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25 01 99 01 - Redmine en copropriété
Cette page fait partie des process copropriété
Champ et domaine d’application.
Sont concernés par ces procédures :
• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.
• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.
Elles permettent le bon suivi commercial, administratif et légal des copropriétés.
A. Le logiciel Redmine
Présentation du logiciel redmine
B. Le logiciel Redmine en copropriété
Le logiciel Redmine a été paramétré afin de pouvoir assurer la gestion de chacune des copropriétés.
En effet, les modifications apportées vont permettre la réalisation des applications suivantes :
• le suivi et la gestion des dossiers que nous devons traiter au quotidien sur les copropriétés. (Ordre de service, demande devis, sinistre, procédure etc…)
• la diffusion de notes d’informations aux propriétaires
• La préparation et le suivi des assemblées générales
• L'archivage des documents important de la copropriété
• Le suivi des dossier contentieux
• L'établissement et le suivi de la comptabilité de la copropriété
C. Visualisation de l'architecture redmine en copropriété
En cours d'élaboration, ci-dessous un Mapping qui permet de visualiser le redmine en copropriété:
Comme vous pourrez le constater dans le redmine en copropriété , chaque copropriété que nous gérons possède un projet dédié.
Dans le sous projet de l'immeuble, nous retrouvons :
- 3 sous projets
- 18 Types de tickets différents
D. Les projets et sous projets redmine en copropriété
a.Les projets parents
Ces projets qui sont à la base des sous projets et tickets des copropriétés seront tous rédigés selon la nomenclature :
[REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE]
REF IMM = Référence de l'immeuble dans le logiciel log'in
b.Les sous projets
3 sous projets :
1.Le sous projet Comptabilité
Nomenclature du sous projet REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Comptabilté-Date exercice
Sous projet dans lequel nous retrouvons les factures de la copropriété
2.Le sous projet de recouvrement et contentieux
Nomenclature du sous projet = REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Recouvement et contentieux
Sous projet dans lequel est assuré la gestion des copropriétaires en impayés
3.Le sous projet de communication avec la copropriété
Nomenclature du sous projet = REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Espace Client
Ce sous projet est dédié à la communication d'information auprès des copropriétaires.
ATTENTION! Toutes les informations dans ce sous projet sont communiquées aux copropriétaires
E. Les tickets redmine en coproprité
18 Tickets :
1) Assemblées Générales
Localisation du ticket : Dans le projet de l'immeuble
Usage : Gestion et suivi des assembles générale
Tracker : Assemblées Générales
Champs personnalisés :
- Etat Ag
valeurs : 1 Convocation a préparer 2 Convocation diffusée 3 Pv a traiter 4 Pv a diffuser 5 Seconde lecture
Champs personnalisés fichier :
- Convocation AG
A utiliser uniquement une pour mettre a disposition des copropriétaires la convocation de l'assemblée générale
- Procès verbal AG
A utiliser uniquement une pour mettre a disposition des copropriétaires le procès verbal de l'assemblée générale
- PV AG 2nde Lecture
A utiliser uniquement pour mettre a disposition des copropriétaires la procès de l'assemblée générale en seconde lecture
- Feuille de présence AG
A utiliser uniquement pour archiver les feuilles de présence signé à l'issue de l'assemblée générale
- F.de présence AG 2de lecture
A utiliser uniquement pour archiver les feuilles de présence signé à l'issue de l'assemblée générale en seconde lecture
2) BSFC
14) Relevés de compte bancaire
15) Fiche de Liaison
16) Fiche de liaison travaux et appel
3) Carnet entretien
6) Fiche synthétique du registre national copropriété
10) Liste conseil syndical
4) Contrat
5) Diagnostics
7) Règlement de copropriété
8) Sinistre
9) Travaux et devis
11) Mutations
12) Courrier/email
13) Procédure
17) Factures
18) Recouvrement et contentieux