process:copropriete:25-05-10-le-registre-des-coproprietes
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process:copropriete:25-05-10-le-registre-des-coproprietes [2019/12/23 15:13] – [V .La fiche synthétique] stadi | process:copropriete:25-05-10-le-registre-des-coproprietes [2020/01/07 12:10] (Version actuelle) – supprimée stadi | ||
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- | ===== 25 05 10 - Le Registre des copropriétés ===== | ||
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- | Ce process fait partie des 25 - Process copropriété | ||
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- | Volume 25 05 - Suivi de dossier de copropriete administratif (back office) | ||
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- | ===== I. Objet de la procédure.===== | ||
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- | Cette procédure décrit les modalités d' | ||
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- | Sont concernés par cette procédure : | ||
- | |||
- | • Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965. | ||
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- | ===== II. Process. ===== | ||
- | |||
- | |||
- | Afin de faciliter la connaissance des pouvoirs publics sur l' | ||
- | |||
- | [[https:// | ||
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- | **A noter , la loi prévoit que les formalités sont entièrement dématérialisées.** | ||
- | |||
- | |||
- | ====III .L' | ||
- | |||
- | Les copropriétés ont l' | ||
- | |||
- | • Plus de 200 lots principaux (lots à usage d’habitation ou de local commercial) doit être faite avant le 31/12/2016. | ||
- | • Pour les copropriétés de plus de 50 lots, l’immatriculation doit être réalisée avant le 31/12/2017. | ||
- | • Pour toutes les copropriétés, | ||
- | Par la suite, une actualisation annuelle doit être effectuée (une actualisation par an, après répartition des charges). | ||
- | |||
- | **IMPORTANT!** | ||
- | |||
- | **En l' | ||
- | |||
- | **• l' | ||
- | **• n' | ||
- | **• ou toute personne ayant un intérêt.** | ||
- | |||
- | **Si le syndic n' | ||
- | |||
- | === a. Avant de commencer === | ||
- | |||
- | 1. Définir un profil de Télé déclarant | ||
- | |||
- | L’utilisation de la fonctionnalité de registre des copropriétés par web service nécessite une inscription sur le site : [[https:// | ||
- | |||
- | Après inscription, | ||
- | |||
- | 2. Obtenir un Certificat RGS de Télé déclarant | ||
- | |||
- | L’utilisation de la fonctionnalité de registre des copropriétés par web service, nécessite l’achat d’un certificat RGS ,il s’agit d’un support électronique permettant de prouver votre identité dans un cadre légal et professionnel. | ||
- | |||
- | L’acquisition de ce certificat d’authentification serveur peut être réalisée auprès d’un prestataire habilité à délivrer des certificats au minimum RGS 1*. | ||
- | |||
- | Ce certificat vous est délivré par le prestataire sous la forme d’un fichier informatique avec une extension .pfx ou .pem | ||
- | |||
- | |||
- | === b. Mise à jours des informations sur log'in === | ||
- | |||
- | Avant de faire l’export vers le registre, vous devez obligatoirement remplir certains champs dans log' | ||
- | |||
- | == la Fiche Immeuble == | ||
- | |||
- | • L' | ||
- | |||
- | • L' | ||
- | |||
- | • Date de prise de mandat | ||
- | |||
- | • Date de la dernière AG | ||
- | |||
- | |||
- | == la Fiches Juridiques et Administrative de l' | ||
- | |||
- | • La date de fin du contrat | ||
- | |||
- | • Le numéro de siret (si la copropriété en possède un) | ||
- | SIRET de la copropriété, | ||
- | Pour votre information, | ||
- | |||
- | • Le document justifiant de votre mandat (contrat ou procès verbal d'ag vous désignant) | ||
- | Vous devez spécifier le type, c’est-à-dire comment vous souhaitez justifier de votre mandat de syndic de copropriété auprès du registre de copropriété. Soit par un contrat de syndic, soit par le dernier PV d’AG, soit par une ordonnance de nomination d’un juge. | ||
