Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:99-services-generaux:99-03-04-carte-quonto [2021/06/13 11:43] – stadi
+++ process:99-services-generaux:99-03-04-carte-quonto [2021/07/07 11:11] (Version actuelle) – splaissy
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-===== 99 03 04 - Mise à disposition d'une carte bancaire QONTO =====
+===== 99 03 04 01 - Carte bancaire=====
 Ce process fait partie des [[process:99-services-generaux:99-process-services-generaux|Process 99 - Services généraux]]
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 ====I. Objet de la procédure.====
-Ce process décrit les modalités de gestion de la carte bancaire QONTO.
+Ce process décrit les modalités de gestion de la carte bancaire.
 ====II. Process.====
-La mise à disposition d'une carte bancaire QONTO est inclus dans les avantages en natures du contrat de travail du RS.
+===1 Attribution et utilisation===
-Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire QONTO, pour les achats ponctuels de son service. Il devra fournir dans les meilleurs délais au service comptabilité société, les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat, factures au nom de la société affilié à la carte QONTO, etc…). La mise à disposition de la carte Achat est consentie uniquement pour un usage professionnel.
+Une carte bancaire est attribué à chaque RS.
+Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire, pour les achats ponctuels de son service. Il devra fournir dans les meilleurs délais au service comptabilité société, les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat, factures au nom de la société affilié à la carte  etc…). La mise à disposition de la carte Achat est consentie uniquement pour un usage professionnel.
 Le prêt de la carte à une personne étrangère de GROUPIMO n'est pas autorisé et constitue un motif de retrait immédiat de la carte.
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 En cas de perte ou de vol, le RS devra avertir la comptabilité société.
-L’employeur se réserve le droit de retirer la carte QONTO sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas.
+L’employeur se réserve le droit de retirer la carte sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas.
-===A. Comment ouvrir un compte (voir procédure sur le site)===
+Par ailleurs sur demande du RS et après validation de la DG, une carte peut être attribuée à d'autres collaborateurs.
+Cette solution est à privilégier pour les métier 651 (renovimo) et 652 (checkin) notamment pour l'approvisionnement des chantiers
-Si votre société est déjà créée, munissez-vous de :
+==A. Gestion de la carte par le RS ==
-Votre pièce d'identité
+QONTO offre la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés , aussi un sous compte du compte principal sera crée pour le RS.
-Ainsi que de votre numéro de SIRET
+Ce compte sera approvisionné de 500 €  et réapprovisionné dès présentation du justificatif d'une dépense.
-Il y a la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés pour séparer vos postes de dépenses, vos activités, et allouer des budgets aux équipes.
-Cette solution est à privilégier pour les métier 651 (renovimo) et 652 (checkin)
+L'application Qonto permet de gérer les  dépenses,  aussi chaque RS doit suivre son compte et éviter d'engager des dépenses si il constate que le compte n'est pas suffisamment approvisionné.
+==B. La gestion des cartes par les comptables ==
+Qonto a pensé à un profil Comptable qui permet de répondre aux besoins du service comptable.
+Ce profil ne permet pas de réaliser de paiements mais offre un accès en “lecture seule” :
+  * à l'historique des transactions
-Quelque soit votre usage, l'ensemble de vos comptes bénéficient d'un IBAN français dédié et de tous les moyens de paiement dont vous avez besoin:
+  * aux justificatifs des transactions
-  * Un IBAN français
+  * à la saisie de la TVA applicable,
-  * Des cartes Mastercard pour vos employés et vos abonnements
+  * à la saisie des notes et catégoriser les opérations.
-  * Des virements en France et à l'international
+ainsi, chaque comptable société doit avoir accès au compte qonto de la société afin de pouvoir suivre les dépenses et réclamer immédiatement le justificatif des dépenses.
-  * Des prélèvements SEPA
-  * Des relevés de compte dédiés.
+==C. Attribution d'une carte à un collaborateur ==
+L'attribution d'une carte à un collaborateur autre que le RS est à favoriser pour les métier 651(renovimo) et 652(checkin) afin de fluidifier l'approvisionnement des chantiers.
