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Table des matières
99 03 01 02 – Validation des factures fournisseurs et paiement
Ce process fait partie des process services généraux
Volume comptabilité société
I. Objet de la procédure.
Ce process décrit les modalités de validation des factures fournisseurs et leur paiement.
II. Process.
Les fournisseurs sont réglés lors de la séance de paiement hebdomadaire conformément au process 99 07 08 03 séance de paiement hebdomadaire, ou par carte bancaire.
1. Mise en validation de la facture
Avant mise en validation de la facture (ou du devis) le service comptabilité doit:
- numéroter la facture
- l'enregistrer sur scancompta (serveur OVH) redmine
- vérifier la validation du RS sur la pièce et le ticket de la commande correspondante.
Le comptable crée ensuite le ticket redmine de demande de validation à la DG via le projet https://redmine.groupimo.fr/projects/validationsociete/issues selon la nomenclature suivante ANNEE FA - NUMERO DE FACTURE INTERNE - NOM SOCIETE FACTUREE + SITE - NOM FOURNISSEUR + (SIREN) - OBJET - MONTANT TTC. Ce ticket doit etre en sous tache du ticket contrat ou de la prestation demandée.
Lors de la création de ce ticket le comptable passe le tracker en “facture” et le statut en “à valider”, puis l'assigne à la DG. A noter que si les éléments de validation préalable du RS ne sont pas indiqués, ce ticket est d'abord assigné au RS pour accord.
Dans le cas d'une facture inférieur à 500€, préalablement validée par un RS, il n'est pas nécessaire de demande la validation de la DG.
Dans la description du ticket le cas échéant mettre les informations complémentaires à apporter à la la DG pour la validation de la facture. A mettre également les informations d'acompte effectué.
La facture est ensuite saisie dans le logiciel comptable.
Une fois la facture validée sur redmine par la DG (ok sur ticket), le comptable passe le statut du ticket en “à payer” et indique en échéance la date de paiement prévue.
2. Paiement
A la date d'échéance de paiement indiquée dans le ticket, la facture est présentée en séance de signature à la DG conformément au process 99 07 08 03 Séance de paiement hebdomadaire.
En attendant son règlement, la facture originale est classée dans le classeur fournisseur correspondant.
A noter que les factures en prélèvement automatique, ne sont pas présentées dans la séance de signature hebdomadaires et classées directement.