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Table des matières
20 05 09 Traitement des locations Back Office LocVacances
Cette page fait partie des process de gestion
Volume 20 05 Back office Gestion
I.Champ et application
Sont concernés par ce process tous les personnels susceptibles d’intervenir sur le logiciel de gestion afin de traiter le paiement des propriétaires concernés par la location saisonnière (LocVacances).
Il est à noter que les paiements (échéance) des clients (locataires) interviennent soient par paiement en ligne, soit par virements, ou chèques et chèques-vacances.
II.Objet de la procédure.
Après application du process de Front office il faut appliquer les procédures suivantes :
La gestionnaire a créé au préalable le client dans le projet “reservation” et ( en sous tache un ticket facture).
Confirmation Paiement
Dès lors que la comptabilité reçoit le paiement de la part du prospect (client), l'information est indiquée sur le ticket “paiement reçu”, et assigné à la gestionnaire. Si le paiement a été fait par Cb depuis notre module, il faut lier le ticket. Le ticket est assigné a la gestionnaire.
La gestionnaire ventile le paiement en utilisant le Google Drive spécialement créé a cet effet. L'utilisation de ce document est simple puisqu'il suffit de rentrer le numéro de ticket en C3 et la ventilation se fait automatiquement. Ensuite le gestionnaire arbitre les services et les charges en fonction de la réalité, puis imprime en pdf. Il/elle met la ventilation du paiement sur le ticket, ainsi que la facture des honoraires.
Imputation écritures
Elle assigne la comptabilité pour le suivi du traitement a savoir : facturation et paiement des honoraires, facturation et paiement des annexes (assurance, prestations, petit déjeuner, …) et reddition de comptes aux propriétaires.
Le paiement peut concerner un propriétaire faisant partie du pool ou non.
Ensuite du traitement (imputation/provisionnement des écritures dans Login), la comptabilité indique “imputation traitée conformément à la ventilation ci dessus”, vérifie que tout est ok sur login, et cloture le ticket.
reste a voir :
Valider/payer les assurances locvacances (villégiature, swikly)
Taxe séjour
Valider les documents contractuels
Paiement honoraires Locvacances
Après traitement comptable et ensuite de la location, le ticket de la reservation peut etre fermé.