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Table des matières
30 04 09 01 - Recherche de locataire en location vacances
Ce process fait partie de la Location
I. Objet de la procédure
Cette procédure décrit la marche à suivre pour la recherche de locataire en locvacances.
II. Champ et domaine d’application
Ce process intervient après application du process 20 03 01 Signature des mandats de gestion
Sont concernés par cette procédure tous les sites faisant de la location saisonnière. Les demandes de locations proviennent de différents supports et différents canaux et sont enregistrées dans redmine.
L’automatisation de ces process est en cours depuis mai 2021. La gestion des réservations de toutes les plateformes en ligne des O.T.A et des sites internet sont gérées par notre channel manager, vik e4jconnect.
III. Le Process
A Fixation des tarifs
1.1 Fixation des tarifs
La fixation des tarifs est établie en fonction du type de chambre, du nombre de nuits du séjour et des périodes de « haute et basse saison », et éventuellement en incluant les prestations annexes (ménage, communication, transport, petit déjeuner, …) : TARIFICATEUR
Unité de base : Tarif chambre confort pour une nuit pondéré ensuite avec le tarificateur.
Pour renseigner les tarifs sur notre chanel manager, il faut se référer au modop 30 04 09 01 02 - Modop Vik E4jConnect
1.2 Spécificité O.T.A. (Online Travel Agences)
Un ticket “contrat” est créé pour chaque O.T.A. Le commissionnement de l'O.T.A. doit être obligatoirement inclue dans le prix affiché sur les plateforme en ligne O.T.A.
(Toutes les informations de connexions aux sites sont consultables dans le wiki du projet “A19 309 Loc Front (309 Location Vacances***)”)
1.3 Spécificité T.O. (Tour Opérator)
Un ticket par T.O. “contrat” est créé pour chaque T.O. Le RS et/ou le RSA est en charge des échanges commerciaux avec les T.O. La rédaction des contrats est à faire valider par la dg avant envoie aux T.O. Le e-gestionnaire 309 locvacances est en charge des échanges concernant les réservations avec le T.O. Egalement, le e-gestionnaire 309 locvacances est en charges des échanges concernant la facturation et les demandes de paiements avec le T.O.
Les liens des google sheet des contrats types par résidence sont les suivants : - Résidence de la baie Anse Mitan - Résidence de la baie Tartane - Résidence Marina Carayou : #lienàindiquer
IV Traitement des demandes de réservations
OBLIGATOIRE : toutes les demandes de réservations doivent être transférées sur ticket redmine, et rattachées à une chambre disponible en se référant au planning de réservation.
1. Identification de l'origine de la demande et classification
1.1 Lorsque la demande émane du propriétaire POOL
Le gestionnaire échange avec le propriétaire uniquement sur son espace client. Deux cas de figures : - la réservation est du type “Proprio”. Il n'y aura pas d'honoraires de facturés. Afin d'actualiser le planning de réservation il faut créer un ticket réservation et mettre en tâche parente le ticket du bien à louer correspondant. - le propriétaire demande a ce que l'on s'occupe de la gestion d'une réservation et nous communique les coordonnées du client locataire. Cette réservation est alors du type “ProprioClient” (15% d'honoraires), dans ce cas la prestation de conciergerie s'applique automatiquement. Ici, il convient de demander un paiement CB en ligne (Scellius, Stripe, paypal…) au client locataire par le biais de l'espaceclient. Une fois le paiement effectué, le ticket réservation (ticket T1) est créée manuellement en liant le ticket paiement CB. Aucun traitement de réservation n'est effectuée s'il n'y a pas de paiement validé.
1.2 lorsque la demande émane d'un client locataire
Dans ce cas de figure, aucune réservation n'est traitée sans un paiement préalable du client locataire. La réservation est effectuée sur les plateformes en lignes gérées par notre channel manager VIK e4Jconnect.
1.2.1 lorsque la réservation arrive d'un site internet GROUPIMO ou O.T.A. (Online Travel Agences)
Le client effectue sa réservation directement en ligne, choisi ses dates de réservations et paye la totalité de son séjour en ligne. L'encaissement est immédiat dans le cas d'une réservation sur un site internet GROUPIMO (https://resa.groupimo.fr/), différé dans le cas d'une réservation issue d'une plateforme O.T.A. Un ticket «réservation Vacances» (ticket T1) doit être créé.
1.2.2 lorsque la demande arrive par tél / passage à l’agence / mail
Ces prospects locataires seront toujours orientés vers le site internet GROUPIMO pour effectuer leur réservation en ligne et donc payer la réservation (https://resa.groupimo.fr/).
1.3 lorsque la demande émane d'un T.O. (Tour Opérator)
Les T.0. communiquent exclusivement par mail à l'adresse locvacances@groupimo.com avec une rooming list. Le ticket “réservation” T1 est à créer manuellement.
La gestion des demandes T.0. sont gérées en free Sale.
Le e-gestionnaire 309 communique aux T.O. les “stop sales” par mail, ce qui correspond aux fermetures des ventes en fonction des catégories de chambre.
Le gestionnaire passe ensuite au process 30 04 09 02 - Constitution du dossier en location vacances.