- | Concernant le document Justificatif, | ||
- | |||
- | • Adresse IGN : | ||
- | Cette adresse sera prise par défaut. Si celle-ci est laissée vide, ce sera alors l’adresse de l’immeuble (sauf si lors de l’export vous choisissez de ne tenir compte que de l’adresse IGN. Voir plus bas le choix de ce critère). | ||
- | |||
- | • La référence cadastral de la copropriété ainsi que le code insee de la commune ou ce situe l' | ||
- | |||
- | Se rendre sur le site [[https:// | ||
- | |||
- | |||
- | • Indiquer si il s'agit d'un syndicat principal, secondaire ou coopératif | ||
- | |||
- | • Le rattachement à une ASL | ||
- | |||
- | |||
- | **A noter** | ||
- | |||
- | Le champ No d’Immatriculation doit rester vide lors du premier export. | ||
- | |||
- | C’est lors de cet export, qu’il sera renseigné automatiquement par le logiciel. | ||
- | |||
- | == Fiches Juridiques et Administrative de l' | ||
- | |||
- | • La date de construction de la copropriété | ||
- | |||
- | == Dans la Fiches Juridiques et Administrative de l' | ||
- | |||
- | • La date du règlement de copropriété | ||
- | |||
- | == Dans la Fiches Juridiques et Administrative de l' | ||
- | |||
- | • Nom et prénom des employés | ||
- | |||
- | **A noter** | ||
- | |||
- | Pour déceler la présence d’employés, | ||
- | D’autres champs sont testés, comme le nom du « concierge/ | ||
- | |||
- | == Dans la Fiches Juridiques et Administrative de l' | ||
- | |||
- | |||
- | • Informations relatives au chauffage: | ||
- | |||
- | L’énergie utilisé (gaz , electrique ...) | ||
- | |||
- | Le type ( individuel, collective ou mixte) | ||
- | |||
- | Chaufferie collective à garder sur autre , sauf si Urbaine ou en collectivité | ||
- | |||
- | |||
- | == Dans la Fiches Juridiques et Administrative de l' | ||
- | |||
- | |||
- | • Le nombre d' | ||
- | |||
- | |||
- | == Mise a jour du type d' | ||
- | |||
- | Les types d’usage (habitation, | ||
- | Vous avez, bien sûr, la possibilité de modifier cette affectation. | ||
- | Pour cela, aller au menu général en « Divers », « Paramètres MICROLOG » puis « Paramètres zones ». | ||
- | Positionnez-vous sur la table « BIE ». A partir de là, vous pouvez modifier et/ou affecter les types d’usage à chacune des natures de bien en conséquence et si besoin. | ||
- | |||
- | |||
- | === c . L' | ||
- | |||
- | == Environnement Log'in == | ||
- | |||
- | C’est à partir de l’onglet « Traitements », lors de l’entrée dans le menu principal, que vous pouvez lancer l’export vers le registre des copropriétés. | ||
- | |||
- | **A noter : Cet export s’effectue par bureau Login, cependant vous devrez sélectionner le cabinet concerné , si vous avez plusieurs cabinet de syndic** | ||
- | |||
- | |||
- | Une fois cela fait, un premier critère vous permet de n’extraire que les immeubles ayant un nombre minimum de lots. | ||
- | Exemple, au 01/01/2017 vous avez obligation d’exporter les immeubles constitués d’au moins 200 lots. | ||
- | |||
- | Le 2ième critère ne sert à exporter que l’adresse IGN des copropriétés. Si cette adresse IGN est non renseignée, | ||
- | |||
- | A la validation, le programme va donc collecter les données de chaque immeuble sur le ou les dossiers syndic du bureau sur lequel vous vous trouvez. | ||
- | |||
- | A ce niveau-là, certains tests sont déjà effectués, tests qui peuvent s’avérer bloquants pour l’export. | ||
- | Un petit document s’ouvre à l’écran pour vous spécifier par immeuble le problème rencontré. | ||
- | |||
- | Corriger alors le ou les problèmes et relancez. | ||
- | |||
- | **A noter** | ||
- | Les immeubles possédant une date perte de mandat ou étant désactivés ne seront pas exportés | ||
- | |||
- | |||
- | == Environnement Registradis == | ||
