Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:25-copropriete:25-04-01-01-espace-client-syndic-traitement-des-demandes-des-clients [2020/03/25 12:30] – ↷ Liens modifiés en raison d'un déplacement. splaissy
+++ process:25-copropriete:25-01-99-03-espace-client-syndic [2022/10/31 14:58] – 09_a16_10
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-===== 25 04 01 01 - Espace client syndic, traitement des demandes des clients=====
+===== 25 01 99 03 - Espace client syndic=====
-Ce process fait partie des [[process:25-copropriete:25-process_copropriete|Process copropriété]]
+Ce process fait partie des [[process:25-copropriete:25-process_copropriete|process copropriété]]
-Volume [[process:25-copropriete:25-04-suivi_du_dossier_de_copropriete|25 04 Suivi du dossier en Copropriété]]
+[[process:25-copropriete:25-01-procedures_generales|Volume 25 01 Procédure générale]]
 ===== I.	Objet de la procédure. =====
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 ===== II. Process. =====
-la gestionnaire doit :
+L' espace dédié aux clients, en copropriété, est accessible à l'adresse:
--communiquer au proprietaire l'adresse d'enregistrement de son compte, afin d'obtenir ses identifiants :
+http://espaceclient.groupimo.fr/
-https://espaceclient.groupimo.fr/groupimo,new.html
-- s'assurer que l'adresse email du propriétaire est bien dans Login (et qu'elle est valide !)
+Ou à partir des sites internet.
-- si l'adresse email n'y est pas, la rajouter et prévenir le propriétaire qu'il pourra obtenir son mot de passe dans 24h
+https://groupimosyndic.com/
-La gestionnaire doit privilégier sa relation avec le propriétaire par la voie de l'espace client.
+https://espaceclient.fim.ag/
-Toute demande de modification d'adresse, de RIB, ou autre émanant du propriétaire doit faire l'objet d'une création d'un ticket Redmine. La gestionnaire doit accuser réception via l'espace client.
+==== A. Identification du copropriétaire ====
-Ce ticket doit être assigné au service comptabilité pour traitement et clôture du ticket.
+L'identifiant du copropriétaire est son adresse email communiquées par ces derniers (ou le notaire) ET saisis dans les logiciels métiers [[process:25-copropriete:25-01-99-04_vilogi_en_copropriete|Vilogi]].
-Conformément au décret du 23 mai 2019 qui précise la liste minimale des documents devant être accessibles en ligne dans un espace sécurisé, cet espace client permet au propriétaire de consulter ou d'imprimer plusieurs type de documents.
+L' adresse email est généralement communiquée lors de la reprise de l'ancien fichier de syndic, soit après réception du formulaire de bienvenue, soit par la mutation notariée, soit sur simple demande du copropriétaire (après validation formelle de son identification).
-===A.Accessible à l'ensemble des copropriétaires ===
+Les mots de passe sont générés automatiquement , toutefois le copropriétaire doit procéder à l'activation de son compte extranet
-le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ;
+  * En cas de difficulté d'accès à l'espace client, d'abord vérifier que l'adresse email du copropriétaire est saisie dans le logiciel métier (vilogi) et qu'elle est est valide  ; à défaut informer le propriétaire de l'absence ou défaut de validité.
-la dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 ;
+  * Pour toute difficulté, contacter webdev@groupimo.com
-le carnet d'entretien de l'immeuble ;
+==== B. Connexion ====
-les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;
+Une aide pour accéder à l'espace est disponible ici :
-les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
-l'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
+{{ :process:25-copropriete:activation-extranet-coproprietaire.pdf |}}
-les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
-les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
+Pour que la connexion soit effective, et comme indiqué précédemment, il faut que l' email  du copropriétaire soit dument enregistrée dans nos fichiers. L'identifiant est l'adresse email.
- le contrat de syndic en cours.
+Ensuite, le client reçoit son mot de passe sur sa boite email en suivant les instructions lors de la première connexion.
-===B.Les documents relatifs au lot d'un copropriétaire, mis à sa seule disposition ====
+==== C. Le contenu de l'espace client ====
-du compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
+Outil de communication accessible, connecté et facile, l'Extranet est une plateforme de consultation, d'archivage, de suivi et d'échanges entre les propriétaires
-du montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
-lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, du montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
-des avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.
-===C. Les documents  mis à disposition des seuls membres du conseil syndical, pour l'exercice de leurs missions d'assistance et de contrôle définies à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 ====
-les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ;
+La liste des documents disponibles sur l'Extranet des copropriétaires pour chacun des copropriétaires :
-le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
-les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré ;
+  * Appel de fonds
-la liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l’article 32 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 (JO 22 mars) ;
+  * Relevé de compte
-la carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.
