process:99-services-generaux:99-03-04-carte-quonto
Différences
Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.
Les deux révisions précédentesRévision précédenteProchaine révision | Révision précédente | ||
process:99-services-generaux:99-03-04-carte-quonto [2021/06/03 07:41] – cmariejoseph | process:99-services-generaux:99-03-04-carte-quonto [2021/07/07 11:11] (Version actuelle) – splaissy | ||
---|---|---|---|
Ligne 1: | Ligne 1: | ||
- | ===== 99 03 04 - Mise à disposition d'une carte bancaire | + | ===== 99 03 04 01 - Carte bancaire===== |
- | |||
Ce process fait partie des [[process: | Ce process fait partie des [[process: | ||
Ligne 9: | Ligne 8: | ||
====I. Objet de la procédure.==== | ====I. Objet de la procédure.==== | ||
- | Ce process décrit les modalités de gestion de la carte bancaire | + | Ce process décrit les modalités de gestion de la carte bancaire. |
====II. Process.==== | ====II. Process.==== | ||
- | La mise à disposition d'une carte bancaire QONTO est inclus dans les avantages en natures du contrat de travail du RS. | + | ===1 Attribution et utilisation=== |
- | Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire | + | Une carte bancaire est attribué à chaque RS. |
+ | |||
+ | Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire, pour les achats ponctuels de son service. Il devra fournir dans les meilleurs délais au service comptabilité société, les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat, factures au nom de la société affilié à la carte etc…). La mise à disposition de la carte Achat est consentie uniquement pour un usage professionnel. | ||
Le prêt de la carte à une personne étrangère de GROUPIMO n'est pas autorisé et constitue un motif de retrait immédiat de la carte. | Le prêt de la carte à une personne étrangère de GROUPIMO n'est pas autorisé et constitue un motif de retrait immédiat de la carte. | ||
Ligne 22: | Ligne 23: | ||
En cas de perte ou de vol, le RS devra avertir la comptabilité société. | En cas de perte ou de vol, le RS devra avertir la comptabilité société. | ||
- | L’employeur se réserve le droit de retirer la carte QONTO sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas. | + | L’employeur se réserve le droit de retirer la carte sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas. |
- | ===A. Comment ouvrir un compte | + | Par ailleurs sur demande du RS et après validation de la DG, une carte peut être attribuée à d' |
+ | |||
+ | Cette solution est à privilégier pour les métier 651 (renovimo) et 652 (checkin) notamment pour l' | ||
- | Si votre société est déjà créée, munissez-vous | + | ==A. Gestion |
- | Votre pièce d' | + | QONTO offre la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés , aussi un sous compte du compte principal sera crée pour le RS. |
- | Ainsi que de votre numéro | + | Ce compte sera approvisionné |
+ | |||
+ | L' | ||
- | Il y a la possibilité de créer | + | ==B. La gestion |
- | Quelque soit votre usage, l' | + | Qonto a pensé à un profil Comptable qui permet |
- | * Un IBAN français | + | Ce profil ne permet pas de réaliser de paiements mais offre un accès en “lecture seule” : |
- | + | ||
- | * Des cartes Mastercard pour vos employés et vos abonnements | + | * à l'historique |
- | + | ||
- | * Des virements en France et à l'international | + | |
- | + | ||
- | * Des prélèvements SEPA | + | |
- | + | ||
- | * Des relevés de compte dédiés. | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | ===B. Les comptes existants=== | + | |
- | + | ||
- | Actuellement GROUPIMO possède quatre comptes Qonto au forfait solo ( compte unique), rattaché à quatre adresse e- mail. | + | |
- | + | ||
- | Cette caractéristique évoluera en une seule adresse. | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | ===C. Comment obtenir une nouvelle carte rattaché aux comptes existants=== | + | |
- | + | ||
- | Avec votre compte Qonto, vous pouvez commander | + | |
- | + | ||
- | Seul le titulaire du compte ou les administrateurs peuvent effectuer cette action. | + | |
- | + | ||
- | Une validation en deux étapes sera requise pour finaliser le processus. | + | |
- | + | ||
- | Pour commander une carte, accédez à la section Cartes, cliquez sur le bouton Créer une carte situé en haut à droite de votre interface et laissez-vous guider : | + | |
- | + | ||
- | Choisissez le type de carte, physique ou virtuelle, qui correspond à vos besoins | + | |
- | + | ||
- | Indiquez le nom du (futur) titulaire de la carte | + | |
- | + | ||
- | Personnalisez les paramètres de votre carte comme bon vous semble (rassurez-vous, | + | |
- | + | ||
- | Ajustez vos limites de paiement et de retrait | + | |
- | Choisissez l’adresse d’expédition (pour les cartes physiques) et découvrez votre date d' | + | * aux justificatifs des transactions |
- | Entrez le code de confirmation reçu par SMS. | + | * à la saisie |
