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Table des matières
20 04 02 01 la mise en location
Ce process fait partie des PROCESS GESTION
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit la procédure de mise en location d’un bien du portefeuille.
II. Process.
Origine de la demande de mise en location
Actions a mener après la validation du dossier
Après application du 30_04_sortir_un_produit_en_location, le ticket candidat locataire est affecté à la gestionnaire.
La gestionnaire saisit le nouveau locataire dans login en enregistrant l’intégralité des informations du dossier locataire (rib, état civil, etc…). Elle supprime la référence redmine “A LOUER” du champ “N° de référence du lot” qui se trouve dans login.
La gestionnaire récupère toutes les pièces du locataire se trouvant dans le ticket “candidat locataire”(bail signé et annexes, dossier du locataire, les factures,) dans la GED.
la gestionnaire indique ensuite sur le ticket “Dossier Gédé”.
La gestionnaire remet l’intégralité du dossier (le chèque premier loyer et dépôt de garantie à l’ordre de l'agence gestionnaire du bien, paiements cb pour les honoraires, bail et annexes signés) à la comptabilité mandant pour le traitement comptable du dossier (créer le mode opératoire correspondant).
Le service comptabilité traite l’ensemble des paiements, et indique sur le ticket “candidat locataire” que le dossier est “validé”. A défaut, il écrit sur le ticket les éléments manquants (chèques, dg, ..). puis le service comptabilité remet le dossier physique apposé de la mention validé à la gestionnaire.
le gestionnaire édite et envoie les 2 courriers d'information (de préférence par voie numérique) ci-dessous:
• Un courrier d'information au propriétaire accompagné du bail et de l'état des lieux d'entrée.
• Un courrier d'information aux impôts
Le gestionnaire envoie également un exemplaire du bail et de l'état des lieux d'entrée par mail ou par courrier au :
- locataire, accompagné du livret d’accueil du locataire
- à la personne caution
puis le gestionnaire classe le dossier physique.
Encaissement des honoraires
Les éléments relatifs aux honoraires (factures) sont envoyés à la comptabilité société.
Le service comptabilité société valide l'encaissement à la direction générale qui après contrôle ferme le ticket candidat locataire.