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Ce process fait partie des Process 99 - Services généraux

Volume 99 03 – Comptabilité Société

Ce process décrit les modalités de gestion de la carte bancaire QONTO.

une carte bancaire est attribué à chaque RS.

Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire , pour les achats ponctuels de son service. Il devra fournir dans les meilleurs délais au service comptabilité société, les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat, factures au nom de la société affilié à la carte etc…). La mise à disposition de la carte Achat est consentie uniquement pour un usage professionnel.

Le prêt de la carte à une personne étrangère de GROUPIMO n'est pas autorisé et constitue un motif de retrait immédiat de la carte.

En cas de perte ou de vol, le RS devra avertir la comptabilité société.

L’employeur se réserve le droit de retirer la carte sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas.

Par ailleurs sous demande du RS et après validation de la DG , une carte peut être attribué à d'autres collaborateurs de son équipe.

Cette solution est à privilégier pour les métier 651 (renovimo) et 652 (checkin) notamment pour l'approvisionnement des chantiers

QONTO offre la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés , aussi un sous compte du compte principal sera crée pour le RS.

Ce compte sera approvisionnée de 500 € et réapprovisionné dès présentation du justificatif d'une dépense

L'application Qonto permet de gérer les dépenses, aussi chaque RS doit suivre son compte et éviter d'engager des dépenses si il constate que le compte n'est suffisamment approvisionné

Qonto a pensé à un profil Comptable qui permet de répondre aux besoins du service comptable.

Ce profil ne permet pas de réaliser de paiements mais offre un accès en “lecture seule” à:

l'historique de des transactions

les justificatifs des transaction

la saisie de la TVA applicable,

la saisie des notes et catégoriser les opérations.

ainsi , chaque comptable société doit avoir accès au compte qonto de la société afin de pouvoir suivre les dépenses et réclamer immédiatement le justificatif des dépenses

L'attribution d'une carte à un collaborateur autre que le RS est à favoriser pour les métier 651(renovimo) et 652(checkin) afin de fluidifier l'approvisionnement des chantiers

A la demande du RS , Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket en sous tache du contrat du titulaire de la carte dans le Projet Carte QONTO

Le ticket devra comprendre :

Nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo) Plafond de la carte

, et l'assigne à la DG pour validation.

Pas de validation, le ticket en sous tache passe en résolu

Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l'administrateur du compte qonto, pour :

1.Création d'un nouveau sous compte

2.Commande de la carte Mastercard physique ou virtuel .

le compte du collaborateur sera approvisionné d'un fond de réserve de 500 €, pour permettre l'approvisionnement du chantier.

Dès que la carte bancaire est mise à disposition pour le RS, le service RH complète le descriptif du ticket en sous tâche avec les informations de la carte bancaires n° xxxxx avec les 4 derniers chiffres, la validité de la carte ,

Le ticket en sous tâche passe en dossier statique.

Et une demande d'approvisionnement du compte lié à la carte entre 500 et 1000 € est adressé au comptable société

Chaque carte est liée à un compte,

Aussi le réapprovisionnement du compte lié à la carte ce fait chaque semaine sur la base des dépenses effectué , bien entendu la facture lié aux dépenses devra être communiqué.

Exemple : j'ai dépensé 100 € pour des travaux dès transmission du justificatif du paiement au comptable société , ce même montant sera recrédité sur le compte

Le réapprovisionnement des comptes QONTO est à la charge du service comptabilité société.