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Vous êtes ici : Accueil » process » 25-copropriete » 25 01 99 01 - Redmine en copropriété
Piste : • 99 01 04 03 – Organigrammes • 99 05 50 02 06 – Sauvegarder la base de données Esker*** • 99 04 09 RS (Responsable de Service, Responsable de Site)
process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete

Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

Lien vers cette vue comparative

Les deux révisions précédentesRévision précédente
Prochaine révision		Révision précédente
process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete [2020/05/05 17:54] – stadiprocess:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete [2022/12/02 08:14] (Version actuelle) – splaissy
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 ====== 25 01 99 01 -  Redmine en copropriété ====== ====== 25 01 99 01 -  Redmine en copropriété ======
  
-Cette page fait partie des [[process:25-copropriete:25-process_copropriete|process copropriété]]+Ce process fait partie des [[process:25-copropriete:25-process_copropriete|process copropriété]] 
 + 
 +[[process:25-copropriete:25-01-procedures_generales|Volume 25 01 Procédure générale]]
  
 ==== Champ et domaine d’application. ==== ==== Champ et domaine d’application. ====
Ligne 28: Ligne 30:
  
 • le suivi  et la gestion des dossiers que nous devons traiter au quotidien sur les copropriétés. (Ordre de service, demande devis, sinistre, procédure etc…) • le suivi  et la gestion des dossiers que nous devons traiter au quotidien sur les copropriétés. (Ordre de service, demande devis, sinistre, procédure etc…)
- 
-• la diffusion de notes d’informations aux propriétaires 
  
 • La préparation et le suivi des assemblées générales • La préparation et le suivi des assemblées générales
- 
-• L'archivage des documents important de la copropriété 
  
 • Le suivi des dossier contentieux • Le suivi des dossier contentieux
- 
-• L'établissement et le suivi de la comptabilité de la copropriété 
  
 ==== C. Visualisation de l'architecture redmine en copropriété ==== ==== C. Visualisation de l'architecture redmine en copropriété ====
- 
-En cours d'élaboration, ci-dessous  un Mapping qui permet de visualiser le redmine en copropriété: 
- 
- 
-[[https://www.gloomaps.com/AyxnHAYAaT|Lien externe]] 
  
 Comme vous pourrez le constater  dans le redmine en copropriété ,  chaque copropriété que nous gérons possède un projet dédié. Comme vous pourrez le constater  dans le redmine en copropriété ,  chaque copropriété que nous gérons possède un projet dédié.
Ligne 51: Ligne 42:
  
   * 3 sous projets    * 3 sous projets 
-  * 18 Types de tickets différents+  * 8 Types de tickets différents
  
 +Dont 4 crées automatiquement (**export direct depuis  Vilogi en cours**)
 +. Facture
 +. contrat 
 +. travaux 
 +. Assemblée générale 
  
 +
 +8 Crée manuellement 
 +
 +. Fiches de liaison
 +. Fiches de liaison travaux
 +. Contentieux
 +. Procédure 
  
 ==== D. Les projets et sous projets redmine en copropriété==== ==== D. Les projets et sous projets redmine en copropriété====
Ligne 61: Ligne 64:
 Ces projets qui sont à la base des sous projets et tickets des copropriétés seront tous rédigés selon la nomenclature : Ces projets qui sont à la base des sous projets et tickets des copropriétés seront tous rédigés selon la nomenclature :
  
-[REF IMM-NOM  DE L IMMEUBLE] 
  
-**REF IMM = Référence de l'immeuble dans le logiciel log'in**+[[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1h0rqP0ZsL1J2YL3ruELTdn7xuBjTkpehV7zq5QKQFog/edit#gid=1796079339|[CODE SOCIETE-CODE ZONE EXERCICE-]] REF IMM-NOM  DE L IMMEUBLE] 
 + 
 +**REF IMM = Référence de l'immeuble dans le logiciel Vilogi**
  
  
Ligne 76: Ligne 80:
 Sous projet dans lequel nous retrouvons les factures de la copropriété Sous projet dans lequel nous retrouvons les factures de la copropriété
  
