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Table des matières
99 05 06 03 - Gestion des intrants/numérisation des courriers
Ce process fait partie des 99 - Process services généraux
I. Objet de la procédure.
Ce process décrit la procédure de traitement et de digitalisation du courrier papier.
Ce process s'applique à tous les métiers.
II. Le process.
1. Arrivée des correspondances.
Les courriers physiques arrivent par la Poste ou sont déposés dans les boites aux lettres, ATTENTION AUX ETIQUETTES SUR LES BOITES AUX LETTRES elles doivent être précises et comprendre TOUTES les entités présentes.
Le responsable de site missione un collaborateur pour récupérer le courrier (en général la personne chargée de l'accueil).
2. Ouverture du courrier.
Le courrier doit être trié par sites et services.
Les retours de courrier en recommandé ne doivent pas être ouverts.
Le reste du courrier doit être ouvert et tamponné avec la date.
Conserver les enveloppes recommandés et les avis AR.
Jeter les enveloppes simples.
Remettre les chèques directement au service comptabilité.
3. Numérisation du courrier.
Chaque courrier doit être scanné vers les adresses suivantes en fonction du service concerné.
Les courrier ainsi scannés vont automatiquement générer un ticket redmine dans le projet espace client correspondant au service selon l'aborescence validée ci-dessous:
MartiniqueSyndic groupimosyndic Email destinataire: syndicmq@groupimo.com Répertoire Drive: ENTRANT A16 #Martinique Syndic Front https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli25 Espace client #MARTINIQUESYNDIC
Aadiags expertim renovimo Email destinataire: aadiags@groupimo.com Répertoire Drive: ENTRANT A16 AADIAGS FRONT https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli30 Espace client FRONT
locataires groupimo gestion groupimo patrimoine lesage mig plisson gestion Email destinataire: axesslocation@groupimo.com Répertoire Drive: ENTRANT A16 AXESS LOCATION FRONT https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli300 Espace client AXESS LOCATION
comaphi assurances Email destinataire: a16-comaphi-03@groupimo.com Répertoire Drive: ENTRANT A16 COMAPHI 03 https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli30 Espace client FRONT
propriétaires groupimo gestion groupimo patrimoine lesage mig plisson gestion Email destinataire: patrimoine@groupimo.com Répertoire Drive: ENTRANT A16 GROUPIMO PATRIMOINE FRONT https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli20 Espace client Groupimo Patrimoine
Fontenoy MartiniqueSyndic Email destinataire: fontenoy@groupimo.com Répertoire Drive: ENTRANT A22 FONTENOY 17 FRONT https://redmine.groupimo.fr/projects/espace-client-fontenoy-immobilier-martinique Espace client #MartiniqueSyndic (Fontenoy)
Rh juridique comptabilité société Groupimo Email destinataire: juridique@groupimo.com - rh@groupimo.com - comptasociete@groupimo.com Répertoire Drive: ENTRANT A16 SERVICE GENERAUX https://redmine.groupimo.fr/projects/demenagement/issues Assignation : DG
4. Traitement du courrier par le service courrier.
Tous les tickets sont traités dans un délai raisonnable par les services destinataires.
7. Distribution du courrier.
Tous les originaux sont transmis aux RS.
Ils seront détruits une fois que le ticket correspondant à chacun est traité.