Ce process fait partie des process services généraux

Volume 99 05 – Uximo (ex Matriximo)

Cette procédure décrit la marche à suivre pour l'utilisation de l'application whereby.com. Cela permet d'organiser des visio conférences jusqu'à 50 personnes et de les enregistrer. Whereby permet aussi de créer des salons privés et individuels.

whereby.com est un logiciel de téléphonie qui permet de communiquer par le biais d’Internet.

Merci d’utiliser le plus fréquemment possible ce mode de communication lorsque vous souhaitez communiquer en visioconférence avec un ou plusieurs interlocuteurs distants.

La communication est gratuite.

ATTENTION LE NAVIGATEUR CHROME EST LE SEUL A DONNER UNE GARANTIE D'ACCES, MERCI DE N'UTILISER QUE CHROME

L'application Whereby est aussi disponible sur smartphone :
Son utilisation nécessite d'être connecté à votre compte Whereby
Google Play : https://play.google.com/store/apps/details?id=appear.in.app&hl=fr_CA
App Store : https://apps.apple.com/us/app/whereby-video-meetings/id878583078

Vous pouvez soit l'utiliser dans le cadre du contrat Groupimo (2 et suivants ci dessous), soit en individuel directement (3 et suivants ci dessous).

L'organisateur de la réunion doit tout d'abord choisir parmi une des 3 salles disponibles.

Vous devez choisir la salle de conférence à laquelle vous souhaitez accéder.

En fonction de votre choix, vos utilisateurs pourront vous rejoindre le biais du lien vers votre salle :

https://whereby.com/groupimo

https://whereby.com/groupimogestion

https://whereby.com/groupimosyndic

Après votre choix, diffuser aux participants l'adresse de la salle pour qu'ils la copient dans la barre d'adresse de leur navigateur pour rejoindre la réunion, et/ou demander leur de suivre les instructions du 2.2

ATTENTION LE NAVIGATEUR CHROME EST LE SEUL A DONNER UNE GARANTIE D'ACCES, MERCI DE N'UTILISER QUE CHROME

Il suffit de taper (ou copier coller le lien envoyé par l'organisateur) dans la barre de navigation l'adresse de la salle a rejoindre :

https://whereby.com/groupimo

https://whereby.com/groupimogestion

https://whereby.com/groupimosyndic

Les utilisateurs doivent donner l'autorisation à Google Chrome d'accéder à leur microphone/caméra. L'icône caméra dans la barre d'adresse permet de s'en assurer :

Le menu inférieur comporte 6 boutons :

Ce bouton vous permet de partager l'affichage de votre ordinateur avec les participants. Vous pourrez choisir de partager tout votre écran, ou juste une fenêtre, ou juste un onglet de votre navigateur :

Ces boutons permettent d'activer/désactiver votre micro et/ou votre caméra. Vous pouvez les couper et les réactiver à n'importe quel moment.

Accéder au chat

Quitter

https://whereby.com/user/login

Saisir l'adresse email du compte (appear@groupimo.com)

Un code vous sera envoyé à cette adresse :

L'utilisateur qui se connecte dans le but d'enregistrer une session doit se connecter avec appear@groupimo.com et doit effectuer la procédure suivante:

Cliquer sur le bouton “Recording”. Une fenêtre semblable à celle du partage d'écran apparaîtra. Vous devez sélectionner l'onglet indiqué “SELECT THIS” puis cliquez sur Partager. Votre session whereby.com est maintenant en cours d'enregistrement.

- Pensez à prévenir vos auditeurs qu'ils seront enregistrés

- Un message apparaîtra sur l'écran de chaque personne connectée leur indiquant qu'un enregistrement a démarré

Voir le processus de connexion au compte dans le point précédant.

Avec le petit cadenas en haut a gauche, vous pouvez laisser la salle en accès libre (cadenas ouvert) ou la fermer (cadenas fermé). Cette dernière fonctionnalité permet a l'organisateur de la réunion de contrôler les accès, les autoriser, ou les refuser.

A noter qu'un utilisateur qui ne fait que participer peut juste accéder à l'adresse de la salle (sans email ni connexion)

Enfin, il convient de ne pas utiliser le navigateur firefox.

Dans tous les cas, votre interlocuteur groupimo, votre responsable hiérarchique, ou les équipes informatique et webdev sont à votre disposition pour vous assister.

Whereby est un logiciel gratuit. Vous pouvez donc l'utiliser pour organiser, en dehors du contrat Groupimo, une séance de travail de visioconférence.

Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre, en tapant directement dans la barre d'adresse de votre navigateur, sur la page whereby.com suivie du nom que vous voulez donner au salon.

Exemple : whereby.com/dupont

Vous serez alors invité a créer un compte avec votre adresse email, et pourrez profiter des fonctions basiques de whereby.