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Table des matières
25 01 99 01 - Redmine en copropriété( Work In Progress)
Cette page fait partie des process copropriété
Champ et domaine d’application.
Sont concernés par ces procédures :
• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.
• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.
Elles permettent le bon suivi commercial, administratif et légal des copropriétés.
A. Le logiciel Redmine
Présentation du logiciel redmine
B. Le logiciel Redmine en copropriété
Le logiciel Redmine a été paramétré afin de pouvoir assurer la gestion de chacune des copropriétés.
En effet, les modifications apportées vont permettre la réalisation des applications suivantes :
• le suivi et la gestion des dossiers que nous devons traiter au quotidien sur les copropriétés. (Ordre de service, demande devis, sinistre, procédure etc…)
• la diffusion de notes d’informations aux propriétaires
• La préparation et le suivi des assemblées générales
• L'archivage des documents important de la copropriété
• Le suivi des dossier contentieux
• L'établissement et le suivi de la comptabilité de la copropriété
C. Visualisation de l'architecture redmine en copropriété
En cours d'élaboration, ci-dessous un Mapping qui permet de visualiser le redmine en copropriété:
Comme vous pourrez le constater dans le redmine en copropriété , chaque copropriété que nous gérons possède un projet dédié.
Dans le sous projet de l'immeuble, nous retrouvons :
- 3 sous projets
- 18 Types de tickets différents
D. Les projets et sous projets redmine en copropriété
a.Les projets parents
Ces projets qui sont à la base des sous projets et tickets des copropriétés seront tous rédigés selon la nomenclature :
[REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE]
REF IMM = Référence de l'immeuble dans le logiciel log'in
b.Les sous projets
3 sous projets :
1.Le sous projet Comptabilité
Nomenclature du sous projet REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Comptabilté-Date exercice
Sous projet dans lequel nous retrouvons les factures de la copropriété
2.Le sous projet de recouvrement et contentieux
Nomenclature du sous projet = REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Recouvement et contentieux
Sous projet dans lequel est assuré la gestion des copropriétaires en impayés
3.Le sous projet de communication avec la copropriété
Nomenclature du sous projet = REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Espace Client
Ce sous projet est dédié à la communication d'information auprès des copropriétaires.
ATTENTION! Toutes les informations dans ce sous projet sont communiquées aux copropriétaires
E. Les tickets redmine en coproprité
18 Tickets :
1) Assemblées Générales
- Nomenclature :REF IMM-AG-ANNEE (A noter , cette nomenclature fait l'objet d'un script , aussi en cas d'erreur le nom du ticket sera corrigé)
- Localisation du ticket : Dans le projet de l'immeuble
- Usage : Gestion et suivi des assembles générale
- Descriptif du ticket : l'ordre du jour de l'assemblée générale
- Tracker : Assemblées Générales
Champs personnalisés :
- Etat Ag
valeurs : 1 Convocation a préparer 2 Convocation diffusée 3 Pv a traiter 4 Pv a diffuser
- Date AG
Champ obligatoire afin de préciser la date de l'assemblée générale, si ce champ n'est pas renseigné il ne vous sera pas possible de créer le ticket
Champs personnalisés fichier :
- Convocation AG
A utiliser uniquement une pour mettre a disposition des copropriétaires la convocation de l'assemblée générale
- Procès verbal AG
A utiliser uniquement une pour mettre a disposition des copropriétaires le procès verbal de l'assemblée générale
- PV AG 2nde Lecture (uniquement pour les Assemblées générales antérieurs au 04/07/20, le dispositif de seconde lecture a été supprimé)
