https://play.google.com/store/apps/details?id=appear.in.app&hl=fr_CA
App Store : https://apps.apple.com/us/app/whereby-video-meetings/id878583078

Vous pouvez soit l'utiliser dans le cadre du contrat Groupimo (2 et suivants ci dessous), soit en individuel directement (3 et suivants ci dessous).

L'organisateur de la réunion doit tout d'abord choisir parmi une des 3 salles disponibles.

Vous devez choisir la salle de conférence à laquelle vous souhaitez accéder.

En fonction de votre choix, vos utilisateurs pourront vous rejoindre le biais du lien vers votre salle :

https://groupimo.whereby.com/syndic

https://groupimo.whereby.com/gestion

https://groupimo.whereby.com/dg

https://groupimo.whereby.com/labaie

https://groupimo.whereby.com/supimo

https://groupimo.whereby.com/rh

https://groupimo.whereby.com/compta

https://groupimo.whereby.com/front

https://groupimo.whereby.com/fontenoy

Après votre choix, diffuser aux participants l'adresse de la salle pour qu'ils la copient dans la barre d'adresse de leur navigateur pour rejoindre la réunion, et/ou demander leur de suivre les instructions du 2.2

ATTENTION LE NAVIGATEUR CHROME EST LE SEUL A DONNER UNE GARANTIE D'ACCES, MERCI DE N'UTILISER QUE CHROME

Il suffit de taper (ou copier coller le lien envoyé par l'organisateur) dans la barre de navigation l'adresse de la salle a rejoindre :

https://groupimo.whereby.com/syndic

https://groupimo.whereby.com/gestion

https://groupimo.whereby.com/dg

https://groupimo.whereby.com/labaie

https://groupimo.whereby.com/supimo

https://groupimo.whereby.com/rh

https://groupimo.whereby.com/compta

https://groupimo.whereby.com/front

https://groupimo.whereby.com/fontenoy

Les utilisateurs doivent donner l'autorisation à Google Chrome d'accéder à leur microphone/caméra. L'icône caméra dans la barre d'adresse permet de s'en assurer :

Le menu inférieur comporte 6 boutons :

Ce bouton vous permet de partager l'affichage de votre ordinateur avec les participants. Vous pourrez choisir de partager tout votre écran, ou juste une fenêtre, ou juste un onglet de votre navigateur :

Ces boutons permettent d'activer/désactiver votre micro et/ou votre caméra. Vous pouvez les couper et les réactiver à n'importe quel moment.

Accéder au chat

Quitter

https://whereby.com/user/login

Saisir l'adresse email du compte (appear@groupimo.com)

Un code vous sera envoyé à cette adresse :

L'utilisateur qui se connecte dans le but d'enregistrer une session doit se connecter avec appear972@gmail.com et doit suivre la procédure suivante:

Cliquer sur le bouton “Recording”. Une fenêtre semblable à celle du partage d'écran apparaîtra. Vous devez sélectionner l'onglet indiqué “SELECT THIS” puis cliquez sur Partager. Votre session whereby.com est maintenant en cours d'enregistrement.

- Pensez à prévenir vos auditeurs qu'ils seront enregistrés

- Un message apparaîtra sur l'écran de chaque personne connectée leur indiquant qu'un enregistrement a démarré

Voir le processus de connexion au compte dans le point précédant.

Avec le petit cadenas en haut a gauche, vous pouvez laisser la salle en accès libre (cadenas ouvert) ou la fermer (cadenas fermé). Cette dernière fonctionnalité permet a l'organisateur de la réunion de contrôler les accès, les autoriser, ou les refuser.

A noter qu'un utilisateur qui ne fait que participer peut juste accéder à l'adresse de la salle (sans email ni connexion)

Enfin, il convient de ne pas utiliser le navigateur firefox.

Dans tous les cas, votre interlocuteur groupimo, votre responsable hiérarchique, ou les équipes informatique et webdev sont à votre disposition pour vous assister.

Whereby est un logiciel gratuit. Vous pouvez donc l'utiliser pour organiser, en dehors du contrat Groupimo, une séance de travail de visioconférence.

Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre, en tapant directement dans la barre d'adresse de votre navigateur, sur la page whereby.com suivie du nom que vous voulez donner au salon.

Exemple : whereby.com/dupont

Vous serez alors invité a créer un compte avec votre adresse email, et pourrez profiter des fonctions basiques de whereby.

Pour que l'assemblée générale ce passe dans les meilleurs conditions ils convient de paramétrer le salon whereby convenablement

Pour ce faire cliquer sur le cadenas en haut à gauche de votre page web

En plus de pouvoir filtrer les personnes étrangères à la réunion , cela permettra de donner le temps aux co-propritétaires de signer la feuille de présence électronique avant d'assister à la réunion

En effet, les co-propriétaires devront demander la permission d'accéder à salle aussi avant d'autoriser l'accès demander que la feuille de présence soit signé.

Pour plus d'info sur la fonction de verrouillage de la sale se reporter au site whereby :

https://whereby.helpscoutdocs.com/article/464-lock-knock

Pour éviter les prises de paroles intempestive , dès l'arrivé des premiers co-propriétaires il conviendra de désactiver tous les micros

Pour ce faire cliquer sur personne dans le menu en bas de la page web puis, cliquer sur les 3 petits point dans en haut à droit de l'écran et enfin désactiver tous les micros

Cette manipulation peut également être faite pour les caméras dans l'éventualité ou le débit du réseau serait trop faible pour supporter voix et images

Chaque co-propriétaire devra manifester dans le chat , sa demande de prise de parole, soit par les émoticônes prévu à cet effet ou en manifestant sa demande par écrit

Afin de distribuer la parole, il convient d'activer le micro du co-propriétaire dans le menu relatif aux personnes, puis le désactiver une fois que la prise parole est terminée.

Avant que chaque co-propriétaire accède à la réunion , il convient de l'informer que la réunion est enregistré afin de pouvoir prouver la présence d'un co-propriétaire lors des votes

Pour ce faire il suffit de cliquer sur le bouton sauver du menu de whereby

A la fin de la réunion penser à bien sauvegarde la vidéo!

NB: Au déla de 10 participants il est fortement conseillé de tenir la réunion en binome, une personne pour animer les débats et une autre pour gérer le salon.

Avant que le co-propriétaire n'accès au salon le message suivant lui sera communiqué :

“Bonjour,

Bienvenu sur le salon whereby réservé à votre réunion.

Afin que la réunion se déroule dans les meilleurs conditions nous vous demandons de respecter les règles suivantes:

1.Maintenir votre micro fermé et n'intervenir que si vous y êtes invités

2.Utiliser le chat pour demander la parole ,à l'aide de l'émoticônes mains levés

3.Après avoir pris la parole , couper à nouveau votre micro.

4.Renseigner votre nom et prénom et non pas un allias

Afin de certifier le résultat des votes , nous vous informons que la réunion est enregistrée

Pour finir , avant d'accéder à la réunion nous vous demandons de bien vouloir nous communiquer votre adresse mail afin de vous faire parvenir la feuille de présence électronique

A réception de votre signature nous vous donnerons accès.”

Whereby s'interface avec Google Docs pour gérer l'édition de document à plusieurs.

Pour ce faire

a. Commencez par survoler l'icône Partager

b. Cela ouvre un menu dans lequel vous pouvez sélectionner google drive , afin d'accéder au document que vous souhaitez partager.

Avec l'intégration de Google Drive, vous pouvez afficher une vue interactive en direct de n'importe quel document dans vos dossiers Drive (feuilles, documents, diapositives, etc.). Tout le monde dans la salle peut éditer et apporter des modifications en temps réel)

Noter Pour que l'intégration de Google Drive fonctionne, toutes les personnes présentes dans la salle doivent disposer des autorisations de partage du document et être connectées à un compte Google

En tant que meilleure pratique, nous recommandons généralement de copier le lien de partage afin que toute personne disposant du lien y ait automatiquement accès.

Ou que le document partagé ait été créer sur le compte appear@groupimo.com