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Volume 99 02 gestion des formalités juridiques

Cette procédure concerne la préparation aux audits des caisses de garantie et auditeurs mandants.

Le service juridique accuse réception de l’avis de contrôle, le scanne et ouvre un ticket redmine.

Le service juridique ouvre alors en sous-tâche du premier ticket, pour préparation des pièces :

- Un ticket assigné au responsable comptabilité mandant, les pièces nécessaires au contrôle sont listées dans le descriptif du ticket et une échéance impérativement définie.

Nombre de lots gérés et de propriétaires mandants è la dernière clôture comptable et au jour de l'audit,

Journaux mensuels d'appel de loyers des 12 derniers mois précédant l'audit,

Balances générales et balances mandants mensuelles des 12 derniers mois précédant l'audit,

Extraits bancaires de l'ensemble des comptes de l'activité des 12 derniers mois précédant l'audit,

États de rapprochements bancaires correspondants,

Dossiers locataires et dossiers propriétaires en cours.

Nombre de syndicats gérés et de lots principaux au jour de l'audit,

État récapitulatif des budgets courants annuels,

Balances consolidées mensuelles du portefeuille géré sur les 12 derniers mois précédant l'audit,

Extraits bancaires de l’ensemble des comptes de l’activité sur les 12 dernier mois précédent l’audit (y compris l’ensemble des placements)

- Un ticket assigné au responsable comptabilité société, les pièces nécessaires au contrôle sont listées dans le descriptif du ticket et une échéance impérativement définie.

Comptes annuels détaillés au dernier arrêté comptable de votre entreprise et des sociétés liées, (bilan, compte de résultat et annexes)

Registre des assemblées générales (*),

Derniers rapports du Commissaire aux comptes (*)

Extraits bancaires des 12 derniers mois précédant l'audit,

Situation comptable intermédiaire ou état du chiffre d'affaires réalisé au cours de l'année en cours.

Extraits bancaires du compte séquestre art. 55 des 12 derniers mois précédant l'audit, ou attestation bancaire de non mouvement et de solde nul du compte séquestre, (*) Uniquement pour les sociétés concernées

- Un ticket assigné aux responsables des services gérance, copro et transaction les pièces nécessaires au contrôle sont listées dans le descriptif du ticket et une échéance impérativement définie.

Registre des mandats,

Registre répertoire,

Carnet(s) de reçus,

État spécial de mise en service des carnets de reçus,

Répertoire des actes,

Dossiers clients en cours et actes au cours des 12 derniers mois précédant l'audit.

Registre des mandats de gestion,

Attestation bancaire de non fusion des comptes bancaires en Gestion (selon le modèle joint),

Une réunion préalable est effectuée avec les divers services afin de finaliser l’audit (au plus tard une semaine avant). Le jour de l’audit tous les documents cités ci-dessus devront être disponibles et exacts. Le responsable juridique se tient à disposition de l’auditeur et le guide dans ses démarches. Il réfère immédiatement à sa direction s’il sent une attitude agressive ou des propos déplacés. Le contrôle est une simple obligation de routine. Néanmoins, un mauvais rapport ou une incompréhension peut avoir des conséquences désastreuses (retrait de la garantie) avec des implications très lourdes. Tous les cadres de la structure doivent ainsi être à l’écoute et apte à identifier et reporter un danger.

Suite au contrôle, et après un débriefing avec le contrôleur, le responsable juridique diffuse le rapport d’audit aux équipes pour base de travail et amélioration des points soulevés. Le non traitement du rapport (sauf autorisation écrite et circonstanciée de la direction générale) est constitutif d’une faute. A contrario, un bon audit facilitera nos relations avec notre garant.