Ce process fait partie des 99 - Process services généraux

Volume 99 05 06 - Le redmine Groupime

Ce process décrit la procédure de traitement et de digitalisation du courrier papier.

Ce process s'applique à tous les métiers.

Les courriers physiques arrivent par la Poste ou sont déposés dans les boites aux lettres, ATTENTION AUX ETIQUETTES SUR LES BOITES AUX LETTRES elles doivent être précises et comprendre TOUTES les entités présentes.

Le responsable de site missione un collaborateur pour récupérer le courrier (en général la personne chargée de l'accueil).

Le courrier doit être trié par sites et services.

Les retours de courrier en recommandé ne doivent pas être ouverts.

Le reste du courrier doit être ouvert et tamponné avec la date.

Conserver les enveloppes recommandés et les avis AR.

Jeter les enveloppes simples.

Remettre les chèques directement au service comptabilité.

Tout le courrier reçu doit être numérisé par sites et services. Il est possible de nommer et diviser les documents directement depuis le copieur

Au préalable, classer les courriers par type et expéditeur.

Etapes :

1- Se connecter au copieur 2- Choisir le destinataire 3- Nommer le document via l'option nom de fichier selon la nomenclature suivante :

Type de correspondance - Expéditeur Ex : CR EDF Vous pouvez également changer l'objet de l'email.

Il est également possible d'envoyer tous les fichiers scanner vers un pc afin de les renommer, avant de les stocker dans le drive par site et service.

4- Choisir les fonctions suivantes lorsque c'est nécessaire :

- Recto/Verso - Format de page : pour choisir le format de la page scannée sur la vitre - Numérisation continue : pour numériser plusieurs documents séparément sans avoir à se reconnecter - Séparation de fichiers : le document sera séparé selon le nombre de pages indiqués. - Sauter pages blanches

Le courrier est stocké sur le google drive de chaque site et service dans le dossier courrier entrant.

Etapes :

1- Créer un dossier à la date du jour dans le dossier de la société concernée. Ex : 06/10/2021.

2- Déplacer le courrier scanné dans le dossier Lorsque vous recevez un document par email, vous pouvez directement le déplacer dans un Google Drive

Cliquer sur ajouter au Drive

Ensuite cliquer sur “organiser” pour déplacer le document dans le bon dossier

Une fois que le service courrier à scanné l'ensemble des documents et classé par service et par jour, il procède à la création des tickets du courrier sur redmine

Il faut cliquer sur le courrier et utiliser l'option partage

Partager le courrier avec redticket@groupimo.com

Un ticket sera créé automatiquement sous 5 minutes avec le lien du courrier sur le Drive.

A noter : pour ce faire, un utilisateur a été créé sur redmine Email Google Drive

Tous les services n'ont pas d'espace client pour la création de ticket automatique pour le partage. Les courriers sont donc traités directement via le ticket du drive.

A noter : les courriers importants doivent être assignés à la DG. Liste non exhaustive : résiliation de mandat, mise en concurrence, etc.

A noter : Les AR “feuillet roses” ne feront pas l'objet de création de ticket, il seront stockés dans le drive du service et restent accessibles (via le lien du drive).

Pour visualiser le courrier, il faut cliquer sur le lien dans le ticket.

Il y a également un ticket courrier par sites et services :

- #264392 COURRIER A16 #MARTINIQUE SYNDIC - #264393 COURRIER A16 ADMINIMO - #307034 COURRIER A16 AXESS LOCATIONS - #264390 COURRIER A16 COMAPHI 03 - #264406 COURRIER A16 COMPTA MANDANT 20 - #264407 COURRIER A16 COMPTA MANDANT 25 - #286173 COURRIER A16 CONTENTIEUX MANDANTS 2 - #358962 COURRIER A16 GROUPIMO ENTREPRISE FRONT - #264391 COURRIER A16 GROUPIMO PATRIMOINE FRONT - #342155 COURRIER A16 MARCHE DE L'IMMO - #264403 COURRIER A16 SERVICES GENERAUX 99 - #264396 COURRIER A16 SUPIMO 09 - #264398 COURRIER A20 LA BAIE 652 CHECKINBOX - #264394 COURRIER A22 65 - #264397 COURRIER A22 CHECK'IN 652 - #264400 COURRIER A22 EXPERT'IM 04 - #264401 COURRIER A22 FONTENOY 17 - #358963 COURRIER D02 SAINT LAURENT 07

Le lien du drive contenant la totalité du courrier est accessible sur chaque ticket par sites et services et classés par date.

Il existe également une option de recherche sur Drive qui permet de retrouver les courriers par mots clés.

Pour une lecture plus rapide du courrier optez pour un affichage en mode grille : https://formation.acerfi.net/mod/book/view.php?id=4008

Tous les originaux sont transmis aux RS.

Ils seront détruits une fois que le ticket correspondant à chacun est traité.