process:99-services-generaux:99-03-04-carte-quonto
Différences
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- | ===== 99 03 04 01 - Mise à disposition d'une carte bancaire===== | + | ===== 99 03 04 01 - Carte bancaire===== |
Ce process fait partie des [[process: | Ce process fait partie des [[process: | ||
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====I. Objet de la procédure.==== | ====I. Objet de la procédure.==== | ||
- | Ce process décrit les modalités de gestion de la carte bancaire | + | Ce process décrit les modalités de gestion de la carte bancaire. |
====II. Process.==== | ====II. Process.==== | ||
- | une carte bancaire est attribué à chaque RS. | + | ===1 Attribution et utilisation=== |
- | Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire , pour les achats ponctuels de son service. Il devra fournir dans les meilleurs délais au service comptabilité société, les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat, factures au nom de la société affilié à la carte etc…). La mise à disposition de la carte Achat est consentie uniquement pour un usage professionnel. | + | Une carte bancaire est attribué à chaque RS. |
+ | |||
+ | Le RS est autorisé à utiliser la carte bancaire, pour les achats ponctuels de son service. Il devra fournir dans les meilleurs délais au service comptabilité société, les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat, factures au nom de la société affilié à la carte etc…). La mise à disposition de la carte Achat est consentie uniquement pour un usage professionnel. | ||
Le prêt de la carte à une personne étrangère de GROUPIMO n'est pas autorisé et constitue un motif de retrait immédiat de la carte. | Le prêt de la carte à une personne étrangère de GROUPIMO n'est pas autorisé et constitue un motif de retrait immédiat de la carte. | ||
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L’employeur se réserve le droit de retirer la carte sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas. | L’employeur se réserve le droit de retirer la carte sans préavis ou de modifier les conditions d’utilisation à tout moment et, dans ce dernier cas. | ||
- | Par ailleurs | + | Par ailleurs |
Cette solution est à privilégier pour les métier 651 (renovimo) et 652 (checkin) notamment pour l' | Cette solution est à privilégier pour les métier 651 (renovimo) et 652 (checkin) notamment pour l' | ||
- | ===A. Gestion de la carte QONTO par le RS === | + | ==A. Gestion de la carte par le RS == |
QONTO offre la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés , aussi un sous compte du compte principal sera crée pour le RS. | QONTO offre la possibilité de créer des comptes multiples avec des IBAN dédiés , aussi un sous compte du compte principal sera crée pour le RS. | ||
- | Ce compte sera approvisionnée | + | Ce compte sera approvisionné |
+ | L' | ||
- | L' | + | ==B. La gestion |
+ | Qonto a pensé à un profil Comptable qui permet de répondre aux besoins du service comptable. | ||
- | + | Ce profil ne permet pas de réaliser de paiements mais offre un accès en “lecture seule” : | |
- | ===B. La gestion des cartes par les comptables === | + | |
- | + | ||
- | Qonto a pensé | + | |
- | + | ||
- | Ce profil ne permet pas de réaliser de paiements mais offre un accès en “lecture seule” | + | |
- | l' | + | * à l' |
- | les justificatifs des transaction | + | * aux justificatifs des transactions |
- | la saisie de la TVA applicable, | + | * à la saisie de la TVA applicable, |
- | la saisie | + | * à la saisie des notes et catégoriser les opérations. |
- | ainsi , chaque comptable société doit avoir accès au compte qonto de la société afin de pouvoir suivre les dépenses et réclamer immédiatement le justificatif des dépenses | + | ainsi, chaque comptable société doit avoir accès au compte qonto de la société afin de pouvoir suivre les dépenses et réclamer immédiatement le justificatif des dépenses. |
- | ===C. Attribution d'une carte à un collaborateur | + | ==C. Attribution d'une carte à un collaborateur == |
- | L' | + | L' |
A la demande du RS , Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket en sous tache du contrat du titulaire de la carte dans le [[https:// | A la demande du RS , Le service RH crée un ticket en sous tâche du ticket en sous tache du contrat du titulaire de la carte dans le [[https:// | ||
- | |||
Le ticket devra comprendre : | Le ticket devra comprendre : | ||
- | Nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo) | + | * Le nom du compte Groupimo ( renovimo, gestion, syndic, groupimo) |
- | Plafond de la carte | + | |
- | , et l' | + | * Le plafond de la carte, et l' |
- | Pas de validation, le ticket en sous tache passe en résolu | + | Pas de validation, le ticket en sous tache passe en résolu. |
Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l' | Validation DG, le ticket en sous tâche est assigné à l' | ||
Ligne 77: | Ligne 74: | ||
2.Commande de la carte Mastercard physique ou virtuel . | 2.Commande de la carte Mastercard physique ou virtuel . | ||
+ | Le compte du collaborateur sera approvisionné | ||
- | le compte du collaborateur | + | Comme pour le RS , grâce à l' |
- | Comme pour le RS , grâce à l' | + | ==D. Gestion |
- | ===D. Gestion | + | Afin de maintenir à jour le fichier des renseignement généraux , chaque |
- | Afin de maintenir a jour le fichier des renseignement généraux , chaque | + | Le ticket devra avoir comme sujet Carte Qonto + [4 derniers chiffres |
- | Le ticket devra avoir comme sujet Carte Qonto + [4 derniers chiffres de la carte]+ Nom du détenteur de la carte | + | Ce ticket sera en sous tache du contrat de la personne a qui la carte a été attribuée. |
- | + | ||
- | Ce ticket sera en sous tache du contrat de la personne a qui la carte a été attribué | + | |
Dans le descriptif du ticket sera renseigné: | Dans le descriptif du ticket sera renseigné: | ||
- | Le nom du Compte principal | + | * Le nom du Compte principal |
- | Le Numéro de la carte | + | |
- | Le Plafond | + | * Le Numéro de la carte |
+ | |||
+ | * Le Plafond | ||
+ | |||
+ | * Le Numéro de portable rattaché à la carte | ||
+ | |||
+ | ====2. Traitement comptable des paiements==== | ||
+ | |||
+ | ===2.1 Comptabilisation de la facture=== | ||
+ | |||
+ | Le collaborateur crée le ticket redmine et assigne la comptabilité du paiement avec la facture et la référence du paiement (carte utilisée, date du débit, ...). | ||
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+ | Le comptable transfert le ticket dans le projet concerné avec en sujet la nomenclature suivante ANNEE FA - NUMERO DE TICKET FACTURE INTERNE - N° SOCIETE FACTUREE + SITE - NOM FOURNISSEUR + (SIREN) - OBJET - MONTANT TTC. | ||
+ | |||
+ | Ce ticket doit etre en sous tache de son ticket parent ou lié à tout ticket qui permettrait de mieux suivre le dossier. Dans la description du ticket le cas échéant mettre les informations complémentaires. | ||
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+ | Le comptable, après avoir vérifié le débit, selectionne le tracker " | ||
+ | |||
+ | Si l' | ||
+ | |||
+ | La facture est ensuite saisie dans le logiciel comptable. | ||
+ | |||
+ | Puis le comptable passe le ticket en résolu. | ||
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