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Table des matières
99 05 06 03 - Gestion des intrants/numérisation des courriers
Ce process fait partie des 99 - Process services généraux
I. Objet de la procédure.
Ce process décrit la procédure de traitement et de digitalisation du courrier papier.
Ce process s'applique à tous les métiers.
II. Le process.
1. Arrivée des correspondances.
Les courriers physiques arrivent par la Poste ou sont déposés dans les boites aux lettres, ATTENTION AUX ETIQUETTES SUR LES BOITES AUX LETTRES elles doivent être précises et comprendre TOUTES les entités présentes.
Le responsable de site missionne un collaborateur pour récupérer le courrier (en général la personne chargée de l'accueil).
Les courriers peuvent aussi physiquement être remis aux collaborateurs directement. Dans ce cas, ils doivent aussi être scannés selon ce process.
2. Ouverture du courrier.
Le courrier doit être trié par sites et services (cf matricule).
Les retours de courrier en recommandé ne doivent pas être ouverts. Le reste du courrier doit être ouvert et tamponné avec la date. Conserver les enveloppes recommandés et les avis AR. Jeter les enveloppes simples. Remettre les chèques directement au service comptabilité.
3. Numérisation du courrier.
Chaque courrier doit être scanné vers les adresses suivantes en fonction du service concerné.
Les courrier ainsi scannés vont automatiquement générer un ticket redmine dans le projet espace client correspondant au service selon l'aborescence validée ci-dessous:
25 - MartiniqueSyndic groupimosyndic
Email destinataire: syndicmq@groupimo.com
Répertoire Drive: ENTRANT A16 #Martinique Syndic Front
https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli25
Espace client #MARTINIQUESYNDIC
60 - Aadiags expertim renovimo
Email destinataire: aadiags@groupimo.com
Répertoire Drive: ENTRANT A16 AADIAGS FRONT
https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli30
Espace client FRONT
30 - locataires groupimo gestion groupimo patrimoine lesage mig plisson gestion
Email destinataire: axesslocation@groupimo.com
Répertoire Drive: ENTRANT A16 AXESS LOCATION FRONT
https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli300
Espace client AXESS LOCATION
50 - comaphi assurances
Email destinataire: a16-comaphi-03@groupimo.com
Répertoire Drive: ENTRANT A16 COMAPHI 03
https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli30
Espace client FRONT
20 - propriétaires groupimo gestion groupimo patrimoine lesage mig plisson gestion
Email destinataire: patrimoine@groupimo.com
Répertoire Drive: ENTRANT A16 GROUPIMO PATRIMOINE FRONT
https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli20
Espace client Groupimo Patrimoine
25 - Fontenoy MartiniqueSyndic
Email destinataire: fontenoy@groupimo.com
Répertoire Drive: ENTRANT A22 FONTENOY 17 FRONT
https://redmine.groupimo.fr/projects/espace-client-fontenoy-immobilier-martinique
Espace client #MartiniqueSyndic (Fontenoy)
99 - Rh juridique comptabilité société Groupimo
Email destinataire: juridique@groupimo.com - rh@groupimo.com - comptasociete@groupimo.com
Répertoire Drive: ENTRANT A16 SERVICE GENERAUX
https://redmine.groupimo.fr/projects/demenagement/issues
Assignation : DG
4. Traitement du courrier par le service courrier.
Tous les tickets sont traités dans un délai raisonnable par les services destinataires.
7. Originaux et documents hors circuit la poste.
7-1. Originaux des courriers scannés.
Les originaux sont détruits sauf indication contraire du responsable de service concerné ou documents officiels (juridique, contentieux, rh,…). Dans ces derniers cas, ils sont stockés dans des cartons “scan” le temps durée de conservation légale.
7-2. Documents hors circuit la poste.
Les documents qui n'arrivent pas par le circuit classique de la poste, ainsi que ceux déposés dans les banettes services généraux sur A16, sont traités une fois par jour, conformément à ce même process intrants. Les RS concernés donnent ensuite instructions pour classement/destruction des originaux le cas échéant.