-==2.Le sous projet de recouvrement et contentieux== 
- 
-Nomenclature du sous projet = REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Recouvement et contentieux 
- 
-Sous projet dans lequel est assuré la gestion des copropriétaires en impayés  
- 
-==3.Le sous projet  de communication avec la copropriété== 
- 
-Nomenclature du sous projet = REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Espace Client 
- 
-Ce sous projet est dédié à la communication d'information auprès des copropriétaires. 
- 
-**ATTENTION! Toutes les informations dans ce sous projet sont communiquées aux copropriétaires** 
- 
-====E. Les tickets redmine en coproprité==== 
- 
- 
-18 Tickets : 
- 
- 
-==1) Assemblées Générales==  
- 
-Localisation du ticket : Dans le projet de l'immeuble 
- 
-Usage : Gestion et suivi des assembles générale 
- 
-Tracker : Assemblées Générales  
- 
-Champs personnalisés : 
- 
-  * Etat Ag 
-valeurs : 
-1 Convocation a préparer 
-2 Convocation diffusée 
-3 Pv a traiter 
-4 Pv a diffuser 
-5 Seconde lecture 
- 
-Champs personnalisés fichier :  
- 
-  * Convocation AG  
-**A utiliser uniquement une pour mettre a disposition des copropriétaires la convocation de l'assemblée générale** 
- 
-  * Procès verbal AG 
-**A utiliser uniquement une pour mettre a disposition des copropriétaires le procès verbal de l'assemblée générale** 
- 
-  * PV AG 2nde Lecture 
-**A utiliser uniquement  pour mettre a disposition des copropriétaires la procès de l'assemblée générale en seconde lecture** 
- 
-  * Feuille de présence AG 
-**A utiliser uniquement  pour archiver les feuilles de présence signé à l'issue de l'assemblée générale** 
- 
-  * Feuille de présence AG 
-  
- 
-2) BSFC  
- 
-14) Relevés de compte bancaire  
  
 15) Fiche de Liaison  15) Fiche de Liaison
  
 16) Fiche de liaison travaux et appel  16) Fiche de liaison travaux et appel
- +
-3) Carnet entretien  +
- +
-6) Fiche synthétique du registre national copropriété  +
- +
-10) Liste conseil syndical  +
- +
-4) Contrat  +
- +
-5) Diagnostics  +
- +
-7) Règlement de copropriété  +
 8) Sinistre 8) Sinistre
  
 9) Travaux et devis  9) Travaux et devis
- +
-11) Mutations  +
- +
-12) Courrier/email  +
 13) Procédure  13) Procédure
  
Ligne 166: Ligne 96:
  
  
 +====F. Les rapports personnalisés====
  
 +Afin d'afficher et trier  d'un "click" un type de ticket en particulier il existe plusieurs rapports personnalisé 
  
