Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:99-services-generaux:99-01-06-reunion-sites-et-services [2022/06/01 07:33] – créée cmj
+++ process:99-services-generaux:99-01-06-reunion-sites-et-services [2023/10/31 15:14] (Version actuelle) – splaissy
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-===== 99 01 06 – Réunion sites et services=====
+===== 99 01 06 – Réunion sites et services: gestion du ticket CR=====
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 ===== I.	Objet de la procédure. =====
-Cette procédure permet un reporting et une traçabilité des réunions du groupe. Ce compte rendu permettra également un suivi des éventuelles actions découlant de cette réunion.
+Cette procédure permet un reporting et une traçabilité des réunions du groupe à travers les tickets redmine de compte-rendu. Ces comptes-rendus permettront également un suivi des éventuelles actions découlant de cette réunion.
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-Après avoir appliqué le process précédent pour réserver la salle de réunion, puis généré le cas échéant dans son agenda google un lien google meet, le responsable de la réunion anime la réunion avec les membres de son équipe (minimum une fois par mois pour les rs).
+Après avoir pris date avec la dg (2023) pour s'assurer de la présence d'un membre de la dg ou de la possibilité de tenir la réunion sans la présence d'un directeur général, et appliqué le process [[process:99-services-generaux:99-01-08-reserver-une-salle-de-reunion-ou-salon-whereby|99 01 08 réservation de la salle de réunion]], le rs convoque les participants (collaborateur du site et service à minima + invités) avec un lien google meet et en l'inscrivant sur l'agenda du site et service.
-Un ticket redmine doit être ouvert, dans le projet du service concerné, pour chaque réunion spécifique (le même ticket actualisé chaque semaine s’il s’agit d’une réunion hebdomadaire).
+Le responsable de la réunion anime la réunion (minimum une fois par mois pour les rs) en s'appuyant sur l'ordre du jour préalablement arrêté et détaillé sur le ticket de CR.
+Ce ticket est ouvert, dans le projet du service concerné, pour chaque réunion spécifique (le même ticket actualisé chaque semaine s’il s’agit d’une réunion périodique).
 Le responsable de service déroule l’ordre du jour point par point et y résume la teneur des débats.
-S’il s’agit d’une réunion régulière, un point doit être fait en ouverture de la réunion suivante sur l’avancement des actions correctives avec éventuellement une relance ou un changement d’orientation.
+Les sujets obligatoires sont :
-A noter qu’il n’est pas nécessaire qu’une réunion dure plus d’une heure.
+- Les chiffres et objectifs du service: dashboard (à noter que pour qu'il soit fonctionnel, celui-ci doit impérativement être validé en amont par la direction générale).
-Le responsable de site gère et suit les actions correctives issues de la réunion et relance le cas échéant les intervenants.
+- Un point sur l’équipe en place et les différents recrutements : organigramme
-Il pourra créer des sous-tâches dans redmine pour gérer les évolutions. Le ticket de réservation de salle devra être clôturé en fin de séance selon process précédent.
+- Les différents points fixés par la DG dans la To do list du service
-====1) L’ordre du jour====
+On y rajoute le cas échéant:
-Un ordre du jour doit être arrêté et annoncé en préalable à toutes les réunions.
+- Un point sur les sujets de la dernière réunion
-Toutes les réunions doivent impérativement contenir:
+- Le tour de table.
-- un point sur les chiffres et les objectifs (dashboards)
+Chaque point traité qui nécessite des actions, doit faire l’objet d’un ticket en sous-tâche assigné à un responsable de traitement avec une date en échéance.
-- un point sur l'équipe en place (en utilisant les organigrammes)
+Le responsable de service gère, suit les actions correctives issues de la réunion et relance le cas échéant les intervenants, ou change d'orientation.
-- la liste des points à travailler en fonction de la to do list définie par la DG
+A noter qu’il n’est pas nécessaire qu’une réunion dure plus d’une heure.
-====2) La convocation====
-Le responsable émet 48h avant chaque réunion, via google agenda, une convocation à chacun des participants. La liste des participants est établie à partir de l'organigramme du service afin que tous les collaborateurs soient présents et obtiennent ainsi le même niveau d'information.
-Cette convocation contient obligatoirement les éléments suivants:
-- La date et l'heure de la réunion
-- Le lieu de la réunion et le lien google meet pour les participants en distanciel
-- L'ordre du jour de la réunion.
-Cette convocation va générer un mail envoyé à chaque participant, à partir duquel l'invitation sera acceptée ou refusée. L'agenda de chacun sera automatiquement mis à jour et l'organisateur sera informé.
-====3) Le compte-rendu de réunion====
+En fin de réunion, le RS diffuse le compte-rendu de réunion en assignant le ticket à la Direction Générale qui contrôle/corrige, émet des avis et valide le CR avant la diffusion au reste des personnes concernées.
-La réunion se déroule conformément à l'ordre du jour.
+Le ticket de réservation de salle lié devra être clôturé en fin de séance selon process précédent.
-Durant la réunion le responsable rédige un compte-rendu de réunion sur le ticket dédié CR REUNION [SITE] [SERVICE]. A noter que le nom du ticket doit être conforme au titre du service dans l'organigramme sites et services (CR REUNION A16 20 GESTION par exemple).
+En préparation de la réunion suivante, les personnes en charge des différents tickets doivent absolument les traiter ou à défaut faire remonter leur difficulté au RS.
-Chaque sujet abordé dans l’ordre du jour doit faire l’objet:
+//Quelques clés pour l'efficacité des réunions//
-- d’un numéro de ticket
-- d'une personne désignée en charge de son avancement (à noter que cette personne peut être différente de celle à qui est assigné le ticket)
+  * Eviter les grandes réunions, elles découragent le débat.
-ceci afin de suivre les évolutions jusqu’à la clôture.
+  * Quitter les réunions ou vous n’apporterez rien. Ce n’est pas impoli de partir chez Groupimo (sauf si votre
+    supérieur vous l'interdit)
-Puis le responsable diffuse le compte-rendu de réunion en assignant le ticket à la Direction Générale qui contrôle/corrige, émet des avis et valide le CR avant la diffusion au reste des personnes concernées.
+  * Oublier la chaîne hiérarchique pour communiquer utilement avec vos collègues (en restant courtois)
-====4) Préparation de la réunion suivante====
+  * Etre clair plutôt qu’intelligent. Pas de jargon technique inutile.
-Les personnes en charge des différents tickets doivent absolument les traiter ou à défaut faire remonter leur difficulté.
+  * Renoncer aux réunions régulières - ouvrir plutôt des tickets sur les sujets et les traiter.
-Le responsable contrôle et relance régulièrement l'ensemble des tickets du compte-rendu.
+  * Etre pratique, pragmatique - ne suivez pas le process de manière systématique, mais les objectifs de la société,
+    et faites évoluer les process s'il le faut.
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