+A la demande du RS , Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket en sous tache du contrat du titulaire de la carte  dans le [[https://redmine.groupimo.fr/projects/carte-qonto|Projet Carte QONTO]]
-===B. Comment obtenir une nouvelle carte rattaché aux comptes existants===
+Le ticket devra comprendre :
-Avec votre compte Qonto, vous pouvez commander des cartes Mastercard physiques et virtuelles.
+  * Le nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo)
-Seul le titulaire du compte ou les administrateurs (rs ou responsable back office) peuvent effectuer cette action.
+  * Le plafond de la carte, et l'assigne à la DG pour validation.
-Une validation en deux étapes sera requise pour finaliser le processus.
+Pas de validation, le ticket en sous tache passe en résolu.
-Pour commander une carte, accédez à la section Cartes, cliquez sur le bouton Créer une carte situé en haut à droite de votre interface et laissez-vous guider :
-Choisissez le type de carte, physique ou virtuelle, qui correspond à vos besoins
-__Indiquez le nom du (futur) titulaire de la carte__
-Personnalisez les paramètres de votre carte comme bon vous semble (rassurez-vous, vous pouvez les modifier à tout moment)
-Ajustez vos limites de paiement et de retrait
-Choisissez l’adresse d’expédition (pour les cartes physiques) et découvrez votre date d'estimation de livraison Définissez votre code PIN (retenez-le bien car il vous servira pour vos paiements en magasin et vos retraits au distributeur) puis confirmez la commande de la carte.
-Entrez le code de confirmation reçu par SMS.
-Votre carte est commandée.
-Bon à savoir : Si vous commandez une carte pour un autre membre, le processus reste le même mais il sera invité par e-mail à définir lui-même son code secret à quatre chiffres.
-La configuration du code PIN permet de finaliser la commande de la carte.
-Vous commandez une carte X ?
-Pour valider la commande de votre carte X, vous devez d’abord approvisionner votre compte Qonto par virement bancaire (depuis un autre compte dont vous êtes titulaire). Une fois reçue, vous pourrez alors utiliser votre carte X pour vos paiements en ligne ou en magasin et profiter de tous ses avantages et services.
-NB : Cela ne s’applique pas aux cartes One et Plus.
-Activation des cartes
-Les cartes virtuelles sont activées dès lors qu’elles sont créées et vous permettent de procéder à des achats en ligne.
-Les cartes physiques doivent être activées avant que vous puissiez les utiliser. Elles sont fabriquées et envoyées :
-en courrier suivi pour les cartes One et Plus via le service DHL pour la carte X
-Bon à savoir : Le suivi postal est disponible 24h après avoir initié la commande. Vous pouvez alors suivre le parcours de votre carte jusqu’à votre boîte aux lettres depuis la section Cartes de votre application.
-===D.La gestion d'équipe et définition des rôles===
-Qonto permet une gestion d'équipe et d'attribuer des rôles bien précis aux différents titulaires de cartes ou utilisateur du /des compte(s)
-Le rôle Titulaire (pour le rs) permet d'accéder à toutes les sections du compte pour inviter ou suspendre l'accès d'un membre, effectuer des virements, établir des prélèvements, commander et gérer les cartes pour les membres de son équipe, etc.
-Le rôle Collaborateur limite l'accès aux informations de l'entreprise. Un utilisateur disposant du rôle Collaborateur peut uniquement visualiser les informations relatives à ses propres transactions, justificatifs, détails d'opérations et carte(s) associée(s) à son compte.
-Le rôle Comptable a été pensé pour répondre aux besoins de votre expert comptable ou conseiller financier externe.
-Ce rôle ne permet pas de réaliser de paiements ou de gérer des cartes mais offre un accès en “lecture seule” à l'historique de vos transactions, leurs justificatifs et permet de renseigner la TVA applicable, saisir des notes et catégoriser les opérations. ainsi , chaque comptable société pourra avoir accès au compte qonto de la société
-===E. Attribution des cartes===
-A la demande du RS , Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket en sous tache du contrat du titulaire de la carte  dans le [[https://redmine.groupimo.fr/projects/carte-qonto|Projet Carte QONTO]]
-Le ticket devra comprendre :
-Nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo)
+Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l'administrateur du compte qonto, pour :
-Plafond de la carte
-, et l'assigne à la DG pour validation.