-=== A.Descriptif des trackers === +Pour établir ce type de rapport suivre la procédure du  lien ci-dessous :
- +
-Afin que le carnet de bord  soit bien renseigné il conviendra de toujours sélectionner le «  tracker » adéquat pour chacune des demandes faites sur redmines +
- +
-Pour ce faire des « Trackers » existent : +
- +
-==1. Anomalie == +
- +
-le tracker par défaut pour toute les demandes, cependant  ce **tracker ne doit être utilisé que si aucun autre tracker ne peut être attribué à la demande** +
- +
-==2. Recouvrement == +
-Tracker dédié au recouvrement des charges +
- +
-==3. Contentieux == +
- +
-Tracker dédié au procédure autre que le recouvrement de charges +
- +
- +
-== 4. Assemblées générales == +
- +
-Tracker dédié  à la préparation , au suivi des assemblées générales et au registre des assemblées générales  +
- +
-2 Champs personnalisés accompagne de tracker: +
- +
-  * Etat AG  +
- +
-A convoquer +
- +
-Convoqué +
- +
-Traitement du procès verbal +
- +
-Registre assemblée générale (une fois que le pv est traité et diffusé) +
- +
- +
-  * Seconde lecture (pour indiquer si il y a une seconde lecture) +
- +
-Dans l'éventualité ou il y a une seconde lecture ce champ personnalisé devra indiqué "oui" et un autre ticket assemblée générale en "sous tache" du premier ticket devra être crée. +
- +
- +
- +
-== 5. Travaux et Devis == +
- +
-Permet de suivre  les demandes d’intervention et demande de devis, **il  est fortement recommandé de mettre des dates d’échéances sur ce tracker afin de relancer le prestataire régulièrement**  +
- +
-1 Champs personnalisé "Etat marché travaux" accompagne ce tracker pour indiqué si il s'agit d'une demande d'intervention ou un demande de devis   +
- +
-== 6. Courrier == +
- +
-Permet de : +
- +
-a.consulté les  suites données à un courrier  (papier ou électronique) +
- +
-b.recenser les courriers importants reçus, tout échanges relatif au changement d’adresse d’un copropriétaire doit absolument  y figuré +
- +
-c.Obtenir une base donnée de courrier type  +
- +
- +
-== 7. Sinistre == +
- +
-Gestion des sinistres +
- +
-== 8. Fiche de liaison == +
- +
-[[process:25-copropriete:25-05-08-la-fiche-de-liaison|Dématérialisation de la fiche de liaison à transmettre à la comptabilité suite à une assemblée générale]] +
- +
-== 9. Fiche de liaison appel et travaux == +
- +
-Dématérialisation de la fiche de liaison appel et travaux à transmettre à la comptabilité suite à une assemblée générale, doit faire apparaître la nature des travaux votés, leur montant, l’échéancier prévu pour les appels, et le montant des honoraires syndic pour leur suivi. +
- +
-== 10. Réunion du conseil syndical ==  +
- +
-Consignation des avis du conseil syndical et  permet d'établir le compte rendu , le suivi et l'organisation des réunions avec le conseil syndical  +
- +
-== 11. Note d’information ==  +
- +
-Permet de recenser la communication fait à l’ensemble de la copropriété +
- +
-== 12.Diagnostics == +
- +
-Pour enregistrer les diagnostics sur redmine +
- +
-== 13.Fiche Synthétique == +
- +
-Pour enregistrer les fiches synthétiques sur redmine +
- +
-== 14. Règlement de copropriété == +
- +
-Pour enregistrer les Règlement de copropriété sur redmine +
- +
-== 15. Comptabilité == +
- +
-Tracker dédié au BSFC (bilan de santé financière de la copropriété) +
- +
-==16. Facture== +
- +
-Pour enregistrer les factures de la copropriété +
- +
-==17. Mutations == +
- +
-Pour suivi, traitement et archivage des mutations +
- +
-==18. Recouvrement== +
- +
-Dédié au recouvrement des charges +
- +
-==19.Contentieux== +
- +
-Pour les procédures contentieuses hors recouvrement de charges  +
- +
-=== B. Les sous projets === +
- +
-En compléments de  ces trackers, chaque projet possède 4 sous projets qui possèdent leurs propres trackers +
- +
-== 1. Conseil syndical == +
- +
-Dédié , consultation conseil syndical et réunion +
- +
-== 2. Recouvrement/Contentieux == +
- +
-Dédié recouvrement et contentieux +
- +
-== 3. Sinistre == +
- +
-Dédié sinistre) +
- +
-== 4. Comptabilité(date de l'exercice comptable) == +
- +
-Dédié aux factures de l'exercice en cours +
- +
- +
-A noter ces sous projets ont été mis en place pour deux raisons +
- +
-• Le sous projet conseil syndical peut être rendu accessible aux membres du conseil syndical , notamment pour consultation des comptes rendu des réunions du conseil syndical et des avis sur les consultations faites au conseil syndical, __il  convient de sélectionner le tracker adéquat__. +
-  +
-• Les sous projets Recouvrement/Contentieux et Sinistre possède des champs personnalisés pour une gestion plus avancé des demandes de ces sous projets +
- +
-• Comptabilité  +
- +
-Afin d'établir la comptabilité de la copropriété et dématérialiser les factures  +
- +
- +
-=== C. Créer une nouvelle demande === +
- +
-Deux solutions possibles : +
- +
-a. Une fois sur le carnet de bord de l’immeuble il suffit de cliquer sur l’onglet nouvelle demande, renseigner le sujet de la demande et choisir  le tracker approprié +
- +
-b. Par le biais de [[process:99-services-generaux:99-01-06-02-redticket|redticket]]+
  
-**A noter** :  certains trackers ne son sélectionnable que dans des sous projet de la copropriété+[[https://www.redmine.org/projects/redmine/wiki/FrRedmineIssueList|]]
  
-Les trackers  **Recouvrement** et **Contentieux** ne sont disponibles que dans  le  **Sous projet Recouvrement /Contentieux**+===1. Le registre des assemblées générales===
  
-Le trackers **Réunion du Conseil syndical**  n'est disponibles que dans le **Sous projet Conseil Syndical**+Ce rapport personnalisé permet de visualiser l'ensemble des tickets des assemblée générales d'un immeuble 
  
-Le tracker **Sinistre** n'est disponible que dans  le **Sous projet sinistre**+exp:
  
-Le tracker **Facture** n'est disponible que dans le  **Sous projet comptabilité**+https://redmine.groupimo.fr/projects/baie-du-galion/issues?query_id=514
  
-=== D. Élaboration du rapport d’activité ==== 
  
-Chaque année lors de l’assemblée générale, le syndic doit faire un bilan de son action durant l’exercice écoulée. 
  
-Ce bilan ou rapport d’activité se fera en faisant une  extraction des informations de chacun des trackers du carnet de bord. 
  
 {{tag>copropriété}} {{tag>copropriété}}
process/25-copropriete/25-01-99-01_redmine_en_copropriete.1588715671.txt.gz · Dernière modification : 2020/05/05 17:54 de stadi