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- | Une fois les données collectées depuis Login et les premiers contrôles passés, vous arrivez dans un nouveau logiciel, il s'agit de **REGISTRADIS** | ||
- | |||
- | Lors de l’ouverture de la fonctionnalité, | ||
- | Si votre certificat nécessite un mot de passe pour son ouverture par l’application, | ||
- | |||
- | Une fois ce paramétrage effectuer, vous pourrez accéder à diverses informations sur vos immeubles. Vous avez encore la possibilité de faire des choix, des paramétrages, | ||
- | |||
- | • La zone de recherche | ||
- | |||
- | La zone de recherche vous permet de filtrer la liste des copropriétés en fonction de leurs nombres de lots (en comptant uniquement les lots à usage d’habitation et les locaux commerciaux), | ||
- | |||
- | • Vérification de la saisie | ||
- | |||
- | Si un élément est manquant, la copropriété ne peut pas être activée, un triangle rouge apparait pour vous informer des éléments manquants. | ||
- | |||
- | • Détail des éléments transmis | ||
- | |||
- | La fenêtre de détail des éléments transmis permet pour chaque élément de visualiser ce qui sera transmis au registre des copropriétés. | ||
- | Il est également possible de modifier un élément. (Attention la modification effectuée devra être reporté dans login syndic) | ||
- | Le prochain type d’envoi est par défaut déterminé de manière automatique, | ||
- | |||
- | |||
- | Si tout est ok pour vous, lancez l’export en cliquant sur le bouton « Envoyer » en bas à droite de l’écran. | ||
- | |||
- | |||
- | == En cas d' | ||
- | |||
- | En cas d’erreur d’enregistrement sur une copropriété, | ||
- | |||
- | Il est possible d’apporter les corrections directeur sur **REGISTREADIS** pour ensuite renvoyer les copropriétés en erreur en cliquant sur le bouton " | ||
- | |||
- | (Les corrections réalisées devront être reporté manuellement dans login) | ||
- | |||
- | ==Enregistrement Réussi == | ||
- | |||
- | Après enregistrement de votre copropriété, | ||
- | |||
- | Le numéro d’immatriculation de la copropriété est visible en première page de l' | ||
- | |||
- | Le logiciel conserve un historique de tous les envois faits au registre des copropriétés pour chacune des copropriétés. | ||
- | |||
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- | ====IV .La Mise à jour annuelle ==== | ||
- | |||
- | Chaque année, le syndic doit actualiser les informations détenues dans le registre. | ||
- | |||
- | **La mise à jour des données financières doit être faite dans les 2 mois suivant la tenue de l' | ||
- | |||
- | Si le contenu d' | ||
- | |||
- | Mise à jour pour événements particuliers | ||
- | |||
- | Les événements conduisant à la disparition du syndicat de copropriétaires doivent également être actualisés. Exemples : | ||
- | |||
- | division entraînant création de syndicats séparés, | ||
- | expropriation pour cause d' | ||
- | |||
- | Afin d' | ||
- | |||
- | Cet export sera fait une fois que les informations ci-dessous auront été mise à jour par le gestionnaire à [[process: | ||
- | |||
- | • Date de prise de mandat | ||
- | |||
- | • Date de la dernière AG | ||
- | |||
- | • La date de fin du contrat | ||
- | |||
- | • Le numéro du contrat | ||
- | |||
- | • Le document justifiant de votre mandat (contrat ou procès verbal d'ag vous désignant) | ||
- | |||
- | ====V .La fiche synthétique ==== | ||
- | |||
- | Le syndic est tenu de réaliser une fiche synthétique de la copropriété regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété. | ||
- | |||
- | À compter du 31 décembre 2018, cette fiche est obligatoire dans toutes les copropriétés quel que soit le nombre de lots. | ||
- | |||
- | ===a.Le contenu=== | ||
- | |||
- | La fiche synthétique doit impérativement mentionner certaines informations. | ||
- | Identification de la copropriété, | ||
- | |||
- | La fiche synthétique doit mentionner : | ||
- | |||