+.Création d'un nouveau sous compte
-Pas de validation, le ticket en sous tache passe en résolu
+.Commande de la carte Mastercard physique ou virtuel .
-Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l'administrateur du compte qonto, pour une commande de carte Mastercard physique, pour le RS.
+Le compte du collaborateur sera approvisionné  d'un fond de réserve de  500 €, pour permettre l'approvisionnement des chantier en petite fourniture, toutefois des versements plus important pourront êtres effectué en préparation d'un chantier pour lequel un acompte aura été versé.
-Dès que la carte bancaire est mise à disposition pour le RS, le service RH complète le descriptif du ticket en sous tâche avec les informations de la carte bancaires n° xxxxx avec les 4 derniers chiffres, la validité de la carte ,
+Comme pour le RS , grâce à l'application Qonto le collaborateur doit suivre son compte et éviter d'engager des dépenses si il constate que le compte n'est pas suffisamment approvisionné. Il s'agit de ne pas perdre de temps en magasin si le moyen de paiement ne va pas fonctionner...
-Le ticket en sous tâche passe en dossier statique.
+==D. Gestion de la carte QONTO par le service RH ==
-Et une demande d'approvisionnement  du compte lié à la carte entre 500 et 1000 € est adressé au comptable société
+Afin de maintenir à jour le fichier des renseignement généraux , chaque carte bancaire  mise à disposition , doit faire l'objet d'un ticket créer par  le service RH dans le projet [[https://redmine.groupimo.fr/issues/243817|Carte QONTO]]
+Le ticket devra avoir comme sujet Carte Qonto + [4 derniers chiffres de la carte]+ Nom du détenteur de la carte.
+Ce ticket sera en sous tache du contrat de la personne a qui la carte a été attribuée.
+Dans le descriptif du ticket sera renseigné:
-===F. Gestion et réapprovisionnement du compte===
+  * Le nom du Compte principal
-==1/ Gestion de la carte qonto==
+  * Le Numéro de la carte
-L'application Qonto permet de gérer vos dépenses, d'allouer vos budgets à vos équipes.
+  * Le Plafond  de la carte
-Chaque RS doit suivre son compte qonto.
+  * Le Numéro de portable rattaché à la carte
+====2. Traitement comptable des paiements====
-**a/Les limites des cartes qonto**
+===2.1 Comptabilisation de la facture===
-NB :Les limites de paiements et retraits associées à l’ensemble de vos cartes (physiques et virtuelles) passent bientôt à un système de mois calendaire, au lieu des 30 jours glissants actuels.
+Le collaborateur crée le ticket redmine et assigne la comptabilité du paiement avec la facture et la référence du paiement (carte utilisée, date du débit, ...).
-En d’autres termes, dès le 1er mai, le budget disponible sur chaque carte sera remis à zéro le 1er de chaque mois. Comme ça, vous pourrez facilement planifier les budgets mensuels, et vos équipes sauront combien elles peuvent dépenser à tout instant !
+Le comptable transfert le ticket dans le projet concerné avec en sujet la nomenclature suivante ANNEE FA - NUMERO DE TICKET FACTURE INTERNE - N° SOCIETE FACTUREE + SITE - NOM FOURNISSEUR + (SIREN) - OBJET - MONTANT TTC.
-**b/ Le réapprovisionnement des comptes QONTO**
+Ce ticket doit etre en sous tache de son ticket parent ou lié à tout ticket qui permettrait de mieux suivre le dossier. Dans la description du ticket le cas échéant mettre les informations complémentaires.
+Le comptable, après avoir vérifié le débit, selectionne le tracker "facture" et le statut en "payée".
-Le réapprovisionnement du compte lié à la carte ce fait chaque semaine sur la base des dépenses effectué , bien entendu la facture lié  aux dépenses devra être communiqué.
+Si l'opération est supérieure a 500€ la DG doit être informée par assignation de ticket.
-Exemple : j'ai dépensé
+La facture est ensuite saisie dans le logiciel comptable.
-€ pour des travaux dès transmission du justificatif du paiement au comptable société , ce même montant sera recrédité sur le compte
+Puis le comptable passe le ticket en résolu.
-Le réapprovisionnement des comptes QONTO est à la charge du service comptabilité société.
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