+  * Relevé de charges
-===D. Le paiement en ligne====
+  * Convocation AG
+  * PV AG
+  * Carnet d'entretien, diagnostics...
+En + Pour les membres du Conseil Syndical
+  * Consultation des comptes et le grand livre et balances et état des dettes
+  * Le rapprochement bancaire
+  * Vous n'avez rien à faire, tout se fait automatiquement au fur et à mesure que vous remplissez les rubriques.
+{{:process:25-copropriete:plateforme-extranet-logiciel-syndic.png?200|}}
+Via l'Extranet, espace privé et confidentiel, chaque copropriétaire qui le souhaite, peuvent :
+  * Consulter la situation de leur compte (relevés de compte disponibles)
+  * Consulter et imprimer leurs appels de fonds
+  * Consulter le règlement de la copropriété et les autres documents importants de la copropriété
+  * Consulter les PV d'assemblée générale (archives)
+  * Consulter le carnet d'entretien de la copropriété
+  * Saisir les relevés d'index des compteurs d'eau (qui seront validés par le syndic avant de procéder à la facturation de l'eau)
+  * Echanger avec le syndic de la copropriété (envoyer et recevoir des messages par la messagerie intégrée)
+  * Echanger avec les membres du conseil syndical
+  * Etre informé des évènements dans l'immeuble (consultation des évènements saisis par  le syndic comme les interventions dans la copropriété, le lancement des travaux...)
+===C.1 - Comment Activer son compte extranet coproprietaire avec VILOGI===
+Voici un document à remettre aux copropriétaires pour qu'ils puissent se connecter la première fois sur leur extranet.
+Imprimez ce document et diffusez le auprès des copropriétaires.
+{{ :process:25-copropriete:activation-extranet-coproprietaire.pdf |}}
+Dans l'éventualité ou un copropriétaire n'aurait pas accès à ses appels de fonds vous pouvez retrouver ses identifiants de connexion sur les documents comptables édité depuis son compte :
+-PRÉVISIONNEL APPEL DE FONDS
+-RELEVE DE COMPTE INDIVIDUEL DE COPROPRIETE
+-DÉCOMPTE DES CHARGES
+===C.2 - Application mobile pour les clients copropriétaires===
+Vos clients copropriétaires disposent en temps réel de  toutes les informations et documents relatifs à son compte géré dans vos livres.
+Sur leur smartphone, ils consultent en temps réel la position de leurs comptes, de nombreux documents tels les appels de fonds ou le budget..., ainsi que les informations relatives à la vie dans leur copropriété.
+**Ils peuvent suivre et voter en ligne aux assemblées générales des copropriétaires** sur cette application mobile dont les AG sont historisées (convocations et PV).
+**Les copropriétaires peuvent payer leurs appels de fonds directement sur leur smartphone!** (les écritures comptables sont mises à jour automatiquement sur votre logiciel syndic).
+Ils peuvent envoyer des notifications,  des demandes ou des questions au syndic de la copropriété ou aux membres du conseils syndical, incluant l'envoi de photos, toutes ces demandes sont enregistrées et historisées automatiquement dans votre gestionnaire d'évènements!
+Les membres du conseil syndical peuvent consulter les comptes détaillés de la copropriété tels que le grand livre, l'état des dettes et des créances de la copropriété, les budgets... directement sur leur smartphone.
+D'autres innovations vont venir s'ajouter à ce socle de fonctionnalités pour intensifier les échanges entre les agents immobiliers et les syndics modernes et leurs clients.
+Ici on aperçoit un appel de fonds.
+{{:process:25-copropriete:application-mobile-coproprietaire-ecran-general-logiciel-syndic-copropriete-full-web.png?200|}}
+C.3 - Comment récupérer l'application mobile?
+Pour récupérer l'application mobile de vote à distance, les copropriétaires doivent la télécharger sur:
+Apple Store pour les mobiles Iphone
+Google Play Store pour les smartphones
+Pour utiliser l'application mobile de vote à distance en assemblée générale par les copropriétaire, aller sur cette page
+{{:process:25-copropriete:telecharger-application-mobile-vote-a-distance-en-ag-coproprietaires-logiciel-syndic.png?400|}}
+====D. Le paiement en ligne====
 Pour le paiement en ligne, le propriétaire a également un accès à
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 (appels de fonds, répartitions de charges)
+====E. Réponse a la demande====
+Le collaborateur en charge du traitement des demandes valide la prise en charge sur redmine et traite la demande avec célérité.
+En période normale, une réponse devra être apportée à la demande entre 24 et 48h. Au pire, 72h est le délai maximum pour répondre. Si un délai complémentaire est nécessaire, il faut l'indiquer sur le ticket et suivre avec les dates d'échéance.
+Après traitement, le ticket est passé en résolu ce qui déclenche l'envoi d'un mail de confirmation au client.
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