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Ce process fait partie des Process copropriété

Volume 25-05 Suivi du dossier de copropriété

Cette procédure décrit les modalités de suivi du dossier copropriété au centre administratif, en ce qui concerne les modalités de régularisation définitive des charges après la tenue de l’assemblée générale annuelle qui a examiné les comptes de l’exercice.

A réception de la fiche de liaison

Le comptable doit établir, éditer et envoyer:

• L’arrêté définitif des comptes.

• Les comptes individuels aux copropriétaires.

• Procéder à la régularisation des écritures concernées.

• Puis établir, éditer et envoyer l’arrêté définitif des comptes, et les comptes individuels aux copropriétaires.

Il faut attendre l’assemblée générale qui réexaminera les comptes. Entre temps, il ne faut pas cloturer, ni basculer les comptes.

Le gestionnaire doit très rapidement après l’assemblée, et avec le conseil syndical, régler les litiges comptables ou de gestion qui ont conduit au rejet des comptes, pour ensuite re-convoquer une nouvelle assemblée.

• Il est conseillé pour ce faire, d’attendre l’extinction du délai de recours en annulation d’assemblée générale de l’article 42 de la loi, soit 2 mois après l’envoi du PV aux opposants et aux défaillants.

Afin de répondre aux obligations du Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne , seront enregistrés dans le dossier électronique de l'ensemble immobilier les documents suivant afin qu'il soit consultable dans l'espace client :

• Un grand livre

• Une balance générale de clôture

• Une copie de la répartition des charges

• Une copie du compte individuel de chaque copropriétaire établi avant basculement de l’exercice…

• Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires

• Et tous documents permettant de satisfaire aux obligations de l’article 18.2 de la loi du 10 juillet 1965.