Ceci est une ancienne révision du document !
Table des matières
20 05 09 Traitement des locations Back Office LocVacances
Cette page fait partie des process de gestion
Volume 20 05 Back office Gestion
I.Champ et application
Sont concernés par ce process tous les personnels susceptibles d’intervenir sur le logiciel de gestion afin de traiter le paiement des propriétaires concernés par la location saisonnière (LocVacances).
Il est à noter que les paiements (échéance) des clients (locataires) interviennent soient par paiement en ligne, soit par virements, ou chèques et chèques-vacances.
II.Objet de la procédure.
Après application du process de Front office il faut appliquer les procédures suivantes :
La gestionnaire a créé au préalable le client dans le projet “reservation” et ( en sous tache un ticket T2 pour suivre les imputations comptables).
Confirmation Paiement
Dès lors que la comptabilité reçoit le paiement de la part du prospect (client), l'information est indiquée sur le ticket T2 “paiement reçu”, et assigné à la gestionnaire. Si le paiement a été fait par Cb depuis notre module, il faut lier le ticket. Le ticket est assigné a la gestionnaire.
La gestionnaire ventile le paiement en indiquant le montant et le ticket s'actualise automatiquement, si cela n'a pas déjà été fait automatiquement par le robot.
Imputation écritures
Elle/il assigne la comptabilité pour le suivi du traitement a savoir : facturation et paiement des honoraires, facturation et paiement des annexes (assurance, prestations, petit déjeuner, …) et reddition de comptes aux propriétaires.
Le paiement peut concerner un propriétaire faisant partie du pool ou non.
La comptabilité gestion impute le MONTANT BRUT au crédit sur le compte du propriétaire avec obligatoirement la référence du ticket T2, après avoir vérifié le crédit sur le compte banque. La comptabilité gestion impute et paye les taxes, prestations, factures, et honoraires détaillés dans le T2, toujours avec dans le libellé la référence du T2.
Ensuite du traitement (imputation/provisionnement des écritures dans Login), la comptabilité vérifie que tous les tickets annexes sont traités avec la bonne indication des paiements/traitements intervenus, puis indique “imputation traitée conformément à la ventilation ci dessus” sur le ticket T2, et assigne le gestionnaire pour clôtures des tickets T2 et T1.
restent a rédiger par service comptable gérance : Valider/payer les prestations (assurances, conciergerie, taxe séjour, honoraires, …) si besoin (attention villégiature et swikly) sont non applicables au 24/08/21 (car pas dans le tarificateur)
et par la gestion : Valider les documents contractuels