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Table des matières
Ce process fait partie des process de gestion
20 04 09 02 Traitement des locations (LocVacances)
I.Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités de traitement des locations d'un bien isolé ou d'un bien situé dans une residence hotelière pour les biens LocVacances.
II. Process.
Le traitement des locations nécessite un suivi scrupuleux. Il permet de confirmer une reservation, de s'assurer du paiement, et de gérer la prochaine arrivée du client. Il est a rapprocher des process de location (sortie d'un bien en location) pour un bien en gestion immobilière classique.
1. Origine des locations
Après application des process de location : recherche de locataire, constitution du dossier locataire, et finalisation du dossier locataire , le gestionnaire doit :
- lorsque la réservation arrive du propriétaire.
Il crée alors sa demande directement sur son espace client. Cette dite demande génère automatiquement un ticket “Prospect vacances”. Le gestionnaire échange avec le propriétaire uniquement sur son espace client. Le gestionnaire crée un ticket réservation afin de bloquer les dates sur le calendrier conformément au process 20 04 09 03 03 et lie au ticket “prospect vacances”.
-lorsque la réservation arrive de la plateforme “le marché de l'immobilier”,
le client effectue sa réservation directement, il est crée ainsi automatiquement un ticket «réservation Vacances ». Sur cette plateforme le client choisi ses dates de réservations et paye la totalité de son séjour. -lorsque la réservation arrive par tél / passage à l’agence/ comité d’entreprise.
Le gestionnaire crée un ticket “Prospect vacances” afin de suivre la demande du client. Les échanges se font via l’espace client.
NB : toutes les demandes de réservations doivent être liées à une chambre disponible ou un bien en se référant au planning de réservation.
3-Traitement comptable
Le gestionnaire assigne le ticket « Prospect Vacances » au service de comptabilité afin de s’assurer de la bonne réception du paiement. A réception, le comptable précise alors le montant exact du paiement reçu et assigne le ticket au gestionnaire, en prenant de soin de modifier le tracker. “Prospect vacances” en tracker “réservation”
4. Confirmation des réservations
Le gestionnaire change le tracker du ticket “prospect vacances” en tracker “réservation” afin de bloquer les dates sur le calendrier .
Il envoie un message de confirmation au client récapitulant : le bien concerné, les dates de réservations, les heures d’arrivées et de départ, nos contacts ainsi que les coordonnées du prestataire par l'espace client.
5. Information conciergerie
Parallèlement, le gestionnaire informe le service de conciergerie de l’arrivée du client conformément au process