- | Votre carte est commandée. | + | * à la saisie des notes et catégoriser les opérations. |
- | Bon à savoir : Si vous commandez une carte pour un autre membre, le processus reste le même mais il sera invité par e-mail à définir lui-même son code secret à quatre chiffres. | + | ainsi, chaque comptable société doit avoir accès au compte qonto de la société afin de pouvoir suivre les dépenses et réclamer immédiatement |
- | La configuration du code PIN permet de finaliser la commande de la carte. | ||
- | Vous commandez | + | ==C. Attribution d'une carte à un collaborateur == |
- | Pour valider la commande de votre carte X, vous devez d’abord approvisionner votre compte Qonto par virement bancaire (depuis | + | L' |
- | NB : Cela ne s’applique pas aux cartes One et Plus. | + | A la demande du RS , Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket en sous tache du contrat du titulaire de la carte dans le [[https://redmine.groupimo.fr/ |
- | Activation des cartes | + | Le ticket devra comprendre : |
- | Les cartes virtuelles sont activées dès lors qu’elles sont créées et vous permettent de procéder à des achats en ligne. | + | * Le nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo) |
- | Les cartes physiques doivent être activées avant que vous puissiez les utiliser. Elles sont fabriquées | + | * Le plafond de la carte, |
- | en courrier suivi pour les cartes One et Plus via le service DHL pour la carte X | + | Pas de validation, |
- | Bon à savoir | + | Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné |
- | ===D. Attribution des cartes=== | + | 1.Création d'un nouveau sous compte |
- | Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket | + | 2.Commande |
- | Nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo) plafond carte Rôle RS : titulaire ou collaborateur | + | Le compte |
- | Le rôle Collaborateur limite | + | Comme pour le RS , grâce à l'application Qonto le collaborateur doit suivre son compte et éviter |
- | Le rôle Comptable a été pensé pour répondre aux besoins de votre expert comptable ou conseiller financier externe. | + | ==D. Gestion |
- | Ce rôle ne permet pas de réaliser de paiements ou de gérer des cartes mais offre un accès en “lecture seule” à l' | + | |
- | , et l'assigne à la DG pour validation. | + | Afin de maintenir à jour le fichier des renseignement généraux |
- | Pas de validation, le ticket | + | Le ticket |
- | Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l' | + | Ce ticket |
- | Dès que la carte bancaire est mise à disposition pour le RS, le service RH complète | + | Dans le descriptif du ticket |
- | Le ticket en sous tâche passe en dossier statique. | + | * Le nom du Compte principal |
- | ===E. Gestion et réapprovisionnement du compte=== | + | * Le Numéro de la carte |
- | ==1/ Gestion | + | * Le Plafond |
- | L' | + | * Le Numéro |
- | Chaque RS doit suivre son compte qonto. | + | ====2. Traitement comptable des paiements==== |
- | **a/Les quatre comptes GROUPIMO Qonto sont au forfait solo** | + | ===2.1 Comptabilisation de la facture=== |
- | Forfait solo : | + | Le collaborateur crée le ticket redmine |
- | 20 virements | + | |
- | Cartes virtuelles Mastercard en option - | + | |
- | Encaissement de chèque en option - | + | |
- | 1 membre | + | |
- | IBAN Français | + | |
- | Virements internationaux (SWIFT) | + | |
- | Historique des transactions illimité | + | |
- | Notifications de paiement | + | |
- | Gestion des finances automatisée | + | |
- | Support 7 jours/7 | + | |
- | **b/Les limites des cartes qonto** | + | Le comptable transfert le ticket dans le projet concerné avec en sujet la nomenclature suivante ANNEE FA - NUMERO DE TICKET FACTURE INTERNE - N° SOCIETE FACTUREE + SITE - NOM FOURNISSEUR + (SIREN) - OBJET - MONTANT TTC. |
- | NB :Les limites | + | Ce ticket doit etre en sous tache de son ticket parent ou lié à tout ticket qui permettrait |
- | En d’autres termes, dès le 1er mai, le budget disponible sur chaque carte sera remis à zéro le 1er de chaque mois. Comme ça, vous pourrez facilement planifier les budgets mensuels, et vos équipes sauront combien elles peuvent dépenser à tout instant ! | + | Le comptable, après avoir vérifié |
- | ==2/ Le réapprovisionnement des comptes QONTO.== | + | Si l' |
- | Les besoins en approvisionnement des comptes (suivant débits CB justifiées par | + | La facture est ensuite saisie dans le logiciel comptable. |
- | factures) sont à transmettre à la comptabilité société (FPA) toutes les semaines (jeudi soir au + tard). | + | |
- | Le groupe mail groupimo : qonto@groupimo.com, | + | Puis le comptable passe le ticket en résolu. |
- | le compte (débit CB, virts etc ...). | + | |
- | Le réapprovisionnement des comptes QONTO est à la charge du service comptabilité société. | ||
{{tag> | {{tag> |
process/99-services-generaux/99-03-04-carte-quonto.1622720479.txt.gz · Dernière modification : 2021/06/03 07:41 de cmariejoseph