A utiliser uniquement pour mettre a disposition des copropriétaires la procès de l'assemblée générale en seconde lecture
- Feuille de présence AG
A utiliser uniquement pour archiver les feuilles de présence signé à l'issue de l'assemblée générale
- F.de présence AG 2de lecture (uniquement pour les Assemblées générales antérieurs au 04/07/20, le dispositif de seconde lecture a été supprimé)
A utiliser uniquement pour archiver les feuilles de présence signé à l'issue de l'assemblée générale en seconde lecture
2) BSFC (Bilan de Santé Financière de la Copropriété)
Dans le cadre de la vérification et l'arrêté des comptes annuels ce ticket est créé par le service comptable pour :
- Mettre à disposition les pièces comptable nécessaire à l’approbation des comptes
- Etablir le bilan de santé financière de la copropriété
Ce bilan de santé financière est matérialisé par des feux
Feu “Vert ” Feu “Rouge”
Description du ticket
Nomenclature : [REF IMM-BSFC-ANNEE]
Tracker : Approbation comptes
Champ personnalisé :
Ces champs personnalisés sont obligatoire et doivent être renseignés afin d'établir le diagnostic du BSFC
Montant du budget Année N (113)
Montant Avance de trésorerie (305)
Montant copro débiteurs (251)
Montant fonds de procédure (252)
Montant dû aux fournisseurs (249)
Nbre copro débiteurs +52j ( 255)
Solde bancaire (248)
Solde de charges (250)
Les FEUX
FEU = Équilibre financier (262)
Description : Équation 1 : Equilibre Financier
Comparatif fournisseurs a payer (b.Le montant dû aux fournisseurs) / trésorerie disponible (a.Le solde bancaire)
si a<b = feu rouge (“l'équilibre financier n'est pas atteint le sdc est virtuellement en état cessation paiement”)
si a>b = feu vert (ok)
Formule
if cfs248 >= cfs249 “feu vert” else “feu rouge” end
FEU = Avance de Trésorerie (263)
Description: Equation 2 : Comparatif budget annuel (g) /avance de trésorerie (f)
si f<(g/6) = feu rouge (“l'avance permanente de trésorerie n'est pas suffisante”)
si f>(g/6) = feu vert (ok)
Formule
if cfs305 >= (cfs304/6) “feu vert” else “feu rouge” end
FEU = Fonds de procédure
Description : Equation 3 : Comparatif montant total des débiteurs (d)/budget annuel (g) et montant du fonds de procédure (e) avec le nombre de débiteurs (h) et le cout total d'une procédure de recouvrement longue (5000 euros (valeur 2019))
si d>(g/4) et si e<(h*5000(valeur2018)) = feu rouge (“le syndic ne peut mener a bien les procédures de recouvrement”)
si d>(g/4) et si e>(h*5000(valeur2018)) = feu orange (“il existe des impayés importants mais la copropriété a voté un fonds de procédure suffisant pour faire payer les débiteurs”)
si d<(g/4) et si e<(h*5000(valeur2018)) = feu vert (ok)
Formule
if (cfs251>=cfs304/4) and (cfs252⇐(cfs255*5000)) “feu rouge” else “feu vert” end
14) Relevés de compte bancaire
15) Fiche de Liaison
16) Fiche de liaison travaux et appel
3) Carnet entretien
6) Fiche synthétique du registre national copropriété
10) Liste conseil syndical
4) Contrat
5) Diagnostics
7) Règlement de copropriété
Pour consultation et archivage des règlement de copropriété des ensembles immobilier
Nomenclature du ticket :[REF IMM-Règlement de copropriété]
Tracker = Dossier Statique
8) Sinistre
9) Travaux et devis
11) Mutations
12) Courrier/email
13) Procédure
17) Factures
18) Recouvrement et contentieux
F. Les rapports personnalisés
Afin d'afficher et trier d'un “click” un type de ticket en particulier il existe plusieurs rapports personnalisé
Pour établir ce type de rapport suivre la procédure du lien ci-dessous :
https://www.redmine.org/projects/redmine/wiki/FrRedmineIssueList
1. Le registre des assemblées générales
Ce rapport personnalisé permet de visualiser l'ensemble des tickets des assemblée générales d'un immeuble
exp:
https://redmine.groupimo.fr/projects/baie-du-galion/issues?query_id=514