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Table des matières
99 03 01 02 – Validation des factures fournisseurs et paiement
Ce process fait partie des process services généraux
Volume comptabilité société
I. Objet de la procédure.
Ce process décrit les modalités de validation des factures fournisseurs et leur paiement.
II. Process.
Les fournisseurs sont réglés lors de la séance de paiement hebdomadaire conformément au process 99 07 08 03 séance de paiement hebdomadaire, ou par carte bancaire.
1. Facture non encore validée
1.1 Mise en validation de la facture
Avant mise en validation de la facture (ou du devis) le service comptabilité doit vérifier la validation du RS ou de la DG sur le ticket de la commande correspondante.
Le comptable crée ensuite le ticket redmine de demande de validation à la DG via le projet https://redmine.groupimo.fr/projects/validationsociete/issues selon la nomenclature suivante ANNEE FA - NUMERO DE TICKET FACTURE INTERNE - NOM SOCIETE FACTUREE + SITE - NOM FOURNISSEUR + (SIREN) - OBJET - MONTANT TTC. Ce ticket doit etre en sous tache du ticket contrat ou de la prestation demandée.
Lors de la création de ce ticket le comptable selectionne le tracker en “facture” et le statut en “à valider”, puis l'assigne à la DG. A noter que si les éléments de validation préalable du RS ne sont pas indiqués, ce ticket est d'abord assigné au RS pour accord.
Dans le cas d'une facture inférieure à 500€, préalablement validée par un RS, il n'est pas nécessaire de demander la validation de la DG.
Dans la description du ticket le cas échéant mettre les informations complémentaires à apporter à la la DG pour la validation de la facture. A mettre également les informations d'acompte effectué.
La facture est ensuite saisie dans le logiciel comptable.
Une fois la facture validée sur redmine par la DG (ok sur ticket), le comptable passe le statut du ticket en “à payer” et indique en échéance la date de paiement prévue.
1.2. Paiement
A la date d'échéance de paiement indiquée dans le ticket, la facture est présentée en séance de signature à la DG conformément au process Séance de paiement hebdomadaire (?).
Le champ état facture doit être passé a “payée” et le ticket doit etre passé en résolu
2. Facture déjà validée/payée
2.1 Comptabilisation de la facture
Le collaborateur crée le ticket redmine pour informer la comptabilité du paiement avec la facture et la référence du paiement (carte utilisée, date du débit, …).
Le comptable transfert le ticket dans le projet concerné avec en sujet la nomenclature suivante ANNEE FA - NUMERO DE TICKET FACTURE INTERNE - N° SOCIETE FACTUREE + SITE - NOM FOURNISSEUR + (SIREN) - OBJET - MONTANT TTC.
Ce ticket doit etre en sous tache de son ticket parent ou lié à tout ticket qui permettrait de mieux suivre le dossier. Dans la description du ticket le cas échéant mettre les informations complémentaires à apporter à la la DG pour la validation de la facture.
Le comptable, après avoir vérifié le débit, selectionne le tracker “facture” et le statut en “payée”.
Dans le cas d'une facture inférieure à 500€, préalablement validée par un RS, il n'est pas nécessaire de demander la validation de la DG. Si l'opération est supérieure a 500€ la DG doit être informée par assignation de ticket.
La facture est ensuite saisie dans le logiciel comptable.
Puis le comptable passe le ticket en résolu.