- | le nom d' | ||
- | l' | ||
- | le numéro d' | ||
- | la date d' | ||
- | le nom, prénom et adresse du représentant légal de la copropriété (syndic ou administrateur provisoire) et le numéro identifiant d' | ||
- | le cadre d' | ||
- | |||
- | Organisation juridique de la copropriété | ||
- | |||
- | La fiche synthétique doit mentionner : | ||
- | |||
- | la nature du syndicat (principal/ | ||
- | s'il s'agit d'un syndicat secondaire, numéro d' | ||
- | |||
- | Caractéristiques techniques de la copropriété | ||
- | |||
- | La fiche synthétique doit mentionner : | ||
- | |||
- | le nombre total de lots inscrits dans le règlement de copropriété, | ||
- | le nombre total de lots à usage d' | ||
- | le nombre de bâtiments, | ||
- | la période de construction des bâtiments. | ||
- | |||
- | Équipements de la copropriété | ||
- | |||
- | La fiche synthétique doit mentionner : | ||
- | |||
- | le type de chauffage et, pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain le type d' | ||
- | le nombre d' | ||
- | |||
- | Caractéristiques financières de la copropriété | ||
- | |||
- | En cas de 1er exercice comptable (comptes non encore approuvés en assemblée générale) | ||
- | |||
- | La fiche synthétique doit mentionner les dates de début et de fin de l' | ||
- | |||
- | En cas d' | ||
- | |||
- | |||
- | |||
- | La fiche synthétique doit mentionner : | ||
- | |||
- | les dates de début et de fin de l' | ||
- | le montant des charges pour opérations courantes, | ||
- | le montant des charges pour travaux et opérations exceptionnelles, | ||
- | le montant des dettes fournisseurs, | ||
- | le montant des impayés, | ||
- | le montant du fonds de travaux, | ||
- | le nombre de copropriétaires débiteurs dont la dette dépasse 300 €. Les syndicats de copropriétaires ayant moins de 10 lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, dont le budget prévisionnel moyen sur une période de 3 exercices consécutifs est inférieur à 15 000 €, ne sont pas tenus de fournir cette information. | ||
- | | ||
- | ===b.Réalisation=== | ||
- | La fiche synthétique doit être réalisée par le syndic (ou à défaut par l' | ||
- | |||
- | Cette fiche doit être datée et comporter le nom et la signature de la personne qui l'a délivrée (syndic ou administrateur provisoire) accompagnée de son cachet. | ||
- | |||
- | À savoir : | ||
- | |||
- | la fiche synthétique peut être extraite du registre national des copropriétés si la copropriété est déjà immatriculée sur ce registre. | ||
- | |||
- | ===c. Mise a jour=== | ||
- | Le syndic doit mettre à jour la fiche synthétique tous les ans. | ||
- | |||
- | Les données correspondantes doivent être établies dans un délai de 2 mois qui suivent la notification du procès-verbal de l' | ||
- | |||
- | ===d.La communication=== | ||
- | |||
- | La fiche synthétique peut être consultée par un copropriétaire sur son [[process: | ||
- | |||
- | Pour ce faire elle aura été au préalable enregistrée sur un ticket "fiche synthétique" | ||
- | |||
- | A défaut de présence du document à jour sur l' | ||
- | |||
- | Afin de répondre à cette obligation lors des mises à jour ou immatriculation initiale de la copropriété le service comptable enregistrera la fiche synthétique extraite du registre national des copropriétés sur redmine, sur le projet | ||
- | |||
- | Lors de la vente d'un lot de copropriété, | ||
- | |||
- | ===e. Sanction en son absence=== | ||
- | Le syndic qui ne respecte pas son obligation de réaliser une fiche synthétique peut être révoqué. | ||
- | |||
- | Le contrat de syndic doivent prévoit une pénalité financière forfaitaire chaque fois que le syndic ne transmet pas à un copropriétaire la fiche synthétique dans les 15 jours de sa demande. Cette pénalité est déduite de la rémunération du syndic lors du dernier appel de charges de l' | ||
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